Zeiterfassung wird in vielen Unternehmen zur Organisation und Abrechnung von Arbeitszeiten eingesetzt. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, Zeiten zu erfassen – von der reinen Anwesenheitskontrolle reicht das Spektrum über Web-Zeiterfassung und Zeiterfassungs-Apps bis hin zur tätigkeitsbezogenen und projektbezogenen Zeiterfassung.
Zeiterfassung hat mannigfaltige Facetten. Kleinere Unternehmen nutzen oft noch Stundenzettel, um ihre Arbeitszeiten aufzuschreiben. Dies ist jedoch sehr aufwändig und erfordert von der Personalabteilung einen hohen manuellen Aufwand. Deswegen gehen immer mehr Firmen dazu über, die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen.
Vorteile einer elektronischen Zeiterfassung im Unternehmen
Eine nach wie vor gängige Form der elektronischen Zeiterfassung ist die Stempeluhr. Dies ermöglicht es, mit relativ wenig manuellem Aufwand, die Anwesenheit der Mitarbeitenden zu überwachen und beispielsweise zu prüfen, ob die Sollarbeitszeit eingehalten wird. Eine Stempeluhr hilft, Papierkram zu vermeiden und schafft Transparenz – sowohl für das Unternehmen als auch für die Beschäftigten. Für das Unternehmen ist es so einfacher, Fehlzeiten oder Unpünktlichkeit auszuwerten und für Mitarbeitergespräche zu nutzen. Zeitgleich haben die Angestellten einen Überblick über ihre Überstunden. Eine elektronische Zeiterfassung ermöglicht also eine einfache Verwaltung von Überstunden- und Gleitzeitkonten sowie von Abwesenheitszeiten wie Urlaub und Krankheit.
Nachteile einer elektronischen Zeiterfassung
Auf den ersten Blick bietet eine Zeiterfassung viele Vorteile. Doch es gibt auch Nachteile. Besonders, wenn eine Zeiterfassung neu eingeführt wird, kann es zu Spannungen im Betrieb kommen. Die Mitarbeitenden haben möglicherweise das Gefühl, überwacht zu werden, und sehen die Einführung der Zeiterfassung als ein Beweis hohen Misstrauens der Unternehmensführung. Gegebenenfalls neigen einige Betriebsangehörige auch dazu, alle Stempel- oder Stundenlisten immer wieder auf das Genauste zu prüfen, um sich keine Überminute entgehen zu lassen. Besonders, wenn im Unternehmen Vertrauensarbeitszeit herrscht und diese Methode im Grossen und Ganzen funktioniert, ist es wichtig, Vor- und Nachteile genau abzuwägen.
Zeiterfassung im Arbeitsrecht
Wichtig ist auch der arbeitsrechtliche Aspekt der Zeiterfassung. So kann beispielsweise Arbeitnehmern, die ihre Zeiten absichtlich falsch erfassen, fristlos gekündigt werden. Eine vorherige Abmahnung wegen Verstoss gegen die Sorgfalts- und Treuepflicht ist nicht notwendig; eine Entlassung kann sofort erfolgen. Bei der Einführung einer Zeiterfassung ist es deswegen immer wichtig, mit der Belegschaft zu sprechen und beispielsweise die Vorteile eines Gleitzeit- oder Überstundenkontos zu erläutern.
Softwaregestützte Zeiterfassung
Immer öfter wird die Zeiterfassung mithilfe einer speziellen Zeiterfassungssoftware verwaltet. Dabei kann es sich um ein spezielles Tool handeln. Teilweise ist eine Zeiterfassung aber auch Bestandteil des im Unternehmen verwendeten ERP-Systems oder einer Projektmanagement-Software. Im Rahmen dieser Systeme werden häufig spezielle Webportale angeboten, über die Arbeitszeiten verwaltet werden können. Alle Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, ihre Zeiten von überall einzutragen. Das ist besonders sinnvoll bei Aussendienstmitarbeitern und Arbeitnehmerüberlassung (Leiharbeit).
Es gibt auch Möglichkeiten, Arbeitszeiten spezifisch für Projekte, Produkte und bestimmte Tätigkeiten zu erfassen. Diese aufgabenbezogene Zeiterfassung ermöglicht es beispielsweise Dienstleistungsbetrieben, Zeiten den Kunden in Rechnung zu stellen. Natürlich ist es auch sinnvoll, so zu überwachen, wie viel Arbeitszeit für produktive Tätigkeiten und wie viel Zeit für unproduktive Tätigkeiten und organisatorische Vorgänge aufgewendet wird.
Vorteile einer spezifischen, softwaregestützen Zeiterfassung im Unternehmen:
- Verlässliche Verwaltung aller Arbeitszeiten und Fehlzeiten
- Automatische Verwaltung von Gleitzeitkonten
- Auswertungen aller Arbeits- und Fehlzeiten
- Auswertungen aller geleisteten Tätigkeiten
- Auswertungen über produktive und unproduktive Tätigkeiten im Unternehmen
- Papierlose, automatisierte Ferienplanung
- Reduzierung des Abrechnungsaufwands
Mobile Zeiterfassung
Neben der softwaregestützten Zeiterfassung liegt besonders die bereits angesprochene mobile Zeiterfassung immer mehr im Trend. Die Arbeitszeiten werden dabei mithilfe von Webportalen über das Internet und über mobile Endgeräte wie Tablet-PCs und Smartphones erfasst. Bestehende Webportale können oft nicht nur Arbeitszeiten, sondern auch Urlaubsanträge und Reisekosten verwalten. Der grösste Vorteil besteht aber darin, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an jedem beliebigen Ort erfassen können. Das spart manuellen Aufwand, da die Zeiten weder aufgeschrieben noch später händisch in die Software übertragen werden müssen. Auch erhält das Unternehmen die Arbeitszeiten schneller und kann so zügiger abrechnen. Natürlich ist es so auch möglich, alle Arbeitszeiten schnell und umfassend auszuwerten.
Vorteile mobiler Zeiterfassung:
- Zeitsparende Arbeitszeiterfassung
- Vermeidung von manuellem Übertrag in die Software
- Dadurch Vermeidung von Tippfehlern
- Schnelle Verfügbarkeit der Arbeitszeiten im Unternehmen
- Schnelle und vereinfachte Rechnungsstellung
- Besseres Controlling
- Zusätzliche Transparenz gegenüber dem Kunden
Projektbezogene Zeiterfassung
In Dienstleistungsunternehmen ist es oft notwendig, Projekte stundengenau abzurechnen. Denn die Arbeitszeiten werden dem Auftraggeber in Rechnung gestellt. Wichtig ist hierfür ein Nachweis, der Arbeitszeiten den jeweiligen Projekten zuordnet. Dabei hilft eine projektbezogene Zeiterfassung, die dafür sorgt, dass alle fakturierbaren Projektminuten gezählt werden. Die Arbeitszeiten werden tätigkeitsbezogen zugeordnet und stehen so für Auswertungen wie Projektnachkalkulation und Tätigkeitsanalyse zur Verfügung.
Wichtig ist eine Zeiterfassung aber auch bei Projekten, die pauschal nach Stunden abgerechnet werden. So ist es möglich, nachzuweisen, ob die pauschale Stundenanzahl unter- oder überschritten wurde und ob sich das Projekt somit rechnet oder nicht. Eine projektbezogene Zeiterfassung hilft so auch beim Projektcontrolling.
Eine projektbezogene Zeiterfassung ist besonders für folgende Bereiche interessant:
- Entwicklungstätigkeiten (z.B. Fahrzeug- oder Software-Entwicklung)
- Support/Betreuung
- Arbeitnehmerüberlassung
- Agenturen
- Unternehmensberatung
Fazit
Eine Zeiterfassung trägt dazu bei, Anwesenheit und Abwesenheit zu kontrollieren und zu verwalten. Es ist so möglich, umfassende Gleitzeitkonten zu verwalten. Wenn noch eine projekt- oder aufgabenspezifische Zeiterfassung hinzukommt, sind umfassende Auswertungen über alle Tätigkeiten der Mitarbeiter möglich. Wichtig ist aber, bei der Einführung einer Zeiterfassung die Mitarbeiter umfassend zu informieren. Sonst ist es möglich, dass die Zeiterfassung als Kontrollinstrument wahrgenommen wird, was zur völligen Ablehnung des Instruments führen kann.
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Jörg Lehmeier
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Literatur:
Strategisches Projektmanagement, Hers. Eric Schott, Christophe Campana, Springer-Verlag Berlin/Heidelberg
Kapazitätsorientiertes Arbeitszeitmanagement, Markus Kotzur, Grin-Verlag Norderstedt