Irgendwie typisch Schweiz: Schachen, ein idyllisches Dorf im luzernischen Hinterland mit viel Grün und Landwirtschaft. Kaum jemand vermutet hier ein global tätiges Hightech-Unternehmen. Und doch: Die Firma Reed Electronics AG produziert genau hier mit ihren 28 Mitarbeitenden Produkte für den Weltmarkt. Ursprünglich lag die Kompetenz des 1986 gegründeten Unternehmens ausschliesslich bei der Herstellung von Sensoren, wie Schwimmerschalter oder Messwertgeber, zur Füllstandsüberwachung. Anfragen diverser Unternehmen führten zu weiteren Entwicklungen im Bereich Liquidtransfer. Hightech-Produkte wie Biowelder®, Biosealer® und Biowelder® TC prägten und prägen die Entwicklung und Produktion jahrelang. Reed Produkte durchlaufen die ganze Produktionskette am Standort in Schachen und werden weltweit vertrieben.

Ausgangslage

Das stetige Wachstum der Reed Electronics AG manifestierte sich nicht nur im steigenden Platzbedarf. Auch hinsichtlich Informationsbedarf und Prozesseffizienz stiegen die Anforderungen durch den anhaltenden Geschäftserfolg laufend. Die Notwendigkeit eines umfassenden ERP-Systems wurde immer dringender, um das Wachstum des Unternehmens auch in Zukunft nachhaltig zu unterstützen. Dabei sind durchgängig verfügbare, aktuelle Informationen und Daten aus allen Geschäftsbereichen elementar . Diese standen jedoch nur in ungenügendem Mass zur Verfügung. Insbesondere fehlte ein integriertes Reporting mit aussagekräftigen Zahlen. Produktionsplanung und die Bewirtschaftung von Lagerbeständen boten Optimierungspotenzial. Mangelnde Transparenz und Effizienz in den Unternehmensprozessen gaben schlussendlich den entscheidenden Impuls, eine neue Gesamtlösung zu evaluieren.

Zielsetzung

Grundvoraussetzung für das künftige ERP war, dass es als integriertes System alle Prozessen durchgängig und proaktiv unterstützt. Damit wollte man gleich mehrere Ziele erreichen. Zum einen musste die Transparenz und Planbarkeit hinsichtlich der Artikelverfügbarkeit erhöht werden. Gleichzeitig sollten auch die Produktionsplanung und die Verwaltung der Lagerbestände optimiert werden. Für das Management auf allen Stufen war ein flexibles Reporting mit aktuellen Informationen unabdingbar. Handlungsbedarf bestand auch bei den bestehenden Checklisten: Diese sollten nach Möglichkeit durch integrierte Workflows abgelöst werden. Wichtige Themen bei der Software-Evaluation waren die Rückverfolgbarkeit von Produkten und die Unterstützung der Dokumentenversionsverwaltung sowie die Möglichkeit einer einfachen Nachkalkulation. Systemtechnisch stellte man sich bei Reed Electronics eine Standardsoftware mit benutzerfreundlicher Oberfläche vor, welche über rollenbasierte Benutzerrechte verfügte und die es ermöglichte, personenbezogenes Wissen in digitaler Form im ERP abzubilden.

Vorgehen

Nachdem die organisatorischen Rahmenbedingungen für die ERP-Einführung festgelegt waren, wurden die Hauptprozesse gemeinsam mit einem externen Beratungsunternehmen abgebildet und ein Anforderungskatalog mit Bewertungskriterien erstellt. Danach wurden ausgewählte Anbieter eingeladen, eine Offerte gemäss vordefiniertem Raster abzugeben. Der Anforderungskatalog beinhaltete Themen wie Stammdaten, CRM, Verkauf, MIS, Projekte, Varianten, Einkauf und Disposition, Lager, Fertigung, Chargen und Serienverwaltung, Dokumentenmanagement sowie Finanzwesen, Kostenrechnung und Personal. Aufgrund der Offerten wurde die Zahl der Anbieter auf zwei reduziert. In einem Workshop konnten diese während zwei Tagen, unter Vorgabe eines Drehbuchs, ihre Lösungen präsentieren. Der Auftritt wurde von der internen Projektgruppe anhand der Evaluationskriterien beurteilt und ausgewertet. Der Entscheid fiel zu Gunsten der Asseco Solutions AG mit dem ERP-System APplus aus. Ausschlaggebend dafür war, dass APplus als webbasierte Lösung am Anfang des Lebenszyklus steht und damit hohe Investitionssicherheit bietet. Es zeigte sich auch, dass die Lösung einfach an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden kann und alle Geschäftsprozesse bei Reed Electronics abdeckt. Erfüllt wurden unter anderem wichtige Kriterien wie die Rückverfolgbarkeit der Seriennummer oder die standardisierten Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen. Besonders gefiel den Anwendern das integrierte, auf SharePoint basierte Dokumentenmanagement. Als Lösungspartner mit langjähriger Erfahrung in verschiedenen Fertigungsprojekten überzeugte Asseco auf Anhieb. Nach der Auftragserteilung erarbeitete Asseco ein Einführungs- und Schulungskonzept. «Der Entscheid für die richtige ERP-Lösung ist der erste Schritt zum Erfolg. Mindestens ebenso wichtig ist die Wahl des passenden Implementationspartners», fasst Markus Stofer, Organisations- und QS-Leiter bei Reed Electronics, die Evaluationsphase zusammen. Asseco legte ein besonderes Augenmerk darauf, die Abläufe und Strukturen im Unternehmen zu verstehen und Verbesserungspotenziale zu diskutieren. Gemeinsam wurde ein detaillierter Projektplan inklusive Kontrollübersicht über Kosten und Terminen erstellt. Die Datenübernahme aus den Altsystemen, das Einrichten von Datenbank- und Applikationsservern sowie Sicherheitskonzepte wurden von Asseco übernommen. Die Anwenderschulung führten die Asseco-Projektleiter vor Ort durch. Insgesamt dauerte die Realisierung, von der Detailanalyse bis zum Produktivstart, neun Monate.

Lösungskonzept

Mit APplus können bei Reed Electronics alle Geschäftsbereiche auf Basis einer einheitlichen Systemplattform integriert werden. Dabei kommen folgende Module von APplus zum Einsatz: CRM, Einkauf, Vertrieb, Materialwirtschaft, Logistik, Disposition, PPS, Auftragszeiten (via Browser-Terminal), Personalzeiterfassung via integriertem KABA-Terminal, Controlling, Online-Integration von Sage 200 Rechnungswesen und Personal, integrierte Liftsteuerung ISLift zum Kardex-Hochregallager. Dank APplus können die Anwender heute im Stücklistenstamm ganze Strukturen, Baukästen wie auch Teile von Baukästen, kopieren. Um die bestehende Papierflut abzubauen, verfügt das neue ERP über eine integrierte DMS-Funktion; eine Schnittstelle zu einem Fremdprodukt ist nicht nötig. APplus kann externe Dokumenten sowohl mit Stammdaten (Adressen, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Artikel, Stücklisten, Arbeitsplänen, Ressourcen sowie Prüf- und Betriebsmittel) als auch mit Prozessdaten (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Reklamationen, Anfragen, Bestellungen, Wareneingang pro Charge oder pro Seriennummer, Aktivitäten und Mails aus MS-Outlook) verbinden.

Fazit

APplus unterstützt heute alle relevanten Prozessen der Reed Electronic AG. Die Einführung des ERP-Systems hat zur Straffung und Optimierung aller Prozesse und damit zur Effizienzsteigerung im Unternehmen geführt. «Der Entscheid, professionelle Unterstützung bei der Evaluation des ERP zu holen, war enorm wichtig. Bei der Fülle an Lösungen, die es auf dem Markt gibt, wäre es wohl Zufall gewesen, wenn wir das richtige Produkt gewählt hätten», blickt Markus Stofer zurück. Mit Hilfe eines externen Beraters blieb man nahe am Standard des ERP. Dazu mussten bestehende Prozesse angepasst werden, was intern eine gewisse Flexibilität und Offenheit verlangte. Entscheidend war auch, dass mit der Projektleitung ein Mitarbeiter mit tiefen Unternehmenskenntnissen betraut wurde. Als weiteren, wichtigen Punkt fügt Markus Stofer an: «Es muss klar definiert werden, was bis zum Go-live funktionieren muss, und was in einem zweiten oder dritten Schritt umgesetzt werden kann. Die Bedürfnisse und Wünsche der Anwender steigen mit dem Erkennen der Flexibilität der Anwendung enorm». Aber das lässt sich durchaus als positives Zeichen für die hohe Akzeptanz von APplus im Unternehmen interpretieren.

Das PDF zur Fallstudie: ITK_Dank Business Software alles unter Kontrolle