Die passende IT kann einem Unternehmen viele Vorteile bringen – zumindest in der Theorie. In der Praxis erleben viele KMU ihre IT jedoch eher als komplex, teuer und undurchsichtig. Doch wer seine Anforderungen klar definiert und strategisch plant, kann aus seiner IT einen echten Erfolgsfaktor machen. Erfahren Sie hier, wie Sie die passende Lösung finden, die zu Ihrem Unternehmen passt – ohne unnötige Kostenfallen und unverständliche Anbieter.
Symbolbild Ideogram
IT kann Prozesse optimieren, Daten intelligent nutzen und Entscheidungen beschleunigen – doch in meiner beruflichen Tätigkeit erlebe ich viele KMU, die ihre IT eher als Kostenfaktor und Komplexitätsmonster erleben. Fehlende Transparenz, Fachjargon und unerwartete Betriebskosten machen die Auswahl einer passenden Lösung zu einer Herausforderung.
Doch mit dem richtigen Vorgehen lässt sich IT von einem notwendigen Übel zu einem echten Wettbewerbsvorteil machen.
1. Analyse des tatsächlichen Bedarfs
Bevor Unternehmen eine Software evaluieren, müssen sie ihre Bedürfnisse genau kennen.
- Geht es um Effizienzsteigerung in bestehenden Prozessen?
- Soll ein veraltetes System ersetzt oder ein Teilprozess automatisiert werden?
- Steht Wachstum oder Marktbearbeitung im Fokus?
- Wie kann IT helfen, die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern?
Ein IT-Projekt startet nicht mit der Lösungssuche, sondern mit klaren Anforderungen, die später die Grundlage für alle Entscheidungen bilden.
2. Verständnis schafft Vertrauen
IT-Anbieter sprechen oft eine eigene Sprache – Begriffe wie «Zero Trust», «Containerisierung» oder «Deployment» sind für viele KMU kryptisch. Die Folge: Unsicherheit und Skepsis gegenüber Anbietern. Eine erfolgreiche IT-Integration braucht daher praktikable Lösungen und ein vertrauensvolles Miteinander, um Geschäftsprozesse nachhaltig zu verbessern.
3. Kosten realistisch kalkulieren
IT ist teuer – nicht nur in der Anschaffung, sondern auch im laufenden Betrieb. Da kommen unter anderem Lizenzen, Updates und Supportleistungen auf die Betrieber zu.
Viele KMU unterschätzen die langfristigen Kosten. Eine smarte Evaluationsstrategie berücksichtigt deshalb die Total Cost of Ownership (TCO) und vermeidet damit unangenehme Überraschungen.
4. Externe Beratung: Wann ist sie sinnvoll?
Ein spezialisierter, von IT-Häusern unabhängiger Berater kann helfen, Anforderungen präzise zu formulieren und potenzielle Anbieter zu evaluieren.
Ein sinnvolles Vorgehen:
- Klärung der Geschäftsprozesse und Anforderungen
- Marktanalyse der relevanten Anbieter
- Erste Machbarkeitsstudien bzw. Vorprojekte
- Kosten-Nutzen-Abwägung
Dabei ist Pragmatismus entscheidend, nicht jede Hightech-Lösung ist auch wirtschaftlich sinnvoll.
5. Umsetzung: Vom Plan zur Realität
Die perfekte Software allein reicht nicht, entscheidend ist stets die passende Umsetzung:
- Lösungen müssen zum Unternehmen passen – nicht nur technisch, sondern auch kulturell.
- Ein Vorprojekt hilft, Risiken zu minimieren.
- Statt grosser Projekte sollten kleine Teilprojekte für schnelle Erfolge sorgen.
Je nach Bedarf übernimmt ein von den IT-Anbietern unabhängiger Berater die Rolle eines Coaches, kritischen Beobachters oder Projektleiters – immer mit dem Ziel, die neue IT wirtschaftlich und skalierbar im Unternehmen zu integrieren.
Fazit: IT als Erfolgsfaktor nutzen
KMU müssen ihre Anforderungen genau kennen, bevor sie IT-Systeme evaluieren. Diese Ausgabe des topsoft Fachmagazins bietet eine Orientierungshilfe und zeigt, wie Unternehmen mit einer klaren Strategie, Transparenz und der richtigen Unterstützung ihre IT vom Kostenfaktor zum echten Wettbewerbsvorteil machen können. Die unabhängigen Berater aus dem topsoft Consulting-Netzwerk unterstützen KMU gerne mit ihrer Erfahrung und Methodik.
Der Autor
Roger Busch unterstützt als Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software