ZUGFeRD – Strukturierter Rechnungsaustausch in Europa

Der tatsächliche Mehrwert der digitalen Rechnungstellung ist nur mit einer automatisierten Verarbeitung der Rechnungsinhalte erzielbar. Eine wichtige Voraussetzung für die gewünschten Kostenersparnisse besteht in der Verwendung eines einheitlichen Datenformats, welches sowohl in der Wirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann und die zahlreichen unterschiedlichen Formate und Branchenlösungen ersetzt und ergänzt. Im deutschsprachigen Raum soll das Format ZUGFeRD dieses Ziel erreichen.

ZUGFeRD ergänzt die etablierten EDI- und Branchenstandards um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch. Als hybrides Rechnungsformat verbindet ZUGFeRD strukturierte Daten mit einem lesbaren PDF Dokument, sodass sowohl das PDF als auch der strukturierte Datensatz jeweils für sich genommen eine Rechnung darstellen. 

Seit der Veröffentlichung der Version 1.0 im Jahre 2014 sind zahlreiche Integrationen des Formats in vorhandene Software und ERP Lösungen und in unterschiedlichen Branchen wie Energie, Bau, Abfall, Handel entwickelt worden (vgl. die ständig aktualisierte Liste der ZUGFeRD-Anbieter und Unterstützer bei www.zugferd-community.net). Seit dem 24.3.2020 steht ZUGFeRD in der Version 2.1. zur Verfügung – erstmals in einer vollständig abgestimmten deutsch-französischen Version: ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 sind kompatible und technisch identische Formate, die gemeinsam die Kennung «Factur-X» nutzen. 

Hauptziel von ZUGFeRD ist es nach wie vor, dass elektronische Rechnungen genauso einfach empfangen und versandt werden können wie Papierrechnungen. Dies bedeutet insbesondere, dass der Austausch elektronischer Rechnungen ohne vorherige Absprachen möglich ist. 

Um die Verbreitung der elektronischen Rechnung und damit auch Unternehmen und öffentliche Verwaltungen zu unterstützen, hat die ZUGFeRD Community ein kostenfreies Online-Programm für Rechnungen im ZUGFeRD und Factur-X Format entwickelt und stellt es zur kostenlosen Nutzung ohne Registrierung bereit. 

Unter www.zugferd-rechnung.com oder unter www.factur-x.eu können Rechnungsdaten eingegeben werden, die fertige Rechnung im Format Factur-X bzw. ZUGFeRD abgerufen werden und dann als Anhang zu einer E-Mail verschickt werden. Die Formatversionen ZUGFeRD 2.1 bzw. Factur-X 1.0 oder ZUGFeRD 1.0 sind optional verfügbar. Als Onlinetool muss die Lösung nicht installiert werden, erleichtert so das digitale Arbeiten und bietet eine sichere und einfache Art, Rechnungen zu schreiben und zu versenden. 

ZUGFeRD kann ausserhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden – im europäischen wie in jedem internationalen Zusammenhang. Die grenzüberschreitende, internationale – und nicht nur europäische – Nutzbarkeit des Formates ist ein wichtiges Zielkriterium der Entwicklung von ZUGFeRD. 

ZUGFeRD basiert auf dem von UN/CEFACT entwickelten Standard zur Cross Industry Invoice (CII) sowie auf dem durch das europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten und darauf aufbauenden Message User Guides (MUG) für eine Kernrechnung. Der Grundstein für die Etablierung von ZUGFeRD ist als einheitliches internationales Format bereits gelegt; dieses Datenmodell kann weltweit verstanden werden und ist auch als Rechnungsformat in der Europäischen Union anerkannt. 

Neben Deutschland und Frankreich empfiehlt auch die Schweiz die Nutzung eines hybriden Rechnungsformats basierend auf dem dt./frz. Standard ZUGFeRD/Factur-X. Die Mehrheit der europäischen Länder verfügt über eigene nationale Lösungen mit einer erheblichen Bandbreite.

In Dänemark zum Beispiel existiert bereits seit 2005 die gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, Rechnungen nur in elektronischer Form an die öffentliche Verwaltung zu senden. Alle Behörden – zentral und lokal – ebenso wie alle Unternehmen sind mittlerweile einbezogen – klein, mittel und gross. In jedem Jahr werden so etwa 18 Millionen Rechnungen von der öffentlichen Verwaltung in Dänemark empfangen und verarbeitet. Das gesetzlich vorgesehene Format ist XML in einer dänischen Profilversion von UBL. Dänemark betreibt keine eigene staatliche Rechnungsplattform, sondern bietet mit «NEMHandel» eine standardisierte Infrastruktur zum Austausch von Nachrichten an. In staatlicher Regie wird lediglich ein zentrales Element, das sog. «NEMHandel Register» geführt, in dem alle Adressaten verzeichnet sind. Es ist Aufgabe der IT Dienstleister, die Standards zu beachten und Softwarelösungen für die Marktanforderungen zu entwickeln; alle IT-Dienstleister erhalten Zugang zu Richtlinien, Validation Tools, Stylesheets und Open Source Komponenten.

In Frankreich werden seit mehr als 10 Jahren bereits sektorübergreifend e-Rechnungen ausgetauscht, vor allem im B2B, aber auch zunehmend im B2G-Verhältnis. Seit dem 1. Januar 2012 hat die französische Regierung die Plattform «Chorus factures» ins Leben gerufen, um Lieferanten und staatlicher Verwaltung eine durchgängige elektronische Rechnungskommunikation zu ermöglichen. 55'000 öffentliche Rechnungsempfänger sind dieser Plattform bereits angeschlossen. Zwei XML Standards akzeptiert «Chorus factures»: Invoice UBL von OASIS und Cross Industry Invoice von UN/CEFACT, sowie hybride Rechnungen, d. h. XML Daten, die für die Integration von «Chorus factures» benötigt werden (im Format Invoice UBL) und signiertes PDF mit integriertem XML. Eine Verordnung macht die e-Rechnung für staatliche Lieferanten zur Pflicht. Diese lässt dem Rechnungssteller die Wahl bei der Art der Rechnungsübermittlung unter Wahrung der Vorgaben des französischen Steuerrechts; im Gegenzug sind der Staat, die öffentlichen nationalen Einrichtungen, die kommunalen Gebietskörperschaften und ihre Gruppierungen sowie die lokalen öffentlichen Einrichtungen verpflichtet, eRechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Die Verordnung wurde schrittweise umgesetzt und orientierte sich dabei an der Grösse des rechnungsstellenden Unternehmens. Der Umsetzungskalender sah folgende Termine vor: 1. Januar 2017, Verpflichtung für grosse Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts; 1. Januar 2018, Verpflichtung für mittelgrosse Unternehmen; 1. Januar 2019, Verpflichtung für kleine und mittlere Unternehmen; und seit 1. Januar 2020 Verpflichtung für sehr kleine Unternehmen.

 

Bereits seit dem 6. Juni 2014 ist auch in Italien die E-Rechnung im Verkehr B2G gesetzlich für alle Lieferanten der Ministerien, Steuerbehörden, Sozialversicherungsträger vorgeschrieben; seit dem 31. März 2015 gilt diese gesetzliche Verpflichtung für alle öffentlichen Behörden. Die Übermittlung der eRechnungen erfolgt über einen zentralen Hub, der vom der «Agenzia Entrate» betrieben wird («Sistema di Interscambio»). Das italienische Format («FatturaPA») ist XML basiert und kompatibel mit CEN/BII und CEN/Message User Guidelines (MUG). Seit 1.1.2019 muss auch im B2B-Bereich jede Rechnung eines italienischen Lieferanten an einen italienischen Käufer im FatturaPA-Format über das SdI-Austauschsystem eingereicht werden, bevor sie aus steuerlicher Sicht als ausgestellt gilt. Für die Nutzung des italienischen Clearance-Systems wird eine aufwendige elektronische italienische Signatur benötigt.

Der Standard «ebInterface» in Österreich wird bereits seit 2009 von AUSTRIAPRO im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich entwickelt. Er steht insbesondere für FIBU- bzw. ERP-Softwareherstellern sowie alle Interessierten kostenlos für die Implementierung zur Verfügung. Seit 1.4.2018 ist die aktuelle Version 5.0 verfügbar und berücksichtigt die Anforderungen aus dem neuen EU E-Rechnungsstandard gemäss der Europäischen Norm EN 16931-1. ebInterface wird insbesondere seitens der öffentlichen Verwaltung (Bund, Land Oberösterreich etc.) und ausgewählten Unternehmen (z. B. der Österreichischen Bundesbahn ÖBB) als Standard-Format für die Einbringung von strukturierten E-Rechnungen eingesetzt.

Stefan Engel-Flechsig ist Rechtsanwalt in Bonn. Seine Tätigkeitsschwerpunkte umfassen rechtliche Fragen der IT-Anwendungen, insbesondere auch rechtliche Fragen elektronischer Rechnungen im nationalen und internationalen Umfeld. Er hat das Forum elektronische Rechnungen in Deutschland (FeRD) und die ZUGFeRD Community gegründet, ein Netzwerk aus Anwendern, Entwicklern und Experten aus Wirtschaft und Verwaltung.