Die Geschichte der MAKK AG in Dachsen, unweit vom Rheinfall gelegen, geht zurück auf die 1959 gegründete EDAK Schweiz. Deren Produkte erreichten in der Schweiz schon fast Kultstatus. Als Garderobenhaken waren sie in jedem Schulhaus und als Transportbehälter in jedem Spital anzutreffen. Doch Konkurrenzdruck aus dem Ausland, verbunden mit Frankenstärke und Wirtschaftsschwäche machten dem Unternehmen immer mehr zu schaffen. 2015 erfolgte der Verkauf – und damit das Management Buy-Out durch Albert Keel und Marcel Kramer. Sie übernahmen den Betrieb mit seinen 27 Mitarbeitenden  und gründeten die MAKK AG. Das neue Unternehmen wurde auf drei klar fokussierte Bereiche ausgerichtet: Transporttechnik (z.B. Wäschelogistik für Grosswäschereien, Mahlzeiten- oder Medikamentenverteilung), Bautechnik (offene und geschlossene Garderoben sowie Abfallsysteme) und Steigtechnik (Leitern, Gerüste und Überstiege). Zu den Kunden zählen Architekten, Generalunternehmer, Spitäler, Alters,- und Pflegeheime, Industrie- und Handelsfirmen, aber auch Gemeinden und Private. Dabei kann die MAKK dank kundenspezifischen Lösungen und marktorientiertem Handeln ihre Stärke ausspielen.

Ausgangslage

Mit der Firmenübernahme änderte sich auch die Ausgangslage der MAKK AG. So musste beispielsweise das bestehende SAP R/3 in weniger als drei Monaten abgelöst werden. An dessen Stelle sollte ein schlankes, modernes ERP treten, welches über umfangreiche Funktionalität und hohe Flexibilität verfügte. Aus Erfahrung wussten die neuen Inhaber, dass Unternehmen ständig mit Herausforderungen konfrontiert werden, auf welche sie flexibel reagieren müssen. Starre Systeme verunmöglichen rasche Veränderungen oder sind mit hohen Kosten verbunden. «Kunden bzw. Märkte sind nicht bereit, komplexe und überteuerte Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu finanzieren», warnt Marcel Kramer, COO und Mitinhaber der MAKK AG. Nur ein Unternehmen, welches agil und wendig ist, kann sich an neue Gegebenheiten anpassen und Veränderungen als Chancen nutzen.

Zielsetzung

Überzeugt von den Vorteilen einer Cloudlösung, machte sich die MAKK AG auf die Suche nach einer webbasierten, mobilen Anwendung, kostengünstig im Unterhalt und verbunden mit geringen Investitionen. Dabei mussten sich die Geschäftsprozesse komplett, durchgängig und ohne Schnittstellen abbilden lassen. Von der Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung über die Lagerbewirtschaftung und Produktion bis zur Finanzbuchhaltung musste alles aus einem Guss, sprich System kommen. Trotz der Komplexität sollte die Software auch ohne eigene IT-Administration nicht nur genutzt werden können, sondern die Daten sollten auch redundant gesichert und die Lösung immer auf dem neusten technischen Standard sein. Stichwort Daten: Zu übernehmen waren die bereits vorhandenen Daten – rund 13’000 teilweise mehrsprachige Artikel, inklusive mehrstufigen Stücklisten und Operationsplänen, Kundenstamm, Lieferantenstamm, Auftragshistorie, Debitorenbestand, Lagerbestände sowie verschiedene Finanzdaten.

Vorgehen

Als erstes prüfte die MAKK AG eine Weiterführung des SAP-Systems. Schon rasch zeigte es sich jedoch, dass dies die Möglichkeiten des Unternehmens überstieg. Aus diesem Grund machte man sich auf die Suche nach geeigneten Alternativen. Am besten gefiel dabei das Cloud-ERP-System myfactory. Die Software überzeugte durch Flexibilität, Funktionalität, Mobilität, Webfähigkeit und kurze Einführungszeiten. Die MAKK AG entschloss sich daher, nicht weiter zu evaluieren, sondern direkt ein Vorprojekt mit myfactory zu starten. Dabei konnte myfactory gründlich als durchgängige und integrierte Systemlösung getestet werden. Gleichzeitig wurde geprüft, ob sich die beiden Haupt-Geschäftsprozesse (Handel und Produktion) auch wirklich im Standard einfach abbilden liessen. Die kurze Einführungsdauer von nur drei Monaten schreckte den Anbieter nicht ab. Im Gegenteil, es war für alle Beteiligten ein Ansporn, den sportlichen Zeitplan einzuhalten. Den Projekterfolg sieht Marcel Kramer vor allem in den extrem kurzen Entscheidungswegen und der Flexibilität des myfactory-Teams z.B. bei der Programmierung für die Datenmigration (Stücklisten, Operationspläne etc.): «Der Wille aller Mitarbeitenden, gemeinsam dieses Projekt in so einer kurzen Zeit umsetzten zu wollen, war deutlich spürbar. Ich glaube, ausschlaggebend für die erfolgreiche Umsetzung war, dass alles Hand in Hand abgelaufen ist. Ohne grosse Projektpläne. Es wurde umgesetzt, kontrolliert, korrigiert und wieder umgesetzt.» Nach einer ersten Umgewöhnungszeit von SAP zu myfactory schätzen die Anwender heute die flexible, einfache Anwendung sowie die Informationsmöglichkeiten des Systems.

Lösungskonzept

Der bei MAKK AG eingesetzte Lösungsum- fang von myfactory umfasst Einkauf, Verkauf, Lager,  Produktion, CRM, Buchhaltung,  MIS, Lohn und mobile Business. Schnittstellen gibt es keine, denn alles ist vollintegriert. Obwohl sich die MAKK AG für eine Public-Cloud Anwendung entschieden hat, muss sie nicht auf individuelle Funktionen wie zum Beispiel die Verwendung unterschiedlicher Mengen für Zuschnitt und Lagerbuchung verzichten. Ansonsten wurden keine Softwareanpassungen benötigt. Der Standard von myfactory ist so umfassend, dass alle Anforderungen abgedeckt wurden. Erstaunlich ist gemäss Marcel Kramer, dass alle Prozesse abgedeckt werden konnten. Dies sei laut Aussage verschiedener anderer Anbieter standardmässig nicht möglich gewesen. Auch sei die zu kurze Einführungsdauer moniert worden; unter sechs Monaten sei dies bei vielen Systemen nicht machbar.

«Wir finden das Modell der Public-Cloud extrem spannend», meint Marcel Kramer. Denn je mehr Kunden mit der gleichen Lösung arbeiten, desto breiter wird das Angebot von Funktionen und Möglichkeiten. Dank der Cloud wird auch ein Release-Wechsel zum Kinderspiel. Eine Testversion ist nicht nötig, denn die Neuerungen fliessen direkt in das laufende System ein. Somit spürt keiner der Anwender einen Unterbruch. Und noch einen Vorteil nennt Marcel Kramer in Zusammenhang mit dem Cloud-Angebot von myfactory: «Wir können jederzeit User hinzufügen oder reduzieren. Das ist in der heutigen wirtschaftlichen Lage für eine Unternehmung extrem wichtig, denn so können wir Kosten sehr schnell beeinflussen.» Je nachdem wie sich das Geschäft weiterentwickelt, hat die MAKK AG zudem die Möglichkeit, verschiedene Unter- nehmen mit geringem Aufwand ins ERP zu integrieren.

Fazit

Stand heute hat die MAKK AG ein ERP-System, das jederzeit mit der (Weiter)Entwicklung des Unternehmens mithalten kann. Der Aufwand dafür entspricht sowohl kosten- als auch ressourcenmässig den Anforderungen und Möglichkeiten des Kunden. Funktional übertrifft das System  die Erwartungen bei weitem. «Wir fanden mit myfactory eine Standardlösung, welche kostengünstig und flexibel ist und somit jederzeit mögliche Marktveränderungen mittragen wird», bringt Marcel Kramer den Entscheid für myfactory auf den Punkt. Die MAKK AG profitiert von transparenten Prozessen und Datenflüssen, mobilem Zugriff auf die Unternehmenslösung und weitreichenden Möglichkeiten für Auswertungen in allen Anwendungsbereichen. Auf die Frage, was er anderen Anwen- dern bei der Einführung von ERP-Software empfehlen würde, muss Marcel Kramer nicht lange überlegen: «Zuerst sollte mit dem neuen System gearbeitet werden, bevor über Anpassungen nachgedacht bzw. entschieden wird. Ferner ist Anwenderschulung der beste Weg, um Mitarbeitenden die Angst vor einem neuen System zu nehmen». Die ERP-Lösung my- factory bildet heute die zentrale Drehscheibe der MAKK AG und ermöglicht damit quasi die Unternehmenssteuerung aus der Cloud.

Das PDF zur Fallstudie: IT-Konkret_Das Unternehmen aus der Cloud steuern