Erfahren Sie am Beispiel von SPEDNOVA AG, wieso SAP und KMUs zusammenpassen und wie die komplexen Herausforderungen eines Logistikdienstleiters, welcher hauptsächlich Cigarren und Cigarillos für Dannemann und Villiger vertreibt, mit SAP Business One gemeistert werden.
SPEDNOVA AG wurde im Jahr 1991 gegründet und hat ihren Sitz in Gontenschwil im Kanton Aargau. Das Unternehmen ist hauptsächlich im Vertrieb von Cigarren, Cigarillos und Pfeifentabake tätig. Als Logistikdienstleister führt SPEDNOVA bei sich das Auslieferlager seiner Auftraggeber, erfasst die Kundenbestellungen gemischt über alle Hersteller, rüstet und versendet die Ware, stellt Rechnungen in eigenem Namen und besorgt zudem das Mahnwesen. Die SPEDNOVA zeichnet sich als Allrounder aus, welcher eine hohe Flexibilität in der Auftragsbearbeitung und eine günstige Kostenstruktur ausweisen kann.
Der sehr komplexe und spezielle Logistikprozess der SPEDNOVA muss deshalb von einer Software unterstützt werden, die äusserst flexibel auf ihre Bedürfnisse angepasst werden kann, aber trotzdem immer updatefähig bleibt. Diese Anforderungen konnten mit dem alten Server-Betriebssystem, welches auf Unix basierte, nicht mehr erfüllt werden.
«Da wir eine sehr kleine Firma mit tiefem Projektbudget sind, musste das System bereits standardmässig alle Logistik- und Buchhaltungsprozesse vollintegriert mitbringen. Es gibt nicht viele ERP, die das alles können! SAP Business One erfüllt diesen Spagat aus unserer Sicht wirklich gut.»
Lothar Eichenberger, Geschäftsführer SPEDNOVA AG
Maximale Leistung dank dem richtigen Partner
Seit der Gründung der SPEDNOVA AG steht ihr die DATA UNIT AG als Partner zur Seite. Die langjährige Betreuung, gestützt von den guten Referenzen und dem passenden Preis, sicherte die Weiterführung dieser Zusammenarbeit bei der Implementierung von SAP Business One.
«Natürlich gab es kurz nach dem Go-Live eine harte Zeit, wie in jedem IT-Projekt. Die DATA UNIT AG war aber darauf vorbereitet. Wir spürten in dieser Phase eine sehr hohe Verfügbarkeit von mehreren Personen, die allfällige Probleme schnell und unkompliziert lösen konnten.»
Lothar Eichenberger, Geschäftsführer SPEDNOVA AG
Eine der grössten Herausforderungen bei der Implementierung stellte die EDI-Anbindung von Kunden und Lieferanten dar. Die elektronischen Bestelleingänge sollen einfach und ohne grossen Aufwand geprüft und freigegeben werden können. Auftretende Probleme wie fehlerhafte Files der Kunden und Partner, Bestellungen mit falscher Artikel-EAN oder unbekannten Lieferadressen sowie out-of-Stock-Situationen müssen effizient erkannt und gelöst werden. Um diese Wünsche zu erfüllen, entwickelte die DATA UNIT AG in enger Zusammenarbeit mit SPEDNOVA AG ein Add-On, welches genau solche Momente bewältigen kann.
Steigerung von Professionalität und Dienstleistungsqualität als absehbaren Folgen von SAP
Ein Jahr nach der Einführung von SAP Business One fällt die Bilanz für die SPEDNOVA AG positiv aus. Der elektronische Datenaustausch funktioniert dank der EDI-Anbindung an Kunden und Partner einwandfrei. Bestellung können elektronisch empfangen und bestätigt werden. Insbesondere die Integrierung einer Scanner-Lösung, mit der die Lagerprozesse digital begleitet werden können, führte zur angestrebten Optimierung. Zusätzlich können neu auch die von einigen Grosskunden gestellten Spezial-Anforderungen bei der Palettenauszeichnung (SSCC) und der elektronischen Lieferbestätigung (DESADV) problemlos erfüllt werden.
«Von Kunden haben wir kaum Reaktionen bekommen, was absolut positiv zu werten ist. Das moderne Rechnungslayout kommt gut an und für die EDI-Kunden war der Übergang völlig nahtlos!»
Lothar Eichenberger, Geschäftsführer SPEDNOVA AG
Das neue ERP-System lässt sich intuitiv bedienen und führt dadurch zu einer angenehmen und leichten Anwendung. Mit zusätzlichen Plausibilisierungen und Alarmfunktionen werden mögliche User-Fehler minimiert und schnell erkannt.
«Unsere Mitarbeitenden haben Spass mit dem neuen System. Dank SQL-Abfragen und individuell gestalteten Reports sind alle gewünschten Datenauswertungen schnell verfügbar. So dass auch ich als Geschäftsführer einen hohen Nutzen habe.»
Lothar Eichenberger, Geschäftsführer SPEDNOVA AG
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