ACTIWARE Schweiz GmbH

NSNW

4450 Sissach

Schweiz

Sichere Strassen dank NSNW Die NSNW sorgt für sichere und verfügbare Strassen. Ihr Revier sind die Hochleistungsstrassen, wie zum Beispiel die Autobahnen. Hier sorgt die NSNW – im Auftrag der öffentlichen Hand und zugunsten der Strassenbenutzer – für eine gute und sichere Befahrbarkeit. Mit der Neugestaltung des Finanzausgleiches und der Aufgabenteilung zwischen Bund und Kantonen (NFA) wurde der Bund mit Stichtag 1. Januar 2008 Eigentümer der Nationalstrassen. Für die Sicherstellung des Unterhaltes wurden Kantone oder spezielle Trägerschaften beauftragt. Die Gründerkantone für die NSNW waren AG, BL, BS und SO. Das Personal und die Infrastruktur der ehemaligen Autobahnwerkhöfe wurden in dieses Unternehmen integriert. Eine anspruchsvolle Ausgangssituation Die Anforderung an die neue Software war von Beginn an sehr hoch. Es mussten Daten aus vier verschiedenen Kantonen übernommen werden. Was bisher fehlte: u.a. eine Identifikation vorhandener Dubletten sowie eine einheitliche, zentralisierte Ablage der Dokumente. Infolgedessen gab es auch keine Übersicht über das Alter und die Aktualität der Daten. Auch die undurchschaubare Berechtigungsstruktur erschwerte bis anhin die Arbeit bei der NSNW. Das gesamte Handling von Dokumenten sollte vereinfacht und durch klare Vorgaben vereinheitlicht werden. Nach einer Ausschreibung und einem umfassenden Evaluationsverfahren fiel die Entscheidung letztendlich auf die ELO ECM-Suite. Ausschlaggebend waren dabei die überzeugenden Umsetzungsvorschläge der Aktenbildung und die perfekten Anbindungsmöglichkeiten an andere Systeme. Insgesamt war die Abdeckung der gestellten Anforderung sehr gross. Die Funktionen des ELO Business Logical Providers und des ELO Business Connect punkteten zusätzlich bei der Präsentation und vereinfachten die Entscheidung für diese Lösung. Zeitersparnis dank neuem DMS Das bisherige File-System wurde im ersten Ausbauschritt gleich nach der Auftragserteilung durch das DMS von ELO ersetzt. Durch die einheitliche Indexierung können sämtliche Dokumente nun einfach auffindbar gemacht und die Versionierung sauber verwaltet werden. Von den insgesamt 200 Mitarbeitern arbeiten aktuell ungefähr 130 Personen firmenweit mit der neuen Software. Nahtlos im DMS integriert sind Microsoft Office und das ERP Microsoft Dynamics NAV. Insgesamt werden ca. 90.000 E-Mails, Word-Dateien, Excel-Tabellen und Dokumente aus dem Navision in ELO verarbeitet. Der Einsatz des ELO BLP und ELO BC vereinfacht die strukturierte und indexbezogene Ablage sämtlicher Dokumente. Ein intelligenter Archivaufbau und die komfortable Recherchemöglichkeiten minimieren die Suchzeiten in der Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Entscheide werden nun nicht mehr aufgrund veralteter Versionen von Dokumenten getroffen, das Finden von Dokumenten konnte dank dem neuen DMS wesentlich verbessert werden. Zusammenarbeit mit Business Partnern Aufgrund diverser Veränderungen hat sich die NSNW im Juni 2014 nach einem neuen ELO Business Partner umgesehen. Der Entscheid, das Projekt mit der ACTIWARE Schweiz GmbH weiterzuführen fiel nach einer überzeugenden Präsentation und einigen konstruktiven Besprechungen. Die ACTIWARE punktete dabei mit Ihrem professionellen Auftreten, einem umfangreichen Wissen und einer langjährigen Erfahrung in der Umsetzung mit ähnlichen Projekten. Die Kooperation zwischen ACTIWARE und der NSNW war von Beginn an effizient und produktiv. Weitere Ausbauprojekte Nachträglich hat sich die NSNW auch für das Produkt ELO DocXtractor entschieden, die ACTIWARE nun in einem weiteren Projektschritt einführen wird. Hier gilt es die gesamte Rechnungsverarbeitung zu vervollständigen und zu automatisieren. Die gesamte Wertschöpfungskette der Rechnung wird auf elektronischem Wege transparent gesteuert; angefangen beim Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zur Genehmigung der Rechnung. Der ELO DocXtractor wird die Rechnungen und deren Inhalt vollständig in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse überführen und arbeitet dabei nahtlos mit dem Microsoft Dynamics NAV zusammen. Die gesamten Prozesse werden zentral eingeleitet, gesteuert und überwacht. Ebenfalls in Planung ist die Definierung und Einführung der Workflows, dank denen diverse Arbeitsabläufe automatisiert werden. Dabei erwartet das Unternehmen enorme Qualitätsverbesserungen, Zeiteinsparungen und Kostenreduzierungen. Mit der neuen Workflow-Management-Lösung wird die NSNW Abläufe für alle Abteilungen und Mitarbeiter optimieren. Desweiteren ist die Anbindung des geografischen Informationssystems geplant. Die ersten Besprechungen dazu wurden bereits geführt. Auch bei diesem Schritt setzt die NSNW auf das langjährige Know-how und die professionellen Dienstleistungen von ACTIWARE. Die gute Zusammenarbeit beruht auf gegenseitigem Vertrauen und einem gewissenhaften aber freundschaftlichen Umgang, was beide Seiten sehr schätzen.

Im Einsatz steht:

ELO BLP, ELO ECM Suite, ELO Business Connect, ELO DocXractor

Für Aufgaben in der Kategorie:

Dokumentenmanagement, CMS Posteingang, Rechnungsverarbeitung

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