Das Kundenversprechen der Hunziker Partner AG sorgt schon beinahe selbst dafür, dass sich die Kunden wohlfühlen: «Mit Ingenieurskunst und versierten Montageteams bringen wir Menschen nachhaltig und geregelt klares Wasser, angenehme Wärme, erfrischende Kühle, saubere Luft und sichere Elektrizität zum Wohnen, Arbeiten und Leben.» 

Dass dies keine leeren Worte sind, zeigt allein schon der Blick auf das beeindruckende Portfolio an Referenzen mit Wohnsiedlungen, Kliniken, Museen, Verwaltungsgebäuden und mehr. Zuhause ist die Hunziker Partner AG in Winterthur, wo rund 100 Mitarbeitende beschäftigt werden. Ausgezeichnet mit dem Swiss Arbeitgeber Award, dem Esprix Award für Unternehmensführung nach dem EFQM-Modell sowie dem European Excellence Award legt man dabei besonderen Wert auf effiziente, transparente Prozesse. Dass moderne Business Software dabei eine zentrale Rolle spielt, verwundert wohl kaum. 

Ausgangslage

Als kompetenter Partner für Gebäudetechnik übernimmt die Hunziker Partner AG die Planung, Realisierung und Wartung. Die Komplexität der damit verbundenen Aufgaben, aber auch die Notwendigkeit einer hohen Prozesseffizienz veranlasste das Winterthurer Unternehmen, nach einem leistungsfähigen, integrierten ERP-System Ausschau zu halten. 

Bis dahin waren zum Beispiel alle Rapporte und Spesen noch auf Papier notiert worden, welche dann von den Mitarbeitenden im Backoffice ins System übertragen werden musste. Die Effizienz litt und es war für die Geschäftsleitung klar, dass das Unternehmen einen Schritt in Richtung Digitalisierung machen musste, wollte es weiterhin konkurrenzfähig bleiben. 

2016 entschied man sich deshalb für Abacus Business Software. Dafür gibt es klare Gründe, erklärt Monika Zemp, Mitinhaberin der Hunziker Partner AG: «Wir haben uns für die Lösung von Abacus entschieden, weil uns damit eine auf KMU-Bedürfnisse abgestimmte Software zur Verfügung steht. Damit schaffen wir ideale Voraussetzungen für den weiteren Weg in die digitale Zukunft.» Das Projekt umfasste das gesamte Anwendungsspektrum des ERP-Systems. Unterstützt wurden die Gebäudetechnikspezialisten dabei durch BDO als erfahrenen Abacus-Partner. 

Ziele

Mit «Industrie 4.0» - effiziente Prozesse, papierloses Büro, kleine Fehlerquote – und dabei die Kundenzufriedenheit zu steigern, waren die Ziele weit gesteckt. Alle Bereiche des Unternehmens standen im Fokus. Sowohl die Montagecrew, das Engineering wie auch die Servicetechniker als auch die gesamte Administration sollten davon profitieren. Abacus stand mit der kompletten Palette an voll integrierten Bausteinen bereit, hier einen grossen Teil der Arbeit zu übernehmen und die Prozesse effizienter und sicherer zu machen. Die Daten mussten nur noch einmal eingepflegt werden und standen dann allen Mitarbeitenden in geeigneter Form zur Verfügung – sei es stationär oder mobil. 

Vorgehen

Wichtig war es, alle Mitarbeitenden mit an Bord zu holen. Denn nur wenn diese sich ergebenden Vorteile erkennen, würden sie auch sich allfällig verändernde Abläufe gerne hinnehmen. 

Ebenfalls wichtig für die Akzeptanz der App durch die Benutzer ist, dass sich diese unkompliziert auch unter rauen Bedingungen, z.B. auf einer Baustelle, einsetzen lässt. Das funktioniert bei Hunziker Partner AG sehr gut, ebenso einfach ist die Leistungserfassung über manuelle Eingabe. Geleistete Arbeitsstunden, Spesen, gefahrene Kilometer und weitere Arbeiten können mobil erfasst und Projekten oder Kunden zugeordnet werden. Mit AbaCliK können Spesenbelege fotografiert und mit Angaben wie Spesenart, Projekt oder Kommentar ergänzt werden. Besonders praktisch ist, dass die Belege nicht mehr gesammelt und aufbewahrt werden müssen. Die Quittungen werden durch die Software digital signiert und im System sicher abgelegt. Auf diese Weise lassen sich mit AbaCliK spielend Spesen und Leistungen erfassen. «AbaCliK hilft uns, die damit verbundenen Prozesse zu vereinfachen und Kosten einzusparen», fasst Monika Zemp die Vorteile zusammen. 

Lösungskonzept

Dank AbaCliK können heute alle Einsatzzeiten sowie Spesen jederzeit digital mit wenigen Klicks erfasst werden. Auf der Baustelle, unterwegs oder zu Hause – die moderne App und ein Smartphone genügen und jeglicher Papierkram gehört der Vergangenheit an. Mit der Business-App von Abacus lassen sich nicht nur alle Informationen erfassen, sondern diese auch den jeweiligen Projekten, Kunden und Mitarbeitenden zuordnen und mit der Abacus Business Software zu synchronisieren. Monika Zemp weist darauf hin, dass dies keine Spielerei ist, sondern nebst Zeit- und Kostenersparnissen auch einen gesetzlichen Hintergrund hat: «Mit AbaCliK können wir gleichzeitig der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und den damit verbundenen Vorschriften nachkommen. Anstatt die Arbeitszeiten zu stempeln oder aufzuschreiben, werden diese digital erfasst.» Auch ohne Internetverbindung funktioniert AbaCliK problemlos. Alle Daten lassen sich offline erfassen und später bei Netzzugang wieder mit der Abacus Business Software synchronisieren. 

Die Administration wird so erleichtert, stehen doch auch Lohnabrechnung, Arbeitsrapporte oder Mitarbeiterdossiers digital für alle Berechtigten zur Verfügung, es erfolgt kein Postversand mehr. 

Auch die Servicetechniker profitieren: So versorgt sie AbaSmart bei ihren mobilen Einsätzen jederzeit über alle notwendigen Informationen wie Materiallisten, Adressen etc. inklusive Historien. 

Doch die Unterstützung durch AbaSmart beginnt schon viel früher bei der Planung der jeweiligen Serviceaufträge. Alle Angaben werden erfasst und anschliessend auf das Tablet des Servicetechnikers übermittelt. Dieser hat so nicht nur alle aktuellen Informationen zur Hand, sondern kann von da an den gesamten Auftrag komplett selbständig abwickeln. 

Dass man bei Hunziker Partner in allen Abteilungen stets mit dem gleichen System und den gleichen Daten arbeitet, trägt zu einer wesentlichen Qualitätssteigerung bei. Redundante Daten und Fehlerquellen wurden so beseitigt. Gleichzeitig ist auch die Prozesseffizienz spürbar gestiegen. Die Techniker erfassen Ihre Leistungen (Arbeitszeit und Material) direkt auf dem Tablet. Den Rapport kann der Kunde anschliessend vor Ort digital unterzeichnen. Nach Genehmigung wird dieser direkt per Knopfdruck zurück ins Büro übermittelt wo mit wenigen Klicks im System die Rechnung für den Kunden erzeugt wird. Damit wird nicht nur der Fakturierungsprozess beschleunigt, sondern es werden auch gleich die geleisteten Stunden automatisch in der Stundenerfassung gebucht. 

Fazit

«Die Verwendung von AbaSmart führt zu einer spürbaren Arbeitserleichterung und Prozessvereinfachung. Dabei geht es nicht nur darum, punktuell eine coole App oder ein praktisches Tool einzusetzen. Das System muss insgesamt durchgängig sein und auch die vor- und nachgelagerten Prozesse einbeziehen. Nur so entsteht ein gut funktionierendes Gesamtsystem.» meint Monika Zemp.

Dabei sei man um die Unterstützung durch BDO sehr froh: «Die Abacus-Spezialisten von BDO standen uns für die gesamte Implementierung zur Verfügung und haben uns sehr gut beraten. Besonders das Branchenwissen der Projektleiter haben wir sehr geschätzt.» Der Wechsel auf Abacus Business Software hat sich aus Sicht der Hunziker Partner AG mehr als gelohnt. Einerseits verfügt man bereits heute über ein modernes ERP-System, welches perfekt auf die Anforderungen von Organisationen abgestimmt ist. Andererseits bieten die Software und die darunterliegende Technologie ideale Voraussetzungen für die digitale Zukunft. Und die hat für Hunziker Partner AG einen klaren Namen: Industrie 4.0.