ACTIWARE Schweiz GmbH
Wir sind Experte für ganzheitliches Informations- und Handlungsmanagement, mit umfassendem Wissen und langjähriger Erfahrung in den Bereichen Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise Content Management (ECM), Enterprise Information Management (EIM), Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Business Intelligence (BI). Unsere Anwendungen erweitern ERP-Systeme und Fachanwendungen erheblich in ihrem Funktionsumfang und bedeuten für Ihr Unternehmen entscheidende Vorteile durch echte Daten- bzw. Informationstransparenz sowie eine nachhaltige Prozessautomatisierung.
Nehmen Sie Ihr ECM-System "out of the box" in Betrieb und ergänzen Sie genauso einfach vorgefertigte Business-Apps – z.B. auch in Verbindung mit Ihrem ERP-System, wie: ABAS, AP+, Microsoft Dynamics 365 BC, SAP S/4HANA, SAP Business One, SAP ERP.
→ Digitales Rückgrat: von Einkauf über Verkauf bis hin zu Lager- und Finanzwesen mit ERP-Integration
→ Invoice-Management: mit KI-Belegerkennung, ECM-Freigabe Workflow und ERP-Integration
→ Contract-Management: mit KI-Erkennung und Begleitassistenz für umfangreiche Dokumente
→ Knowledge Management: Gewinnen durch Teilen – geschäftsrelevante Infos zugänglich und nutzbar machen
→ HR-Management: Personaldaten erfassen, Prozesse initiieren und Termine steuern – mit HR Personell File
→ weitere Solutions: Fachlösungen auf Basis von Best Practices wie ELO HR Recruiting, ELO BS Learning uvm.
Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf. Unsere Digitalisierungsexperten beraten Sie gerne.
www.actiware.ch
MehrELO BLP
Der ELO Business Logic Provider (ELO BLP) bietet Ihrem Unternehmen eine einzigartige Lösungssuite zur Anbindung von Ihrer Drittanwendungen an die ELO ECM Suite.
ERP-Belege und Reports, E-Mails, Office- und Scan-Dokumente sowie sonstige Dateien werden so automatisch verarbeitet und im ECM archiviert. Über die Inhaltsorganisation der Dokumente und Daten hinaus leistet der ELO BLP u.a. auch die Verknüpfung zu Geschäftsobjekten und Vorgängen im ERP-System. Ihre Anwender profitieren von einfach nutzbaren Informationen in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung und werden dabei optimal in ihren Geschäftsprozessen unterstützt.
Branchen
- Anlagen- und Apparatebau
- Baustoff-Produktion und -Handel
- Bildung und Schulen
- Chemische Industrie
- Detailhandel
- Dienstleistungen, Beratung
- Elektronik, Elektro- und feinmechanische Industrie, Optik
- Energie- und Wasserversorgung
- Entsorgung und Recycling
- Fahrzeug- und Landmaschinenbau
- Fahrzeugservice und -reparatur
- Freizeit-, Unterhaltung- und Veranstaltungsorganisation
- Gerätereparatur und -service
- Gesundheits-, Veterinär- und Sozialwesen
- Gewerbe und Handwerk
- Grosshandel
- Güter- und Personentransport, Lagerei
- Hoch-, Tief- und Strassenbau
- Immobilienhandel, -unterhalt und -verwaltung
- Kunststoff-Industrie
- Maschinenbau
- Medizinaltechnik
- Metallerzeugung und -verarbeitung (giessen, ziehen, schmieden)
- Möbelindustrie, Lederverarbeitung
- Nahrungs- und Genussmittelindustrie
- Öffentliche Verwaltung und Dienstleistung, Verein, Verband und NPO
- Papier-, Verlags-, Druckgewerbe
- Pharma, Kosmetik, Farben
- Reiseveranstalter
- Sport
- Telekommunikation, Presse, Medien
- Textil- und Bekleidungsindustrie
Referenzen
Röchling Industrial Weinfelden AG
8570 Weinfelden
Schweiz
Von der Idee bis zum Produkt Die Firma Röchling Industrial Weinfelden AG entwickelt und produziert technische Formteile und Systeme aus verstärkten Kunststoffen. Als namhafter Schweizer Zulieferer von Produkten – u.a. für das Transportwesen, den Apparate- und Maschinenbau, die Medizinbranche, den Elektro- und Baubereich sowie für die Sanitärbranche – hat sich Röchling Industrial Weinfelden europaweit etabliert. Von heutigen Industrieerzeugnissen wird eine stetig höhere Leistungsfähigkeit in Bezug auf Stabilität, Formgebung, Brandschutz, Gewicht etc. erwartet. Die Faserverbundtechnologie trägt diesen Anforderungen Rechnung. Konventionelle Werkstoffe wie Stahl, Aluminium oder Holz können effizient substituiert werden. Innovatives Know-how, ausgewählte Werkstoffe, modernste Werkzeuge, fortschrittliche Technologien und zertifizierte Herstellungsverfahren verbunden mit einem umfangreichen Dienstleistungsangebot: Dies bietet die Röchling Industrial Weinfelden AG ihren Kunden für die Herstellung qualitativ hochstehender Produkte aus faserverstärkten Kunststoffen. Zentrales Dokumentenmanagement Röchling Industrial Weinfelden steht für hohe Produktqualität und vorbildlichen Service – weit über das Produkt hinaus. Diesen Anspruch stellt das Unternehmen auch an das zentrale Dokumentenmanagement. Mit der Einführung von ELOprofessional werden alle Dokumente aus dem ERP APplus sowie die klassische Ablage im Filesystem zentral im DMS zusammengeführt. Als besonders vorteilhaft hat sich die Versionskontrolle herausgestellt, dank derer nun sämtliche Änderungsstände und Anpassungen ersichtlich und jederzeit abrufbar sind. Sehr geschätzt wird die simple Handhabung der neuen Lösung sowie die flexible Volltextsuche von iSearch. „Die Anwender haben sich schnell an die neue Form der Dokumentenablage gewöhnt und finden heute dank ELO BC und der iSearch direkt in ELO sämtliche Dokumente viel effizienter und einfacher“ bringt es Projektleiter Armin Giezendanner auf den Punkt. Systemübergreifende Funktionalität auf Knopfdruck In Zusammenarbeit mit der AP Informatik Schweiz AG wurde die ERP-Lösung APplus mit den Integrationskomponenten ELO Business Logic Provider (ELO BLP) und ELO Business Connect (ELO BC) nahtlos an das neue DMS angebunden. Der Anwender kann in APplus per Knopfdruck sämtliche Belege in ELO einsehen. Im Vordergrund stand, dass die Anwender mit der neuen Lösung ohne umfangreiche Schulung und Ausbildung ihre Tätigkeit wie gewohnt fortführen können. ELO BLP und ELO BC – als Bindeglied zwischen ERP und Archiv – erfüllten diese Anforderungen von Beginn weg. Mit dem neuen Ablageregelwerk werden heute ebenfalls sämtliche Dokumente, welche bis anhin mit grossem Aufwand ins Filesystem abgelegt wurden, einfach und einheitlich in das zentrale ELO-Archiv überführt. Migration von Sharepoint und Filesystem Eine grosse Herausforderung stellte die Migration der ERP Dokumente, welche bis heute in SharePoint abgelegt wurden, sowie die Integration des bestehenden Filesystems nach ELO dar. Die Initial-Migration wurde mittels Basisfunktionalitäten von ELO umgesetzt. Ziel dieser ersten Migration war, sämtliche Dokumente aus dem Filesystem in das ELO-Archiv zu überführen. In einer zweiten Migrationsphase wurde ein ELO Zusatzmodul der Firma ECMpro AG eingesetzt, welches die erneute Migration (das Delta der Bestände) mit Dubletten-Prüfung ermöglichte. Dank der guten Performance wurde die zweite Migration innert kürzester Zeit durchgeführt und nahtlos in das Produktivsystem überführt. Workflow-Management für sämtliche Bereiche Röchling Industrial Weinfelden hat sich nach der Angewöhnungszeit mit ELO entschieden, den weiteren Ausbau mit den Workflowkomponenten von ELO voranzutreiben und konsequent umzusetzen. Für sämtliche Prozesse wird bei der Umsetzung auf den formularbasierten Workflow der ELO-Engine gesetzt. Prozesse – wie die Kreditorenrechnungsfreigabe oder die Angebotsgenerierung beim Verkauf bis hin zur Erstellung von Rahmenverträgen beim Einkauf – werden den Anwendern dadurch einfach und visuell zur Bearbeitung bereitgestellt. Rechtliche E-Mail-Archivierung Mit der Einführung von ELOprofessional wurde gleichzeitig auch das Thema der rechtlichen E-Mail-Archivierung beurteilt und umgesetzt. Mit dem Produkt Mailserve von ACTIWARE Schweiz wird heute sämtlicher E-Mail-Verkehr (Posteingang und Postausgang) serverseitig automatisch archiviert. Potential für die Zukunft Mit ELOprofessional können viele Prozesse rund um die Dokumentenverwaltung deutlich optimiert werden. Dank dem modularen Aufbau von ELOprofessional wird der Röchling Industrial Weinfelden AG ermöglicht, das System laufend und in mehreren Phasen zu einem Wissensmanagement auszubauen. Auch hier setzt das Unternehmen weiterhin auf die Qualität und Effizienz der ACTIWARE Schweiz.
Im Einsatz steht:
FastPass, ELO BLP, ELO ECM Suite, ELO Business Connect
Für Aufgaben in der Kategorie:
Dokumentenmanagement, CMS Posteingang, Rechnungsverarbeitung
4450 Sissach
Schweiz
Sichere Strassen dank NSNW Die NSNW sorgt für sichere und verfügbare Strassen. Ihr Revier sind die Hochleistungsstrassen, wie zum Beispiel die Autobahnen. Hier sorgt die NSNW – im Auftrag der öffentlichen Hand und zugunsten der Strassenbenutzer – für eine gute und sichere Befahrbarkeit. Mit der Neugestaltung des Finanzausgleiches und der Aufgabenteilung zwischen Bund und Kantonen (NFA) wurde der Bund mit Stichtag 1. Januar 2008 Eigentümer der Nationalstrassen. Für die Sicherstellung des Unterhaltes wurden Kantone oder spezielle Trägerschaften beauftragt. Die Gründerkantone für die NSNW waren AG, BL, BS und SO. Das Personal und die Infrastruktur der ehemaligen Autobahnwerkhöfe wurden in dieses Unternehmen integriert. Eine anspruchsvolle Ausgangssituation Die Anforderung an die neue Software war von Beginn an sehr hoch. Es mussten Daten aus vier verschiedenen Kantonen übernommen werden. Was bisher fehlte: u.a. eine Identifikation vorhandener Dubletten sowie eine einheitliche, zentralisierte Ablage der Dokumente. Infolgedessen gab es auch keine Übersicht über das Alter und die Aktualität der Daten. Auch die undurchschaubare Berechtigungsstruktur erschwerte bis anhin die Arbeit bei der NSNW. Das gesamte Handling von Dokumenten sollte vereinfacht und durch klare Vorgaben vereinheitlicht werden. Nach einer Ausschreibung und einem umfassenden Evaluationsverfahren fiel die Entscheidung letztendlich auf die ELO ECM-Suite. Ausschlaggebend waren dabei die überzeugenden Umsetzungsvorschläge der Aktenbildung und die perfekten Anbindungsmöglichkeiten an andere Systeme. Insgesamt war die Abdeckung der gestellten Anforderung sehr gross. Die Funktionen des ELO Business Logical Providers und des ELO Business Connect punkteten zusätzlich bei der Präsentation und vereinfachten die Entscheidung für diese Lösung. Zeitersparnis dank neuem DMS Das bisherige File-System wurde im ersten Ausbauschritt gleich nach der Auftragserteilung durch das DMS von ELO ersetzt. Durch die einheitliche Indexierung können sämtliche Dokumente nun einfach auffindbar gemacht und die Versionierung sauber verwaltet werden. Von den insgesamt 200 Mitarbeitern arbeiten aktuell ungefähr 130 Personen firmenweit mit der neuen Software. Nahtlos im DMS integriert sind Microsoft Office und das ERP Microsoft Dynamics NAV. Insgesamt werden ca. 90.000 E-Mails, Word-Dateien, Excel-Tabellen und Dokumente aus dem Navision in ELO verarbeitet. Der Einsatz des ELO BLP und ELO BC vereinfacht die strukturierte und indexbezogene Ablage sämtlicher Dokumente. Ein intelligenter Archivaufbau und die komfortable Recherchemöglichkeiten minimieren die Suchzeiten in der Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Entscheide werden nun nicht mehr aufgrund veralteter Versionen von Dokumenten getroffen, das Finden von Dokumenten konnte dank dem neuen DMS wesentlich verbessert werden. Zusammenarbeit mit Business Partnern Aufgrund diverser Veränderungen hat sich die NSNW im Juni 2014 nach einem neuen ELO Business Partner umgesehen. Der Entscheid, das Projekt mit der ACTIWARE Schweiz GmbH weiterzuführen fiel nach einer überzeugenden Präsentation und einigen konstruktiven Besprechungen. Die ACTIWARE punktete dabei mit Ihrem professionellen Auftreten, einem umfangreichen Wissen und einer langjährigen Erfahrung in der Umsetzung mit ähnlichen Projekten. Die Kooperation zwischen ACTIWARE und der NSNW war von Beginn an effizient und produktiv. Weitere Ausbauprojekte Nachträglich hat sich die NSNW auch für das Produkt ELO DocXtractor entschieden, die ACTIWARE nun in einem weiteren Projektschritt einführen wird. Hier gilt es die gesamte Rechnungsverarbeitung zu vervollständigen und zu automatisieren. Die gesamte Wertschöpfungskette der Rechnung wird auf elektronischem Wege transparent gesteuert; angefangen beim Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zur Genehmigung der Rechnung. Der ELO DocXtractor wird die Rechnungen und deren Inhalt vollständig in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse überführen und arbeitet dabei nahtlos mit dem Microsoft Dynamics NAV zusammen. Die gesamten Prozesse werden zentral eingeleitet, gesteuert und überwacht. Ebenfalls in Planung ist die Definierung und Einführung der Workflows, dank denen diverse Arbeitsabläufe automatisiert werden. Dabei erwartet das Unternehmen enorme Qualitätsverbesserungen, Zeiteinsparungen und Kostenreduzierungen. Mit der neuen Workflow-Management-Lösung wird die NSNW Abläufe für alle Abteilungen und Mitarbeiter optimieren. Desweiteren ist die Anbindung des geografischen Informationssystems geplant. Die ersten Besprechungen dazu wurden bereits geführt. Auch bei diesem Schritt setzt die NSNW auf das langjährige Know-how und die professionellen Dienstleistungen von ACTIWARE. Die gute Zusammenarbeit beruht auf gegenseitigem Vertrauen und einem gewissenhaften aber freundschaftlichen Umgang, was beide Seiten sehr schätzen.
Im Einsatz steht:
ELO BLP, ELO ECM Suite, ELO Business Connect, ELO DocXractor
Für Aufgaben in der Kategorie:
Dokumentenmanagement, CMS Posteingang, Rechnungsverarbeitung
User: 10
8404 Winterthur
Schweiz
Geilinger AG: Hohe Qualität im Fassaden- und Metallbau Im Jahre 1845 als Schlosserei gegründet, zählt die Geilinger AG mittlerweile zu den führenden Unternehmen im Metall- und Fassadenbau. Von der Beratung über die technische Abklärung und Umsetzung einer optimalen Lösung bis hin zur Montage: Mit hochwertigen Fassadensystemen bietet die Geilinger AG Qualität in jeder Beziehung. Das Papier-Archiv als Informationsbremse Neben den durchdachten Lösungen des Unternehmens stellen vor allem die optimierten Abläufe und reibungslosen Schnittstellen die hohen Qualitätsstandards bei der Geilinger AG sicher. Jedoch konnte das Dokumentenmanagement der Geilinger AG, das bislang hauptsächlich als Papier-Archiv fungierte, diesen Ansprüchen nicht genügen. Dringend benötigte Informationen konnten nur mit zeitaufwändigem, manuellem Suchaufwand ausfindig gemacht werden. Unterschiedliche Ablagemethoden der Projektleiter erschwerten zudem das bisherige Dokumentenmanagement der Geilinger AG. Ein Anspruch auf Vollständigkeit der Daten war aufgrund fehlender Ablagestrukturen im Papier-Archiv nicht möglich. „Es war extrem schwierig, die benötigten Informationen zu beschaffen. Wir konnten die uns entgegengebrachten Ansprüche nicht immer erfüllen“, erinnert sich Thomas Vögeli, Leiter Finanzen & Administration bei Geilinger AG. Komplexes Anforderungsprofil Um der stetig wachsenden Informations- und Papierflut und der damit einhergehenden Minderung der Datenqualität und Auskunftsfähigkeit zu begegnen, entschied sich die Geilinger AG im Jahr 2021, das Papier-Archiv durch ein digitales ECM-System zu ersetzen. Im Rahmen des Auswahlprozesses verfasste die Geilinger AG mehrere Business Cases, die das komplexe Anforderungsprofil des Unternehmens in Gänze abbildeten. So stellte die intuitive Bedienbarkeit der Lösung ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl des ECM-Systems dar: „Uns war von Anfang an klar, dass ein DMS nur so viel Nutzen bringen kann, wie es auch von den Benutzern akzeptiert und angewandt wird.“ Des Weiteren musste die ECM-Lösung nahtlos in die eigene IT-Landschaft der Geilinger AG angebunden werden: Die Kompatibilität mit den unternehmenseigenen Servern, Firewall-Schutz- und BackUp-Routinen sowie die passgenaue Integration in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV rundeten das Anforderungsprofil der Geilinger AG ab. Thomas Vögeli, zuvor als IT-Consultant im Microsoft Dynamics NAV Bereich tätig, konnte mit seinem Expertenwissen die Integrationsmöglichkeiten der zur Auswahl stehenden ECM-Lösungen genauestens beurteilen. ACTIWARE Schweiz überzeugt als Digitalisierungspartner Die Entscheidung für die Einführung von ELO mit ACTIWARE fiel schnell: Neben der kompetenten Beratung und der gemeinsamen Business Case Bearbeitung konnte die ELO-Lösung – bestehend aus der ELO ECM Suite, ELO Business Connect (ELO BC) und ELO Business Logic Provider (ELO BLP) – Herrn Vögeli überzeugen. „ACTIWARE hat uns die passende Lösung angeboten. Mit dem ELO BLP konnte unser NAV effizient an die ELO ECM Suite angebunden werden“, begründet Thomas Vögeli die Wahl des Digitalisierungspartners ACTIWARE Schweiz. Projektorientierung erfordert individuelles Vorgehen Mit dem Solution Template Trade, ein auf Best Practice basierendes Einführungsmodell zur Errichtung eines digitalen Rückgrats, bietet ACTIWARE die ECM-Einführung in Rekordzeit. Allerdings erforderte die projektorientierte Arbeitsweise der Geilinger AG eine individuelle Erweiterung des standardisierten Vorgehens. So wurde eine auf das Projektgeschäft zugeschnittene, automatisierte Erstellung von Ablagestrukturen in ELO entwickelt. Sobald ein neues (Bau-)Projekt in Microsoft Dynamics NAV angelegt wird, erfolgt mit der Ablage des ersten Belegs automatisch die Erfassung einer entsprechenden Ablagestruktur in ELO für das jeweilige Projekt. „Unser NAV beinhaltet sehr viele Daten und Strukturen. ACTIWARE hat das Zusammenwirken unserer Daten genaustens untersucht und den passenden Trigger für ELO gefunden“, freut sich Thomas Vögeli über die individuelle ERP-Anbindung. Zeitersparnis und Datenqualität dank automatisierter Ablage und optimierter Workflows Die automatisierte Ablage und die damit einhergehende Minimierung der manuellen, administrativen Tätigkeiten erspart den Mitarbeitenden der Geilinger AG zeitraubende, manuelle Suchen. „Wenn eine Bestellung den Status Freigabe erreicht, wird sie automatisch in eine Bestellakte in ELO verschoben. Wenn dann die Einkaufsrechnung, der Lieferschein etc. zu dieser Bestellung eingehen, werden diese auch passend abgelegt“, bringt Thomas Vögeli seine Zufriedenheit zum Ausdruck. Die Mitarbeitenden der Geilinger AG erhalten hierdurch eine bessere Übersicht über den Stand ihrer einzelnen Projekte. „Die Zeiten, in denen wir in den Keller hinuntersteigen mussten, um hoffentlich den richtigen Ordner und die richtige Version eines Plans zu finden, sind vorbei. Innerhalb kürzester Zeit können wir dank ELO eine gute, vertrauenswürdige Informationsgrundlage aus den eigenen Daten herausholen – in einer Qualität wie es bisher nicht möglich war“, freut sich Herrn Vögeli. Darüber hinaus wurden die Arbeitsprozesse im Hause Geilinger optimiert. Mittels Ad-hoc-Workflows können beispielsweise Dokumente wie Lieferscheine etc. zur Kenntnisnahme an Mitarbeitende weitergeleitet werden: „Mit drei Klicks hat man so einen Ad-hoc-Workflow gestartet und beispielsweise den Projektleiter informiert, dass eine bestimmte Ware eingetroffen ist“, berichtet Herrn Vögeli. ELO Lösung stösst auf offene Ohren „Viele unserer Mitarbeitenden sind rasch auf die Lösung aufgesprungen. Die Vorteile wurden schnell geschätzt“, erinnert sich Herr Vögeli an die Akzeptanz der Nutzer. „Natürlich gibt es vereinzelt auch noch Mitarbeiter, die die Lösung – so gut es geht – vermeiden, weil sie die letzten 20 Jahre anders gearbeitet haben. Die Akzeptanz ist aber steigend und der Nutzen entfaltet sich mit der Zeit. Ich glaube, wir sind auf einem guten Weg“, blickt Thomas Vögeli optimistisch auf die einzelnen kritischen Stimmen. Auch die Effizienzsteigerung wurde schnell von den Mitarbeitenden bemerkt und geschätzt. Besonders die Sidebar unterstützt die Mitarbeitenden der Geilinger AG in ihrer täglichen Arbeit: „Je nachdem, wo wir uns im NAV befinden – sei es auf der Ebene eines Projektes, einer Bestellung, eines Lieferanten etc. – werden uns die dazu abgelegten Dokumente angezeigt und wir können Dokumente zielgerichtet ablegen, ohne wirklich die ELO Software öfter öffnen zu müssen“, merkt Herr Vögeli an. Durchgängiges Informationsmanagement Die Nutzung von ELO soll zukünftig den gesamten Wertschöpfungsprozess des Unternehmens abdecken – von der Akquisition bis zur Baustelle. Daher führt die Geilinger AG derzeit ein Pilotprojekt auf ihren Baustellen durch. Sowohl Microsoft Dynamics NAV als auch ELO stehen den Chefmonteuren und Vorarbeitern aktuell zur Verfügung. Somit können direkt von der Baustelle benötigte Informationen abgerufen, abgelegt und weitergeleitet werden.
Im Einsatz steht:
FastPass, ELO BLP, ELO ECM Suite, ELO Business Connect
Für Aufgaben in der Kategorie:
Dokumentenmanagement, CMS Posteingang, Rechnungsverarbeitung, Finanzwesen, Projektmanagement
8902 Urdorf
Schweiz
Mode mit Paul Kehl Zürich Das von Familie Burger geführte mittelständische Unternehmen Paul Kehl Zürich (PKZ), mit Hauptsitz in Urdorf blickt auf eine 140-jährige Geschichte zurück. Mit rund 650 Mitarbeitern, verteilt auf rund 40 Filialen ist die Modehauskette ein renommierter Akteur in der Schweizer Einzelhandelsbranche. Herausforderungen in der Rechnungsverarbeitung Die Verarbeitung eingehender Dokumente war bei PKZ bislang mit Handarbeit und langwierigen Freigabeprozessen verbunden. So wurde eine Rechnung zunächst ausgedruckt und auf manuellem Wege papierbasiert geprüft und freigegeben. Anschliessend wurde sie von der Finanzbuchhaltung in SAP erfasst und physisch abgelegt. Bei rund 40.000 Rechnungen pro Jahr war der Prozess äusserst aufwendig und fehleranfällig. Diese Probleme sollten mit Hilfe eines digitalen Eingangsrechnungsmanagements gelöst werden. Zusätzlich war es PKZ wichtig, die Papierflut mit einem modernen DMS einzudämmen, um ihre Finanzbuchhaltung nachhaltiger aufzustellen. Das unterschiedliche Handling von Lieferanten war ein wichtiges Kriterium in der Auswahl der Prozessplattform: Um sämtliche Skontofristen zu nutzen, werden Rechnungen von Hauptlieferanten direkt bezahlt und im Anschluss geprüft. Rechnungen von Nebenlieferanten müssen vor Ausgleich einer kompletten Prüfung unterzogen werden. Im Gesamtablauf mussten wichtige Besonderheiten des qualitätsbewussten Retailers berücksichtigt werden. Mit diesen Voraussetzungen begab sich PKZ im Jahr 2021 auf die Suche nach einem DMS und einem Partner, der diesen Herausforderungen gewachsen war. Benutzerfreundlichkeit, Zukunftssicherheit und Freiheiten überzeugten Um den passenden Digitalisierungspartner zu finden, liess sich PKZ Lösungen von insgesamt vier DMS-Anbietern vorstellen. Über mehrere Offertenrunden und Auswahlprozesse hinweg entschied sich PKZ schliesslich für eine Zusammenarbeit mit ACTIWARE Schweiz und die Einführung von ELO. Für diese Entscheidung waren mehrere Punkte ausschlaggebend: Die ELO ECM Suite punktete mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche, der intuitiven Menüführung und flexiblen Erweiterbarkeit. Die ACTIWARE Schweiz überzeugte durch ihr Einführungskonzept mit einer guten Kosten-Nutzen-Bilanz. Für PKZ waren sowohl die gestalterischen Freiheiten als auch die Zukunftssicherheit der Lösungen von ACTIWARE Schweiz wichtig. Einerseits sollte das in der Finanzbuchhaltung im Einsatz befindliche SAP ECC ERP voll integriert werden, andererseits wünschte sich PKZ auf lange Sicht von SAP ECC unabhängig zu werden. Diesen Wunsch konnte ACTIWARE Schweiz mithilfe der Enterprise No-Code und Integrationsplattform ELO Business Logic Provider (ELO BLP) erfüllen und setzte sich dadurch deutlich von den Mitbewerbern ab. Ablage, Lieferanten und “Zeitkiller” im Griff Die Rechnungseingangsverarbeitung wurde mit ELO DocXtractor, ELO BLP und der Business Solution ELO Invoice digitalisiert. ELO BLP organisiert den Dokumentenimport, z.B. aus E-Mails, und stellt benötigte Datenquellen für Dokumentenerkennungen bereit. Diese nutzt der ELO DocXtractor, um die aus Rechnungen enthaltenen Informationen zu prüfen und Daten für den Rechnungsprozess zu gewinnen. Das System wurde von ACTIWARE Schweiz so trainiert, dass es besondere Angaben im Adressbereich der Rechnung erkennt und sie einer bestimmten Filiale oder Abteilung zuordnet. Wenn Lieferanten mehrere Abteilungen beliefern, werden Rechnungen automatisch der richtigen Abteilung zugeführt. Dabei wird auch berücksichtigt, dass die Rechnungen bestimmter Lieferanten ausschliesslich einer Abteilung zugeordnet werden. Die händische Prüfung von Rechnungen ist durch den Einsatz der Business Solution ELO Invoice nicht mehr notwendig: Geschäftsvorfälle, die nicht den Vorgaben entsprechen oder für eine intensive Prüfung aufgrund ihrer Datenkonstellation vorgesehen sind, werden durch die Abläufe den jeweils zuständigen Bearbeitern im Workflow zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt. Zur schnellen Bezahlung von Rechnungen wurden Lieferanten unterschiedlichen Kategorien (Haupt- und Nebenlieferanten) zugeordnet. Je nach Kategorie wird bei PKZ ein anderer Rechnungsverarbeitungsprozess gestartet. In beiden Fällen werden die ELO basierten Fachverfahren mit Daten aus SAP ECC ERP unterstützt, die ELO BLP bereitstellt. „Das funktioniert und ist sehr erfreulich! Früher mussten unsere Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung verschiedene Listen manuell abgleichen, um zu beurteilen, ob eine Vollprüfung oder Stichprobe erforderlich war. Heute führt ELO diese Beurteilung für uns durch und wir konnten den Prozess stark optimieren“, freut sich Herr Hasler. Eine weitere Funktion rundet das optimierte Eingangsrechnungsmanagement ab: Lieferanten können nun mit einer Buchungs-, Einkaufs- oder Zahlungssperre versehen werden. Wenn eine Rechnung eines solchen Lieferanten eintrifft, erhalten Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung eine Benachrichtigung. Dies ermöglicht der Finanzbuchhaltung individuell auf diese Rechnungen zu reagieren und verhindert, dass sie automatisch weiterverarbeitet werden. Durch diese Massnahmen konnten mehrere potenzielle Fehlerquellen im Rechnungsbearbeitungsprozess eliminiert werden. Mitarbeiter lernen ELO kennen und schätzen Sowohl die Akzeptanz der neuen Lösung als auch die Bewertung der Benutzerfreundlichkeit ist „wirklich sehr gut“ erzählt Herr Hasler und ergänzt zufrieden: „Auch die Unternehmenszentrale ist sehr erfreut darüber.“ Bei der täglichen Nutzung der ELO ECM Suite lernten die Mitarbeiter von PKZ viele weitere Features schätzen, z.B. die automatischen Texterkennung, die selbst komplexe Dokumente zuverlässig erkennt, automatische E-Mail-Benachrichtigungen über wichtige Änderungen sowie ein reibungsloses zweisprachiges Arbeiten über unterschiedliche Sprachregionen. Ein besonderes Highlight ist zudem die automatische Dokumentation von Prozessabläufen „Es ist jetzt jedes Dokument und jeder Schritt einsehbar. Dadurch sind wir im neuen Jahrhundert angekommen und können einer Steuerrevision beruhigt entgegensehen“, resümiert Herr Hasler. Auch die „Zeitkiller“, wie Herr Hasler die vormals manuelle Ablage und das Durchsuchen von Rechnungen nennt, sind passé: „Wir haben die Ablage nun wirklich gut im Griff. Man weiss immer, wo man alles findet. Das freut uns wirklich.“ ACTIWARE: Betreuung überzeugt von Anfang an Auch bei der Betreuung durch ACTIWARE Schweiz fühlte sich Herr Hasler sehr gut aufgehoben: „Als Fachteam waren wir im ganzen Projekt dabei. So konnten wir alles von Beginn an einschätzen und waren direkt überzeugt, dass die Prozesse schneller, einfacher und viel besser geworden sind. Wir haben sinnvolle Lösungen erarbeitet und das, was wir uns von dem Projekt gewünscht haben, hinbekommen.“ Gerade die Zusammenarbeit zwischen der IT und den Fachabteilungen bei ACTIWARE Schweiz wurde transparent kommuniziert, sodass sich PKZ jederzeit sehr gut verstanden und abgeholt fühlte. Selbst bei komplexen Abläufen und Prozessen wurde immer eine passende Lösung gefunden. „Unsere Erwartungen wurden auf jeden Fall erfüllt“, resümiert Herr Hasler. Ausblick Als nächstes Projekt strebt PKZ die Automatisierung der Gutschriftenprozesse von Warenrechnungen und Retouren an. Auf lange Sicht besteht auch die Möglichkeit das Vertragsmanagement und das Personaldossier mithilfe der ELO Business Solutions zu digitalisieren.
Im Einsatz steht:
ELO BLP, ELO ECM Suite, ELO Business Connect
Für Aufgaben in der Kategorie:
Dokumentenmanagement, CMS Posteingang, Rechnungsverarbeitung, Finanzwesen
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