Wir wissen es eigentlich alle und zahlreiche Studien zeigen es immer wieder: Zu viele ERP-Projekte scheitern oder werden als nicht erfolgreich beurteilt. Meist liegt es nicht an der Software, sondern an vermeidbaren Fehlern in der Auswahlphase. Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt zu den erfolgreichen gehört?
Eine unabhängige Beratung hilft beim Zurechtfinden im Software Dschungel (Bild topsoft)
Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine der wichtigsten Infrastrukturentscheidungen eines Unternehmens. Sie stellt die Weichen für die nächsten 8 bis 15 Jahre und beeinflusst Agilität, Wettbewerbsfähigkeit und Entwicklung massgeblich.
Umso alarmierender ist, dass Projekte selten an technischen Mängeln scheitern. Die Ursachen liegen meist in unklaren Zielen, mangelnder Management-Unterstützung, unterschätztem Aufwand und unzureichendem Change Management.
Mehr als nur Software: Eine strategische Weichenstellung
Die ERP-Auswahl ist keine einfache IT-Beschaffung, sondern eine strategische Entscheidung. Das System greift tief in die Organisation ein und beeinflusst zentrale Grössen wie Lieferfähigkeit, Liquidität, Durchlaufzeiten, Lagerbestände oder Compliance. Ein Wechsel ist teuer und komplex – entsprechend langfristig sollte die Entscheidung ausgerichtet sein.
Daraus ergeben sich zwei zentrale Konsequenzen:
Fit vor Feature
Anbieter präsentieren gerne neue Funktionen, oft garniert mit Buzzwords wie KI. Beeindruckende Demos lenken jedoch leicht von den täglichen Anforderungen ab. Entscheidend ist ein System, das die Kernprozesse im Standard sauber abbildet – nicht ein Funktionsmonster, dessen Spezialfeatures kaum genutzt werden.
Zukunftssicherheit
Ein ERP muss mit dem Unternehmen wachsen. Neue Geschäftsmodelle, steigende Datenmengen oder Internationalisierung müssen abbildbar sein. Skalierbarkeit und moderne Software-Architekturen sind daher essenziell.
Der Ausgangspunkt jeder Evaluation ist eine gründliche Analyse der eigenen Prozesse.
Der häufigste Fehler: Die Software vor dem Prozess zu wählen
Viele starten direkt mit der Softwaresuche, ohne ihre Anforderungen zu kennen. Der erste Schritt muss jedoch die Aufnahme der Ist- und Soll-Prozesse sein. Das zentrale Werkzeug dafür ist ein systemneutrales Pflichtenheft, das Anforderungen beschreibt und priorisiert:
- Muss: zwingend erforderlich
- Soll: wichtig und idealerweise im Standard
- Kann: nice-to-have
Ein häufiger Stolperstein sind übermässige Individualanpassungen. Grundsatz: Standard, wo möglich – Anpassung nur, wo geschäftskritisch. Eine ERP-Einführung ist die Chance, Prozesse zu optimieren statt alte Muster zu zementieren.
Das Pflichtenheft ist kein Wunschzettel, sondern ein objektiver Massstab für die Anbieterbewertung.
Die entscheidenden Prüfsteine
Fachliche Passung
Deckt die Software die Kernprozesse ab? Eine hohe Standardabdeckung reduziert Risiken und Kosten.
Wirtschaftlichkeit (TCO)
Entscheidend sind die Gesamtkosten über 5–10 Jahre: Lizenzen, Implementierung, Anpassungen, Schnittstellen, Betrieb, Wartung und interner Aufwand.
Benutzerfreundlichkeit
Akzeptanz entsteht durch intuitive Bedienung und frühe Einbindung der Key User.
Anbieter- und Partnerqualität
Achten Sie auf strategische Ausrichtung, Weiterentwicklung und technologische Roadmap. Referenzen aus vergleichbaren Unternehmen sind wertvoll. Ein stagnierender Partner wird schnell zum Bremsklotz.
Technische Architektur
Moderne APIs sind unerlässlich, um Umsysteme nahtlos anzubinden. Die Bewertung erfordert methodisches Wissen und einen neutralen Blick.
Der Wert des neutralen Blicks
Der Markt ist komplex – allein in der Schweiz gibt es über 900 Anbieter. Ein unabhängiger Berater schafft Mehrwert durch:
- methodisches Vorgehen
- Marktüberblick
- Neutralität
- Vermeidung typischer Fehler
Die Investition in externe Expertise zahlt sich meist mehrfach aus.
Fazit: Passung und Prozess sind entscheidend
Es geht nicht um die «beste» Software, sondern um die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Zukunftsplänen passt. Der Erfolg hängt von einem strukturierten Vorgehen, klaren Prioritäten und dem Fokus auf den strategischen Fit ab.
Die 8 wichtigsten Punkte für Ihre ERP-Wahl
- Strategie zuerst
- Eigene Prozesse kennen
- Passung vor Funktion
- Gesamtkosten im Blick
- Anwender früh einbinden
- Management-Unterstützung sichern
- Partner auf Augenhöhe wählen
- Strukturiert vorgehen – bei Bedarf mit externer Unterstützung
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