Dieses Zitat von Benjamin Franklin aus dem Jahr 1748 ist insbesondere für Dienstleistungsunternehmen nach wie vor von existenzieller Bedeutung: Die Zeit- und Leistungserfassung ist bei vielen Unternehmen der wichtigste Teil des Wertschöpfungsprozesses. Umso wichtiger hier einerseits gesetzeskonform («SECO-Compliance») zu sein, andererseits den Mitarbeitern eine moderne und benutzerfreundliche Möglichkeit zu bieten, um die Erfassungen schnell, komfortabel und vollständig erledigen zu können.
(Symbolbild: Shutterstock)
Insbesondere bei Dienstleistungsunternehmen hat die korrekte Erfassung von Zeiten und Leistungen einen grossen Stellenwert, denn die Wertschöpfung eines Dienstleisters erfolgt durch die Erbringung von Arbeitszeit. Die Zeiterfassung ist daher das Herzstück des Wertschöpfungsprozesses und bildet die Grundlage für die Weiterverrechnung der erbrachten Leistungen.
Dienstleister haben ihre Abläufe rund um ihren zentralen Kernprozess (Lead-to-cash) in aller Regel so wenig digitalisiert und automatisiert, wie kaum eine andere Branche. Dadurch verschenken sie wertvolle Produktivität und haben gleichzeitig hohe Prozesskosten bei der Weiterverarbeitung der erfassten Zeiten und Leistungen. Oftmals notieren die Mitarbeiter ihre Zeiten, Leistungen und Spesen auf einem Blatt Papier, welches sie wöchentlich bei der Buchhaltung abgeben. Besonders im Aussendienst kommt das immer noch viel häufiger vor, als man in Zeiten der digitalen Transformation denkt.
Die Erfassung von Zeiten und Leistungen sowie sämtliche damit in Verbindung stehende Folgeprozesse sind für die Mitarbeitenden ein notwendiges Übel, aus der Sicht des Unternehmens jedoch die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Abwicklung ihres Geschäftsmodells. Die erfassten Zeiten dienen dabei der Aufzeichnung der «Präsenz» des Mitarbeiters und führen durch die Überführung in die Personalzeitwirtschaft zur korrekten Saldenbildung der verschiedenen Zeitarten (Arbeitszeit, Überstunden etc.) und des korrekten Urlaubsanspruchs.
Die erfassten Leistungen hingegen sind die Grundlage für das Controlling und führen zu einer präzisen Kostenverrechnung und damit Kostenverteilung im Unternehmen. Zudem sind die erfassten Leistungen die Basis für die Rechnungsstellung an die Kunden.
Fünf wichtige Gründe, warum eine systematische Erfassung von Zeiten und Leistungen nicht nur aus gesetzlichen Gründen, sondern generell für Dienstleistungsunternehmen von existentieller Bedeutung ist.
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Gesetzliche Bestimmungen
SECO-Compliance bedeutet die Einhaltung der per Arbeitsgesetz vorgeschriebenen Regelungen, welche vom Gesetzgeber überwacht und kontrolliert werden. Das Arbeitsgesetz verfolgt als wesentliches Ziel den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) verpflichtet den Arbeitgeber, eine Dokumentation über die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu führen. Gemäss Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) müssen daraus namentlich Dauer und Lage der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) und der Pausen ersichtlich sein.
Daraus lässt sich die Notwendigkeit einer Vollzeiterfassung ableiten: Mitarbeiter müssen somit die Zeiten mit Beginn und Ende erfassen, Pausen sind klar abzugrenzen. Beispiel für einen korrekt erfassten Tag: 07:45 – 12:00 und 13:00 – 17:15 Uhr. Im Rahmen einer Vollzeiterfassung muss dann diese Zeitdauer (in unserem Beispiel 8,5 Stunden) auf die entsprechenden Kontierungsobjekte (Projekte, Aufträge etc.) verteilt werden. Leistungen, die nicht verteilt werden, bleiben auf der eigenen Kostenstelle «liegen». -
Ressourcenplanung
Was «Ladenhüter» für den Handel sind, sind nicht ausgelastete Mitarbeiter für den Dienstleister. Somit gehört eine optimale Auslastung der Mitarbeiter zu den wichtigsten und zugleich auch schwierigsten Aufgaben des Managements in Dienstleistungsunternehmen. Es ist von grösster Wichtigkeit, dass Sie frühzeitig erkennen, wenn der absehbare Bedarf nicht durch die vorhandenen Ressourcen abgedeckt werden kann oder sich eine Unterauslastung abzeichnet. Eine umfassende und aktuelle Zeiterfassung ist die Basis für eine verlässliche Planung der Ressourcen für die Zukunft. -
Verminderung von administrativem Aufwand
Die Erfahrungen haben gezeigt, dass klassische Fertigungsunternehmen, welche nicht sämtliche Prozess-Evolutionsschritte der Vergangenheit mitgemacht haben (JIT, KANBAN, KAIZEN, etc.), mittelfristig nicht wettbewerbsfähig geblieben wären. Dienstleistungsunternehmen sind hingegen sehr oft noch eine «letzte Bastion der Handarbeit». Bei diesen Unternehmen laufen immer noch sehr viele ihrer wertschöpfenden Kernprozesse unstrukturiert und mit hohem manuellem Aufwand ab.
Dieser Aufwand (späte/fehlerhafte Erfassungen, Mehrfacherfassung, Korrekturen etc.) kann drastisch reduziert und die dabei freiwerdende Kapazität wertbringend eingesetzt werden. Neue intelligente Services unterstützen mit künstlicher Intelligenz und Maschine Learning (z. B. OCR-Scanning mit Deep Learning für die automatische Kontierungsermittlung) die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit, reduzieren Fehler und machen Nacharbeiten unnötig. -
Projektcontrolling und Rentabilität
Bei einer täglichen Zeiterfassung in Echtzeit ist das Projektcontrolling jederzeit aktuell: Sie müssen sich nicht mehr auf Ihr Bauchgefühl verlassen, sondern sehen auf einen Blick, welche Arbeiten bereits geleistet wurden oder noch offen sind. So können Sie auch verlässliche und frühzeitige Massnahmen bei auftretenden Abweichungen durchführen. Der Fertigstellungsgrad eines Projekts lässt sich damit exakt berechnen und eine Restaufwandschätzung daraus ableiten. Ergänzt um die regelmässige subjektive Einschätzung der Projektbeteiligten im Rahmen der Projektstatusbeurteilung erhalten Sie eine konsistente 360-Grad Rundumsicht auf Ihre Projekte! -
Belastbare und schnelle Weiterverarbeitung
Jeder kennt das Problem: Nach einem langen und stressigen Tag müsste am Abend eigentlich noch die geleistete Arbeit erfasst werden, das wird aber nur allzu oft auf den nächsten Tag oder auf das Ende der Woche verschoben. Um dem Kunden die erbrachten Leistungen sauber und belastbar aufzeigen zu können, sollte die Leistungserfassung aber zeitnah erfolgen - im Optimalfall am Ende des Arbeitstages. Nur dann deckt sich die Erfassung korrekt mit der effektiven Leistung und führt zu einem seriösen Arbeitsrapport gegenüber der Kundschaft.
Mit dem Einsatz einer intuitiven, schnellen und komfortablen Erfassungslösung, kann die Zeit von der Leistungserbringung bis zur Bezahlung des Kunden erheblich gesenkt werden. Die Qualität der Arbeitsrapporte steigt dadurch und die Zahl der Reklamationen sinkt drastisch.
Wie funktioniert das alles mit SAP?
Um eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter für eine notwendigen Erfassungslösung zu erhalten, muss eine solche Lösung hinsichtlich Einfachheit, Schnelligkeit, Mobilität und Fehlerresistenz konsequent perfektioniert sein. SAP bietet inzwischen verschiedene Möglichkeiten im Standard an. Bewährt hat sich jedoch eine hinsichtlich Usability und Performance optimierte und auf Dienstleistungsunternehmen angepasste Lösung: ProTime der Firma Process Partner AG wurde exakt auf diese Anforderungen ausgerichtet und bietet eine intuitive und selbsterklärende Benutzeroberfläche, die über ein hochmodernes UI5-Frontend zur Verfügung steht, und dadurch mit praktisch jedem gängigen Browser auf allen Geräten (Desktop, Notebook, Tablet, Mobiltelefon) funktioniert. Die Erfassungsprozesse zeichnen sich dabei durch Einfachheit, Effizienz und Schnelligkeit aus, die durch punktgenaue Eingabeprüfungen unterstützt werden. Alle Daten werden nur einmal erfasst und stehen für sämtliche benötigten Folgefunktionen konsistent zur Verfügung.
ProTime ermöglicht dem Mitarbeiter eine vollintegrierte Erfassung von Zeiten, Leistungen und Spesen, den Abruf aller relevanten Reports und Auswertungen und die Anzeige von Zusatzinformationen wie Zeitsalden und Urlaubstage. Neben diesen Erfassungs- und Auswertungsfunktionalitäten bietet ProTime auch ein umfassendes Freigabe – und Genehmigungsframework an, mit vordefinierten Freigabestrategien und Genehmigungsszenarien für Mitarbeiter, Vorgesetzte, Projektleiter und weiteren generische Ebenen, z. B. die Personalabteilung. Und das Wichtigste dabei: ProTime unterstützt Ihre Mitarbeiter durch die tägliche Erfassung am Ende des Arbeitstages bei der klaren und notwendigen Grenzziehung zur Aufrechterhaltung einer gesunden Work-Life-Balance!
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Process Partner AG, ein SAP-Beratungs- und Systemhaus; ausgezeichnet mit dem höchsten Partner-Status von SAP: «Platinum».
Der Autor
Michael Rothmund ist CEO der Process Partner AG.
Process Partner AG | 9015 St. Gallen | T +41 71 314 07 07 | www.processpartner.ch
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