Zu den Erfolgsgeschichten schweizerischen Unternehmertums gehört auch diese: Man schrieb das Jahr 1952, als ein gewisser Herr Andrea Semadeni in Bern ein Handelsgeschäft mit dem verlockenden Namen «Vertretungen von Neuheiten aller Art» eröffnete. Dass zum Sortiment bereits ein Kunststoffartikel in der Form einer Säurepumpe gehörte, war für die damaligen Verhältnisse eine sensationelle Innovation und für das junge Unternehmen wegweisend. Heute ist Semadeni eine mittelständische Industriegruppe und vereinigt verschiedene Unternehmen der industriellen Fertigung unter dem Schwerpunkt Kunststoffe. Das Familienunternehmen, zu dem nebst der Semadeni AG drei weiteren Gesellschaften gehören, beschäftigt in dritter Generation über 200 Mitarbeitende. Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, Geschäftsmodelle von linear auf zirkulär umzustellen, sei es durch Förderung von Mehrwegeinsatz oder Verwendung von Sekundärmaterial.

Ausgangslage

Die Semadeni AG blickt auf eine lange ERP-Vergangenheit zurück. Das frühere System war über 15 Jahren in Betrieb. Doch dann kam die Hiobsbotschaft des Herstellers, dass die verwendete Version nicht mehr gewartet würde. Um mit dem System weiterzuarbeiten, wäre ein umfangreiches Update nötig gewesen. Adrian Knöpfel, CEO der Semadeni AG und damaliger interner ERP-Projektleiter, erinnert sich noch gut an diesem Moment: «Das Update kam einer Neueinführung gleich. Ausserdem sahen wir im Update ausser einer verbesserten Benutzeroberfläche keinen wirklichen Mehrwert, der sich in einer Weiterentwicklung über die 15 Jahre hätte ergeben können.»

Die alte Lösung hatte aber noch einen weiteren Haken, so Knöpfel: «Immer, wenn Funktionen fehlten, mussten das ERP mit Fremdsystemen ergänzt werden – und das über Jahre hinweg. So kamen immer mehr Drittsysteme ins Spiel wie der Webshop, ein Dokumenten Management System (DMS), ein Produkt-Informationssystem (PIM), ein Logistiksystem (LVS) und sogar ein dedizierter Printgenerator.» Dass viele Köche den Brei verderben, gilt auch in der ERP-Welt. Die verschiedenen Partner und die vielen Wechselwirkungen der unterschiedlichen Systeme verlangten nicht nur einen hohen Koordinationsaufwand, sondern wirkten sich auch negativ auf die Kosten und Weiterentwicklungen aus. In der Folge wurden Prozesse nur noch selten optimiert. Das stellte eine Gefahr für die weitere Unternehmensentwicklung dar.

Ziele

Denn: «Gerade während der Pandemie wurde uns noch bewusster, wie wichtig dynamische Prozesse sind. Unsere bisherige Systemumgebung hat uns hierbei kaum unterstützt», beschreibt Adrian Knöpfel den Grund für die Suche nach einem neuen ERP-System. Gesucht wurde eine Gesamtlösung, welche den Funktionsumfang der vielen Umsysteme aus einem Guss und mit einem zentralisierten Datenstamm bieten sollte. Konkret wünschte man sich, dass alle Grundprozesse in Beschaffung, Verkauf, Service und Buchhaltung, Onlinehandel, Dokumentenmanagement und Produktinformationen sowie die Integration der bestehenden Lagerverwaltungssoftware mit einem einzigen ERP-System bewältigt werden konnten. Aufgrund der Erfahrungen mit dem bisherigen ERP, bei welchem Updates nur schwer implementierbar waren und kaum Verbesserungen boten, sollten künftig regelmässige Releases ohne grossen Aufwand durchgeführt werden können. Vorausschauend wollte man sich zudem die Möglichkeit offenlassen, die einzelnen Standorte in späteren Projekten auf eine standardisierte Semadeni-Gesamtlösung zu migrieren.

Vorgehen

«Genauso wichtig wie die Lösung war uns auch die Kompetenz des Systempartners im Bereich B2B sowie Handel und Produktion. Wir wünschten uns einen Partner, dem wir zutrauen, dieses grosse Projekt zu stemmen, sowie Menschen und Werte, mit denen wir uns eine enge Zusammenarbeit über längere Zeit vorstellen können», macht Adrian Knöpfel deutlich. Dank der langjährigen ERP-Erfahrung und den klaren Vorstellungen kam man ohne externe Beratung bei der Evaluation aus. Die interne Projektorganisation formierte sich aus Adrian Knöpfel als Projektleiter und mehreren Powerusern, welche im Projekt ihre jeweilige Abteilung vertraten und im ganzen Prozess von Evaluation über Konzept, Test, Einführung bis hin zur Schulung der Teamkollegen und entsprechendem Trouble-Shooting involviert waren. Dadurch, dass das ganze Team von Evaluation bis Einführung vollständig miteinbezogen war, war auch die Motivation gross, in der eigenen Abteilung ein gutes und effizientes System einzuführen.

Herausfordernd war dabei, dass das Projekt während der COVID19-Phase lief. Einerseits war man als Zulieferer für das Gesundheitswesen aussergewöhnlich stark mit dem Tagesgeschäft ausgelastet, andererseits musste das ganze Projekt von heute auf morgen auf rein digitale Kollaboration umgestellt werden. Die initialen Arbeiten begannen im Sommer 2019. Aufgrund der Dringlichkeit musste der Webshop mit Opacc EnterpriseShop und OXAS im Frühling 2020 live gehen, während das ERP mit allen Umsystemen am 1. Januar 2021 in Betrieb gehen sollte. «Die Planung der einzelnen Projektphasen sowie eine vorausschauende Planung, zum Beispiel für das Datenhaltungskonzept, waren entscheidend», blickt Adrian Knöpfel heute zurück.

Lösungskonzept

Das Gesamtkonzept besteht aus mehreren, voll integrierten Bereichen. Ein wichtiger Teil ist der Webshop, der die Produktdaten direkt aus Opacc ERP und dem ebenfalls im ERP abgebildeten PIM bezieht. Dadurch wird der Prozess von der Aufnahme eines neuen Produktes bis zur Publikation auf dem Shop – Erfassung aller Artikeldaten, Bilderverwaltung, Freigabe, Sortimentsstruktur, Veröffentlichung – vereinfacht und zentralisiert. Ein Vorteil von Opacc ERP ist die Möglichkeit, die gleichen Sortimentsstrukturen sowohl für den Opacc EnterpriseShop als auch für druckfertige Katalog-PDFs zu publizieren. Damit wurde der Druckprozess des jährlich erscheinenden Gesamtkataloges mit seinen über 700 Seiten in drei Sprachen deutlich reduziert. Ein entscheidender Punkt des Lösungskonzepts, so Adrian Knöpfel, war das Migrationskonzept der Daten aus den unterschiedlichsten Umsystemen mit ihren unterschiedlichsten Strukturen. Die neu zentrale Datenhaltung war allerdings auch eine gute Gelegenheit, alle Daten zu bereinigen.

Die Prozesse im Einkauf, Verkauf und der Produktion wurden so weit optimiert, dass einerseits die Schnittstellen zwischen diesen Abteilungen möglichst digital abgebildet werden konnten. Andererseits wurde mit einem Freigabemanagement und dem integralen Dokument-Management- und -Archivierungssystem Opacc DMAS der Weg zu einem papierlosen Prozess ermöglicht. «Dies steht einerseits im Einklang mit unseren nachhaltigen Zielen und erlaubt uns andererseits das mühelose Anbieten von zeitgemässen Arbeitsformen wie Homeoffice», erklärt Adrian Knöpfel. Eine besondere Herausforderung war schlussendlich die Integration des Lagerverwaltungssystems mit Opacc Warehouse. Damit wurde die gesamte Lagerhaltung und -automation, sprich Einlagerungs-, Rüst- und Kommissionierprozesse, abgebildet. Die Einbindung des LVS in alle Einkaufs-, Verkaufs- und Produktionsprozesse mit den jeweiligen Verbuchungen von Artikeln, Mengen, Chargen und Verfalldaten in Echtzeit war auf prozessualer Ebene sicherlich das Herzstück des Projekts, so Knöpfel.

Fazit

Der Entscheid für Opacc Enterprise Software markiert einen digitalen Meilenstein in der Semadeni-Geschichte. Die zentrale Plattform mit ihrem breiten Funktionsumfang ermöglicht es, künftig rasch auf Veränderungen zu reagieren und Prozesse flexibel zu optimieren. Die Updatefähigkeit konnte Opacc bereits mit mehreren Releases erfolgreich unter Beweis stellen. «Mit jedem Update wurde der Funktionsumfang auch mit für uns nutzbaren Erweiterungen versehen», freut sich Adrian Knöpfel und schmunzelt: «Dank der durchgehend digitalisierten Prozesse in Einkauf und Verkauf konnten wir das Weiterleiten von Papier und Mäppchen ab dem ersten Tag einstellen; die zentrale Ablage im DMAS erlaubt uns jederzeit und überall ein rasches Auffinden von Informationen und Unterlagen.» Besonders willkommen ist, dass mit Opacc auch nach der Einführung ein verlässlicher Partner zur Seite steht, um weitere Ideen zu realisieren.