Die Raif Group baut auf eine integrierte Gesamtlösung für das Baugewerbe
06.07.2018
Durch die Übernahme verschiedener Firmen ist die Raif Group AG in wenigen Jahren von 20 auf rund 200 festangestellte Fachkräfte für Gipser-, Fassaden- und Malerarbeiten gewachsen. Die Marke gipser.ch bildet das Dach von 14 Betrieben an 4 Standorten. Zu den Kunden zählen Wohnbaugenossenschaften, Immobiliengesellschaften, öffentliche Verwaltungen, Privateigentümer und viele mehr. Sie alle schätzen die langjährige Kompetenz, die lokale Präsenz und das umfassende Leistungsangebot, wenn es um Neubauten oder Gebäudesanierungen, Wohnüberbauungen oder Einfamilienhäuser geht.
Ausgangslage
Die zur Raif Group AG gehörenden Firmen wurden sukzessive in die Holdingstruktur integriert. Dabei brachten die Betriebe nicht nur ihre Fachleute ein, sondern oft auch eigene Unternehmenslösungen. «Hinzu kam, dass auch Treuhand-Dienstleistungen individuell bezogen wurden. Der vielfältige Mix aus IT-Lösungen und Treuhändern verursachte Mehrkosten und erschwerte den Überblick über das Gesamtunternehmen», erklärt Claudio Noser, CFO der Raif Group. Aufgrund der heterogenen Systemlandschaft war ein Datenaustausch fast unmöglich. Medienbrüche führten zu Reibungspunkten bei der Zusammenarbeit der Raif-Betriebe. Es sei klar gewesen, so Claudio Noser, dass dies kein Zustand auf Dauer sein konnte.
Ziele
Mit einer neuen Gesamtlösung wollte man diese Hindernisse aus dem Weg räumen. Das bedeutete in erster Linie die Einführung einer zentralen, effizienten und einheitlichen Business Software, welche gleichzeitig auch die speziellen Anforderungen der Baubranche erfüllt. Mit der Einführung einer gemeinsamen IT-Lösung versprach sich die Raif Group nicht zuletzt auch Kosteneinsparungen im Betrieb und Unterhalt der Applikationen sowie eine Optimierung und Effizienzsteigerung bei den Geschäftsprozessen. Um diese Ziele zu erreichen, mussten verschiedene, historisch gewachsene Anwendungen durch ein neues, zentrales System ersetzt werden.
Vorgehen
Das Vorhaben wurde bereits vor Beginn der Evaluation mit allen Geschäftsführern der Tochterfirmen besprochen. Ihre Unterstützung im Projekt war entscheidend bei der Ablösung der vorhandenen Software. Nach einer sorgfältigen Prüfung möglicher Lösungen fiel die Wahl auf die Abacus Business Software. Diese konnte sich dank klarer Leistungsvorteile sowie einer überzeugenden Anbieterpräsentation gegen die Mitbewerber durchsetzen.
Im Fokus der ersten Projektphase, welche vom Frühling bis Sommer 2016 dauerte, stand die Implementierung der Finanz- und Lohnprogramme von Abacus. Anschliessend wurde in einer zweiten Phase die Integration der technischen Programme und der Projektrechnung in Angriff genommen. Dank des grossen Engagements des gesamten Projektteams und der Unterstützung durch die Spezialisten von BDO konnte der Go-live-Termin vom 1.1.2017 planmässig eingehalten werden. «Die aktive Beteiligung aller Projektverantwortlichen und die Tatsache, dass anfallende Entscheidungen sofort gefällt wurden, waren ausschlaggebend, dass auch der zweite Meilenstein – der Produktivstart der Baulösung mit Projektrechnung – pünktlich erreicht werden konnte», erklärt Harald Reis, Senior Abacus Consultant bei BDO.
Während die Schulung in den Bereichen Finanzen und Lohn direkt am Hauptsitz der Raif Group erfolgte, nutzte man für die Wissensvermittlung in den Bereichen AbaBau und AbaProject die Räumlichkeiten der Abacus Business Solutions AG in Thalwil. Erleichtert wurde die Schulung dadurch, dass fast alle Raif-Betriebe das gleiche Software-Setting nutzen.
Lösungskonzept
Mit Abacus als integrierte Gesamtlösung steht in allen Prozessen eine gemeinsame Datenbasis zur Verfügung. Besonders nützlich sind digitale Workflows wie etwa bei der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen: Eingehende Belege werden gescannt und mit einer SuisseID-Signatur versehen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach dem Vier-Augen-Prinzip, bevor die Faktura revisionssicher digital archiviert wird. Der Kreditoren-Workflow ist nur einer von verschiedenen Vorteilen, welche die Abacus Business Software der Raif Group bietet.
In Sachen Projektauswertungen habe man grosse Fortschritte erzielt, berichtet Claudio Noser: «Dank aussagekräftigen Reports stehen jederzeit wichtige Kennzahlen und Soll-Ist-Vergleiche zur Verfügung. Das Controlling und Management von Projekten ist transparent und übersichtlich. Wir versuchen, so viel wie möglich zu digitalisieren, wie zum Beispiel die gesamte Projektdokumentation.» Die einzelnen Firmen werden dabei nicht als Mandanten, sondern als Geschäftsbereiche geführt. Damit erhöht sich die Möglichkeit, bereichsübergreifende Auswertungen durchzuführen.
Neue Kundenaufträge werden als Projekt erfasst und über einen in Abacus hinterlegten Workflow automatisch dem richtigen Geschäftsbereich zugewiesen. Für die Angebotserstellung, die Vorkalkulation und die Leistungsabrechnung kommt AbaBau zum Einsatz. Damit ist ein lückenloses Controlling während der gesamten Projektdauer möglich. In Verbindung mit AbaProject, der Leistungs-/Projektabrechnung von Abacus, entsteht so eine durchgängig integrierte Lösung für alle Prozessanforderungen. In AbaProject werden geleistete Stunden von Mitarbeitenden wie auch Spesen, Fahrzeugkilometer usw. erfasst und den Projekten zugewiesen.
Fazit
Eine Vielzahl von einzelnen Lösungen durch ein gemeinsames Gesamtsystem zu ersetzen – der Raif Group AG ist es gelungen. Die Termine und das Budget wurden eingehalten und die Ziele erreicht. Dementsprechend positiv fällt das Fazit von Claudio Noser aus: «Wir haben heute eine sehr gut funktionierende Komplettlösung für alle Geschäftsbereiche. Hätten wir diesen Schritt nicht gemacht, wäre es heute schwer, angesichts der Komplexität die Übersicht über die gesamte Gruppe zu behalten.»
Entscheidend für die erfolgreiche Einführung von Abacus sei die Zusammenarbeit mit BDO gewesen: Man habe einen IT-Partner, betont Claudio Noser, welcher mitdenke und von sich aus Optimierungsvorschläge mache. Das grösste Lob gebührt jedoch der Gesamtlösung von Abacus. Sie war der digitale Antrieb für die Harmonisierung einer völlig unterschiedlichen IT-Landschaft und hat grossen Anteil, dass aus einzelnen Teilen ein Ganzes entstanden ist. Bereits plant man die Fortsetzung der Erfolgsgeschichte mit der Integration weiterer Abacus-Module wie AbaFleet und AbaImmo.
