Die LEHVOSS Schneider AG (vormals Schneider Umwelttechnik AG) kann auf eine stolze Firmengeschichte zurückblicken. Gegründet im Jahr 1903, beschäftigt das Unternehmen mit Sitz in Seuzach bei Winterthur heute 14 Mitarbeitende. Seit 2005 gehört die LEHVOSS Schneider AG zur deutschen LEHVOSS Gruppe. Gemeinsam bieten deren Unternehmen durch die flexible Kombination der drei Beschaffungswege Distribution, Handel und Produktion ein breites Portfolio an chemischen und mineralischen Spezialitäten. Kunden aus der ganzen Welt schätzen die technologische Lösungskompetenz, die persönlicher Beratung und die individuellen Serviceleistungen. Innerhalb der Firmengruppe konzentriert sich der Schweizer Betrieb auf den Handel mit Produkten für die Aufbereitung von Flüssigkeiten und Gasen im B2B-Umfeld. Zu den Kunden zählen jegliche Industrien, welche Flüssigkeiten oder Gase aufbereiten müssen, von der Pharmaindustrie bis hin zu kommunalen Kläranlagen.

Ausgangslage

«Die Rahmenbedingungen haben sich durch die Digitalisierung im Handel für uns stark verändert. Die Kunden haben heute einen grösseren Informationsbedarf. Zudem ist das Datenvolumen in Zusammenhang mit Kunden, Aufträgen und Produkten stark angestiegen», erklärt Geschäftsführer Simeon Niederer und fügt hinzu: «Wer im internationalen Wettbewerb bestehen will, muss auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen können.» Das reibungslose Funktionieren der internen Prozesse und Schnittstellen ist eine Grundvoraussetzung. Gleichzeitig erlebte die LEHVOSS SchneiderAG ein rasantes Wachstum mit einer Verdreifachung des Auftragsvolumens. Der Digitalisierungsdruck im Sinn einer durchgängigen Nutzung zentraler Daten und einer integrierten Prozessunterstützung stieg zunehmend.

Ziele

Erfolg verpflichtet. Unter diesem Motto wollte man bei LEHVOSS Schneider AG sicherstellen, dass trotz des rasanten Wachstums alle Prozesse zur besten Kundenzufriedenheit funktionieren. Dazu – das war man sich rasch im Klaren – braucht es vor allem eins: aktuelle und transparente Daten, auf die man sich verlassen kann. Die Bedeutung einer zentralen Stammdatenpflege war und ist bis heute unbestritten. Was einfach tönt, ist in der Praxis oft eine komplexe Angelegenheit. Daten können aus verschiedenen Quellen stammen und an mehreren Orten parallel erfasst, genutzt und verwaltet werden. Als übergeordnetes Ziel hatte LEHVOSS Schneider AG klare Vorstellungen. Aussendienst, Innendienst, Administration, Buchhaltung und Management sollten Zugriff auf eine einheitliche Datenbasis bekommen und diese einfach und mobil jederzeit nutzen können. Oder wie es Simeon Niederer auf den Punkt bringt: «Keine Schnittstellen mehr in der Stammdatenpflegen, alles nur noch in einer einzigen Datenbank!»

Vorgehen

Gesagt, getan, doch trotz einer langen Evaluationsphase konnte LEHVOSS Schneider AG für ihr Vorhaben nie die passende Lösung bzw. Software finden. Die Schnittstellenproblematik zwischen ERP und CRM war dabei der zentrale Knackpunkt und konnte trotz verschiedener Ansätze nicht wunschgemäss umgesetzt werden. Erst als man während einer Opacc-Kundenveranstaltung von der Applikation «OpaccEnterpriseCRM» hörte, machte es Klick. Die Idee eines vollständig ins ERP integrierten CRM-Systems war auf einmal Realität. Innerhalb von nur drei Monaten begann LEHVOSS Schneider AG mit den ersten Tests auf Basis einer Standardinstallation von OpaccEnterpriseCRM. Während dieser Testphase arbeiteten einige Aussendienstmitarbeitende mit der CRM-Software, sammelten Erfahrungen und lieferten Feedbacks. Gleichzeitig wurde die Testphase auch genutzt, um weitere individuelle Anwenderbedürfnisse an einem CRM zu evaluieren.

Lösungskonzept

Zu diesen Anforderungen gehörten beispielsweise die Freigaben von Offerten gemäss Qualitätshandbuch. Dieser und weitere Punkte konnten unkompliziert mit dem CRM-Team von Opacc implementiert werden. Im Mittelpunkt des Lösungskonzepts stand ganz klar die Implementierung eines CRM-Systems für Aussen- und Innendienstmitarbeiter. Die Erstellung von Offerten und Besuchsberichten nimmt dabei eine besonders wichtige Rolle ein. Besonders geschätzt wird in diesem Zusammenhang die Outlook-Synchronisation der Kontakte aus OpaccERP.

Nebst den Standardfunktionen von Opacc-EnterpriseCRM wurden verschiedene individuelle Funktionen für LEHVOSS Schneider implementiert. So generiert zum Beispiel jede Offerte automatisch eine Verkaufschance inkl. Kalendereintrag beim zuständigen Aussendienstmitarbeitenden. Damit die Chancen nicht ungenutzt bleiben, löst das System automatisch nach 14 Tagen eine Erinnerung aus, um die Offerte nachzufassen. Ein anderes Beispiel bezieht sich auf den im Qualitätshandbuch definierten Prozess, wonach Offerten ab einer bestimmten Summe ein Freigabeverfahren durchlaufen müssen. Alle Offerten sind Bestandteil der Opacc-Dokumentenkette und können durchgängig durch alle Prozesse vererbt werden.

Als sehr nützlich im Tagesbetrieb erweist sich auch die Definition von Pflichtfeldern, um eine einheitliche und korrekte Stammdatenpflege sicherzustellen. Für Simeon Niederer als CEO sind vor allem auch Auswertungen von aktuellen, relevanten Daten besonders wichtig: «Dank der laufenden Verkaufsanalyse wissen wir genau, wie sich die einzelnen Bereiche entwickeln und was der jeweilige Stand ist. Dazu stehen uns die Auswertungen der Kundenbesuche unseres Aussendienstes zur Verfügung.»

Fazit

Für die LEHVOSS Schneider AG hat sich das Warten auf die passende Lösung gelohnt. Mit OpaccEnterpriseCRM ist man fündig geworden. «Die Chemie muss stimmen. Sei das zwischen der Software und den Anwendern oder zwischen dem ERP und dem CRM», hält Simeon Niederer zufrieden fest. Die Aussendienstmitarbeitenden können alle Kundenstammdaten direkt eröffnen und ihre Besuchsberichte sind mit den jeweiligen Kundeninformationen verknüpft. Dabei setzt man ganz auf Digitalisierung. Das frühere Verteilen von Besuchsberichten gehört endgültig der Vergangenheit an. Kein Wunder, stösst Opacc-EnterpriseCRM allseits auf grosse Akzeptanz. Der Grund dafür: Die Software erleichtert die Arbeit in vielen Bereichen, denn alle Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf die gleichen Daten. Die bisherigen analogen Schnittstellen zwischen Aussen- und Innendienst konnten erfolgreich digitalisiert werden. Entsprechend positiv fällt das Fazit von Simeon Niederer aus: «Unsere Ziele haben wir mit dem neuen CRM von Opacc übertroffen. Inzwischen konnten wir weitere Prozesse digitalisieren, welche eigentlich gar nicht auf der Agenda standen.»