Als 1998 mit LeShop.ch der erste Schweizer Internet-Supermarkt online ging, wurde ein Stück weit digitale Geschichte geschrieben. Mit viel Enthusiasmus und Durchhaltewillen wurden die ersten Pionierjahre gemeistert. Die strategische Allianz mit der Migros brachte 2003 den Durchbruch. Drei Jahre später übernahm der orange Riese die Aktienmehrheit, und der Firmensitz wurde nach Ecublens VD verlegt. Als erster Schweizer Anbieter führte LeShop.ch 2009 den Online-Lebensmittelhandel mit Tiefkühlprodukten ein. Nebst Produkten der Migros zu Migros-Preisen und Markenartikeln, können seit 2011 auch Denner-Artikel bestellt werden. In den Folgejahren sorgten Innovationen für Furore, so zum Beispiel die Konzepte DRIVE und PICK-UP mit eigenen Abholorten oder die schweizweite Lieferung zu Bürozeiten in Firmen. Währenddessen wuchs das Online-Geschäft von LeShop.ch überdurchschnittlich. Heute verfügt das Unternehmen über zwei Logistikzentren in Bremgarten AG und Ecublens VD, um 55’000 Stamm-Haushalte in der ganzen Schweiz beliefern zu können. Dabei wurde nun nach vier Jahre in Folge auch 2016 ein Rekordumsatz von über 182 Millionen Franken erwirtschaftet. Das Sortiment von LeShop.ch umfasst 13’500 Artikel wie z.B. Lebensmittel inklusive Tiefgekühltes, Produkte des täglichen Bedarfs und Artikel für Heim und Hobby.

Ausgangslage

«Unser Ziel ist es, den Kunden ein benutzerfreundliches Einkaufserlebnis, ein in der Schweiz einzigartiges Sortiment, einen flexiblen Liefer-/Abholservice sowie einen erstklassigen Kundendienst anzubieten», verweist Sacha Herrmann auf die Mission von LeShop.ch. Als Chief Operations Officer und vormaliger Finanzchef kennt er das Business bestens und weiss, welche hohen Anforderungen an die IT dabei gestellt werden. Bereits kurz nach der Gründung wurde anfangs der 2000er-Jahre die Finanzsoftware von ABACUS eingeführt. Das Volumen des Online-Handels war damals noch gering, und die Marktpräsenz von LeShop.ch erst im Aufbau. Doch zuversichtlich, dass sich der Erfolg früher oder später einstellen würde, suchte man bewusst eine Lösung, welche flexible Möglichkeiten für ein späteres Wachstum bot. Gleichzeitig musste sich die Anwendung reibungslos in die IT-Umgebung des Online-Händlers einfügen lassen. Aufgrund der ständig steigenden Anzahl von Transaktionen sah sich LeShop.ch schlussendlich gezwungen, sowohl die Verwaltung der Kundenaufträge als auch der Lieferantenbestellungen zu automatisieren.

LeShop.ch arbeitet mit einer Lösung von ABACUS

Über ein Viertel aller Bestellungen bei LeShop.ch erfolgen über Smartphones oder Tablets. Kundeneinkäufe und Lieferantenbestellungen ergeben insgesamt mehrere Millionen Transaktionen pro Jahr. Dieses Volumen lässt sich nur dank den Automatisierungsmöglichkeiten von ABACUS bewältigen.

Zielsetzung

Mit dem Entscheid für die Finanzlösung verband LeShop.ch klare Ziele. Von grösster Wichtigkeit war, dass man sich zu hundert Prozent auf die Software verlassen konnte, d.h. die funktionalen und gesetzlichen Anforderungen mussten vollständig erfüllt werden können. Nicht weniger wichtig war es, dass den Anwendern eine Lösung zur Verfügung stand, welche einfach zu bedienen ist und in jeder Hinsicht «alltagstauglich» ist. Der Benutzerakzeptanz wurde grosses Augenmerk geschenkt. Selbstverständlich war es dem damaligen Start-up auch ein besonderes Anliegen, dass das System über ein attraktives Preis-/Leistungsverhältnis verfügte. Die Kosten sollten in jedem Fall überschaubar bleiben. Last but not least, musste die Anwendung jederzeit stabil laufen. Auch als nachgelagertes System ist die Finanzlösung ein wichtiger IT-Bereich im E-Commerce; ein Ausfall wäre desaströs. Doch es gab noch andere Anforderungen an die Finanzlösung, erklärt Sacha Herrmann: «Während seiner Geschichte hat LeShop.ch seine gesamte Systemumgebung praktisch selbst entwickelt. Dazu gehören unter anderem die ausgeklügelte Website, mobile Anwendungen und das spezifische Warenwirtschaftssystem. Einzige Ausnahmen bilden die Lohn-/Finanzbuchhaltung und die PIM-Lösung (Product Information Management). Wir suchten deshalb eine Software, die es uns erlaubt, Schnittstellen selber zu programmieren. Nur so können wir diese jederzeit an die rasante Entwicklung unserer Bedürfnisse anpassen».

Vorgehen

Mit ABACUS fand man eine Lösung, welche die Anforderungen perfekt erfüllte. Als Vertriebs- und Implementierungspartner übernahm BDO AG die Einführung der Software. Deren IT-Spezialisten unterstützten LeShop.ch mit Beratung, Schulung und Parametrierung. Auf Kundenseite standen der Finanzleiter sowie ein IT-Mitarbeiter während der Projektphase zur Verfügung. Als Grundlage für eine erfolgreiche Systemeinführung wurde ein detailliertes Pflichtenheft erstellt mit einer klaren Beschreibung aller Prozesse sowie mit verbindlichen Terminen und Zuständigkeiten. Während des gesamten Projekts sorgten regelmässige Bestandsaufnahmen für eine laufende Kontrolle des Projektfortschritts. So konnten allfällige Probleme rechtzeitig erkannt und vermieden werden. Die Entwicklung und Programmierung der verschiedenen Schnittstellen geschah in enger Zusammenarbeit zwischen internen Mitarbeitenden und Anwendern des Kunden sowie den Fachleuten von BDO. Dadurch konnte ABACUS optimal in das bestehende Anwendungsumfeld eingebettet werden. Vor der Inbetriebnahme wurde die Finanzlösung ausführlich in einer Entwicklungsumgebung getestet, so dass das Go-live problemlos erfolgen konnte.

Lösungskonzept

Für die Bewältigung des enormen Transaktionsvolumens konnte dank ABACUS das Handling von Kundenaufträgen und Lieferantenbestellungen automatisiert werden. Durchschnittlich kaufen pro Tag über 3000 Kunden im Online-Supermarkt ein. Deren Warenkörbe werden mittels Webservices aus der E-Commerce Anwendung in die ABACUS Debitorenbuchhaltung importiert. Gleichzeitig können die Lieferantenrechnungen per EDI in die Kreditorenbuchhaltung übernommen werden. Zusätzlich wurde eine JDBC/ODBC-Schnittstelle eingerichtet, um Daten aus der ABACUS Datenbank abzurufen. Dies ermöglicht es LeShop.ch, mit individuellen Business-Funktionen seine Geschäftsprozesse weiter zu optimieren. Die Offenheit und Flexibilität von ABACUS kommt dabei voll zum Tragen. Insgesamt werden folgende Module von ABACUS genutzt: Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Immobilien, Auftragsverwaltung und E-Banking.

Fazit

Automatisierte und vernetzte Anwendungen sind für das reibungslose Funktionieren des Online-Supermarkts von LeShop.ch zwingende Voraussetzungen. Mit ABACUS setzt man auf ein modernes, flexibles System, um jährlich mehrere Millionen Transaktionen zu verarbeiten. Thinh-Loan Perez, Verantwortliche Buchhaltung, weiss die Zuverlässigkeit von ABACUS zu schätzen: «Unser Unternehmen ist in hohem Mass auf Wachstumskurs. Ohne ein stabiles, skalierbares System im Hintergrund könnten wir das ständig steigende Datenvolumen nicht bewältigen. Dank den Automatisierungsmöglichkeiten von ABACUS sparen wir täglich etwa 2 – 3 Stunden im Vergleich zu einem manuellen Import der Kundenbestellungen. Gleichzeitig werden dank EDI die Mitarbeitenden in der Finanzabteilung von der Erfassung und Kontrolle der Lieferantenrechnungen entlastet. Die enge Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten war zudem entscheidend für den Erfolg.» Besonderes Lob geht dabei an die BDO-Spezialisten mit ihrem fundierten ABACUS Know-how. Beratung, Planung und Umsetzung waren dadurch jederzeit in guten Händen.