Welchen Nutzen bietet ein DMS in Verbindung mit einem ERP-System? Wie funktioniert es, und worauf ist bei der Implementierung zu achten? Antworten dazu liefert unsere Expertenrunde mit Simon Lüdi, CEO dynasoft AG, als fundierter ERP-Kenner und Andres Forrer, Geschäftsführer Optive GmbH, als erfahrener DMS/ECM/EIM-Spezialist.
Quelle: Willi Heidelbach | Pixabay
Interview mit Simon Lüdi und Andreas Forrer
Interview: Christian Bühlmann, Chefredakteur topsoft Fachmagazin
Herr Forrer, Herr Lüdi, Sie können mir sicher erklären, warum anstelle von Dokumentenmanagement oft der Begriff Enterprise Content Management (ECM) verwendet wird. Wo liegt der Unterschied?
Andreas Forrer: ECM ist die gesamtheitliche Betrachtung aller Unternehmensinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen. Zentrale Elemente hierfür sind Archivierungs-, Out- und Input-Management- sowie Web-Content-Managementsysteme, aber auch ein Dokumentenmanagementsystem. Das DMS ist ein Bestandteil des ECM, um Unternehmensdokumente digital zu archivieren und einen schnellen Zugriff auf sie zu ermöglichen.
Simon Lüdi: Gerade im Zusammenspiel mit einem ERP-System, welches mehrere Unternehmensbereiche abdeckt, geht es nicht mehr nur um Dokumente, sondern um unternehmensweite Inhalte. Der Begriff «Enterprise Content Management» verdeutlicht diesen Sachverhalt besser.
Wie erklären Sie einem Interessenten, wie ein Dokumentenmanagementsystem funktioniert, und was es bietet?
Andreas Forrer: Mit der Einführung eines DMS/ECM/EIM erhalten die Unternehmen jene Funktionalität, die es braucht, um Dokumente gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten. Dazu gehört auch die Versionierung der Dokumente, um Vorgänge nachvollziehen zu können. Die gemeinsame, unternehmensinterne Arbeit an Dokumenten wird deutlich vereinfacht. Das Motto lautet grundsätzlich: «Finden statt Suchen». Der Einsatz eines DMS/ECM/EIM empfiehlt sich für jede Unternehmensgrösse. Bedingt durch die zunehmende Nutzung von Internettechnologien strömen immer mehr Informationen auf die Unternehmen ein, die strukturiert kanalisiert werden müssen. Dabei stossen wir in vielen Unternehmen auf Insellösungen, die offline und online Belege verwalten und dafür auch verschieden Quellen einsetzen. Es ist daher die Kunst eines professionellen DMS/ECM/EIM dafür zu sorgen, dass all diese Informationen aus den verschiedenen Quellen an einer Stelle im Unternehmen wieder auffindbar gemacht werden.
Teilweise bieten auch ERP-Systeme integrierte DMS-Funktionen. Würden Sie trotzdem zu einer separaten Lösung für die Dokumentenverwaltung raten?
Simon Lüdi: Spezialisierte DMS/ECM/EIM bieten Möglichkeiten, die ein integriertes ERP nicht bieten kann oder sollte. Die Schrifterkennung ist zum Beispiel ein Thema, welches normalerweise nicht zu den Kernkompetenzen eines integrierten ERP gehört. Gleichwohl sind die Disziplinen des DMS/ECM/EIM natürlich sehr eng mit denen des ERP verknüpft. Das ERP kümmert sich grundsätzlich um die waren und verwaltungsbezogenen Prozesse und sieht im DMS/ECM/EIM einen zentralen Bereich für die Aufbewahrung und Administration externer Dateien wie Dokumente, Belege usw. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich der Einsatz eines DMS/ECM/EIM lohnt, da die Unternehmensprozesse dadurch entlastet und vereinfacht, d.h. effizienter und effektiver werden.
Das DMS/ECM/EIM sorgt am Ende des Tages dafür, dass die Dokumente aus den auftragsorientierten ERP-Prozessen revisionssicher und somit gesetzeskonform archiviert werden. Oder anders formuliert: Dort, wo sich DMS/ECM/EIM und ERP unterscheiden, liegt der Sinn der Ergänzung.
Welche Rechtsgrundlagen sind in Zusammenhang mit der Anwendung eines DMS-Systems zu beachten?
Andreas Forrer: In erster Linie wäre da die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBÜV) zu nennen. Diese bildet die wesentliche kaufmännische Grundlage für den Einsatz rechtssicherer Archivierung. Daneben gibt es immer wieder branchenspezifische Eigenarten zu betrachten, die von Kunde zu Kunde unterschiedlich sein können.
Simon Lüdi: Die Einführung eines ERP betrifft das ganze Unternehmen. In diesem Sinn ist es auch die Aufgabe des Managements, die damit verbundenen Rechtsgrundlagen zu beachten. Wie erwähnt, ist im Rahmen der GeBüV klar festgelegt, wie mit Informationen – welche grösstenteils im ERP entstehen bzw. dort bearbeitet werden – umzugehen ist. Ein geeignetes DMS/ECM/EIM bietet hier optimale Unterstützung.
Wo sehen Sie die primären Geschäftsbereiche bzw. -prozesse für ein DMS? Welches sind aus Ihrer Erfahrung die wichtigsten Funktionen?
Andreas Forrer: Der primäre Geschäftsbereich ist sicher die digitale Büroorganisation. Der gesamte Ablauf in einem Büro mündet früher oder später im Entstehen von Dokumenten. Diese rechtssicher und komfortabel abzulegen, erneut aufzurufen, weiter zu bearbeiten ist die Aufgabe, die ein DMS/ECM/EIM erledigen sollte. Wir sind seit über 20 Jahren als DMS/ECM/EIM Anbieter in der Schweiz tätig; unsere Erfahrung zeigt, dass es in der Regel immer um Büroautomatisierung geht.
Simon Lüdi: Man stelle sich vor, dass eine Rechnung auf den Scanner gelegt wird und Sekunden später in unserem ERP tosca gegen die Bestellung geprüft werden kann, oder direkt als Kreditorenbuchung, notabene mit dem richtigen Kreditor, angelegt wird. Dies bedeutet gerade im Bereich der Rechnungsprüfung ein enormes Rationalisierungspotenzial.
Worauf ist Ihrer Meinung nach bei der Einführung einer Dokumentenmanagementlösung besonders zu achten? Was ist Ihr Geheimtipp?
Simon Lüdi: Massgeblich ist, dass – wie bei jeder Einführung von Business Software – im Vorfeld sorgfältig analysiert und spezifiziert wird. Das Projekt muss professionell geleitet werden. Dazu ist auch das Engagement des Kunden von entscheidender Bedeutung.
Andreas Forrer: Die Erfahrung des Partners ist sehr wichtig; grundsätzlich ist Dokumentenmanagement nichts Neues. Es ist zunächst einmal nur die Überführung der papierorientierten Ablage in die digitale Archivierung. Aufgrund der zahlreichen Möglichkeiten, die ein DMS/ECM/EIM bietet, muss es auf Basis der Analyse geplant und eingeführt werden. Durchaus auch step by step. Der Versuch der Einführung der «eierlegenden Wollmilchsau» ist der Sterbegrund der meisten DMS/ECM/EIM Projekte.
Wie sehen Sie die Zukunft der DMS-Systeme? Welchen Einfluss haben Trends wie Cloud Computing oder mobile Geräte?
Simon Lüdi: Der Zugriff auf Dokumente über mobile Geräte ist ein Kundenbedürfnis, sogar ein Musskriterium. Dies gilt insbesondere für den Aussendienst in Unternehmen, der die Möglichkeit besitzen muss situativ in Kundengesprächen auf Verträge, Umsatzberichte, E-Mails etc. zuzugreifen.
Simon Lüdi
CEO, dynasoft AG. Als international tätiger Softwarehersteller und Implementierungspartner mit Schweizer Wurzeln verfügt die dynasoft AG mit ihrer ERP-Lösung tosca über eine umfassende Unternehmenslösung. Dazu gehört auch eine ECM-Schnittstelle zu ELO Digital Office.
Weitere Informationen zu Dynasoft im Profil in der topsoft Marktübersicht.
Andreas Forrer: Cloud im Sinne der öffentlichen Cloud ist sicher kein Thema wegen der Sensibilität der Geschäftsinformationen. Der Betrieb in der privaten Cloud z.B. als Housinglösung wird aber immer stärker bei den Kunden in Betracht gezogen und umgesetzt.
Vielen Dank, Herr Lüdi und Herr Forrer, für das interessante Gespräch.
Andreas Forrer
Geschäftsführer, Optive GmbH. Die Kernkompetenzen der Optive GmbH liegen in der Entwicklung und Implementierung von Lösungen für Dokumenten-Management, revisionssicherer Archivierung und Workflow auf der Basis des ECM-Systems ELO Digital Office.
Weitere Informationen zu Optive im Profil in der topsoft Marktübersicht.
Geschäftsführer, Optive GmbH. Die Kernkompetenzen der Optive GmbH liegen in der Entwicklung und Implementierung von Lösungen für Dokumenten-Management, revisionssicherer Archivierung und Workflow auf der Basis des ECM-Systems ELO Digital Office.
Weitere Informationen zu Optive im Profil in der topsoft Marktübersicht.
Simon Lüdi
CEO, dynasoft AG. Als international tätiger Softwarehersteller und Implementierungspartner mit Schweizer Wurzeln verfügt die dynasoft AG mit ihrer ERP-Lösung tosca über eine umfassende Unternehmenslösung. Dazu gehört auch eine ECM-Schnittstelle zu ELO Digital Office.
Weitere Informationen zu Dynasoft im Profil in der topsoft Marktübersicht.