Die Einführung einer neuen Business Software ist nicht nur eine bedeutende Investition, sondern braucht auch viel Geduld und personelle Ressourcen. Es gibt einige Stolpersteine, die man beachten und aus dem Weg räumen muss. Aber wenn Sie sich unsere Tipps hier zu Herzen nehmen, kann kaum mehr was schief gehen.
Symbolbild Scott Graham via Unsplash
Bei der Evaluation und Einführung einer neuen Business Software gibt es zahlreiche Stolpersteine. Wie können diese vermieden werden? Indem Sie aus den Fehlern anderer Unternehmen lernen.
Folgende Punkte sind schon so manchem Projekt zum Verhängnis geworden:
- Nicht genügend Personal, Zeit und/oder Geld
Die Einführung eines IT-Systems kostet nicht nur viel Geld, sondern braucht eben auch Manpower und genügend Zeit. Alleine schon die Evaluierung der Bedürfnisse dauert eine ganze Weile. Da muss genügend Personal dafür freigestellt werden. - Zu wenig Priorität gegenüber dem Tagesgeschäft
Die Einführung von Business-Software läuft nicht nebenbei. Will das Projektteam das Ziel fristgerecht erreichen, muss es sich auch darauf konzentrieren können. Andere Aufgaben müssen für diese Zeit delegiert werden können. - Mangelnde Identifikation des Managements mit dem Projekt
Neue Business Software krempelt oft Prozesse um. Das führt teilweise zu hitzigen Diskussionen und heftigem Gegenwind aus den jeweiligen Abteilungen. Da muss das Management voll hinter dem Projekt stehen, sonst ist es schnell zum Scheitern verurteilt. - Mangelnde Kompetenzen für das Projektteam
Ohne klare Kompetenzen geht nichts. Schwierig kann es besonders bei inhabergeführten Unternehmen werden, wenn der Besitzer ganz spontan die Strukturen aushebelt – und sich niemand traut, die Konsequenzen aufzuzeigen. Es ist deshalb auch wichtig, dem Projektteam umfassende Kompetenzen einzuräumen, um langwierige Rückfragen und Verzögerungen zu vermeiden. - Unklarer Handlungsbedarf bei den Betroffenen
Besonders bei langjährigen Mitarbeitenden stellt sich eine diffuse Angst vor dem Neuen ein und damit eine Abwehrhaltung – statt mitzuarbeiten wird geblockt. Da muss von der Geschäftsleitung klar kommuniziert werden, dass ein Handlungsbedarf besteht und dass nun die Mitarbeit gefordert ist. Es lohnt sich, die "Alten Hasen" in die Entscheidungen miteinzubeziehen, statt sie vor vollendete Tatsachen zu stellen. Das sorgt für eine grössere Akzeptanz und Mitarbeit. - Unrealistische zeitliche Vorgaben für das Projekt
Alleine schon die Prozessaufnahme und Anforderungsanalyse, das Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen, Einholen und Vergleichen der Offerten brauchen meist Monate. Dann sind aber weder Referenzbesuche, Vertragsverhandlungen noch die Implementierung eingerechnet. Die Einführung neuer Business-Software kann je nach Komplexität vom ersten Entscheid bis zur Fertigstellung auch mehr als ein Jahr dauern. Es ist auch sinnvoll, zeitliche Puffer einzuplanen, denn oft zeigen sich grössere Probleme erst während des Prozesses. - Sich damit alleine zu übernehmen
Der Markt für Business Software ist extrem undurchsichtig, in der Schweiz gibt es mehr als 300 Anbieter. Viele Systeme können vieles, aber nicht alle können dasselbe. Je nach Struktur der Unternehmung und der Art der Prozesse eignen sich das eine oder das andere System. Enorm wichtig für den Projekterfolg sind aber auch die Personen des Anbieters, mit denen eine langfristige, intensive Zusammenarbeit beginnt. Da lohnt es sich, wenn sich die Firma an einen externen und unabhängigen Berater mit fundierter Marktkenntnis wendet.
Wenn Sie diese wichtigen Punkte bei der Planung beachten, dann haben Sie die grössten Stolpersteine auf dem Weg zu einer neuen Business Software aus dem Weg geräumt. Viel Erfolg!
P.S. Eine erste Übersicht über das Angebot kann die topsoft Marktübersicht bieten, in der mehr als 2100 Produkte von mehr als 900 Anbietern verzeichnet sind.
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