Sendungen erreichen Unternehmen auf diversen Kanälen: Bspw. per E-Mail, über Messenger, Telefax oder als analoge Briefpost. Die Verarbeitung ist somit umständlich. Deshalb bietet sich ab einer bestimmten Zahl Sendungen die Dienstleistung eines Digitalen Posteingangs an, eines Digital Mailroom. Hier werden die Dokumente extern sortiert und in ein einheitliches Format gebracht, um dann digital weiterverarbeitet zu werden. Worauf müssen Sie bei der Auswahl achten?
Symbolbild von KI erstellt
Um die eingehende Post aus den verschiedenen Kanälen digital aufzubereiten, gibt es drei Möglichkeiten: Man stellt jemanden ein, man installiert ein IT-System als Digitalen Posteingang oder engagiert einen Dienstleister, der die Arbeit macht. Und genau um diese Dienstleister im Bereich Digital Mailroom geht es in diesem Beitrag.
Vergleichen lohnt sich
Es sind zurzeit eine Handvoll Unternehmen im Schweizer Markt tätig, die ähnliche, aber eben nicht identische Dienstleistungen für KMU anbieten. Dazu kommen verschiedene Anbieter, die für bestimmte Branchen tätig sind oder nur gewisse Dienstleistungen übernehmen.
Wie immer gilt es, die Leistung und den Preis zu vergleichen, bevor man sich für einen Dienstleister entscheidet.
Die bekannteren Anbieter sind in alphabetischer Reihenfolge:
- Adeon AG, Altendorf – adeon.ch
- DuMo Informatik & Scanning AG, Spreitenbach – dumo.ch
- ePost, eine Marke von Klara Business AG, Tochter der Schweizerischen Post - epost.ch
- Koelliker Büroautomation AG, Wallisellen – koelliker.ch
- Peax AG, Luzern – peax.ch
Dabei sind die angebotenen Dienstleistungen sehr unterschiedlich. Während alle zum Beispiel die Digitale Posteingangserfassung anbieten und die Sicherheit sowie die Compliance sicherstellen, ist schon die automatische Volltextindexierung nicht mehr bei allen Anbietern gegeben oder nur als zusätzliche Option zu haben.
Folgende Funktionen werden unter anderem angeboten:
- Digitale Posteingangserfassung
Diese sollte alle Sendungen umfassen: Diejenigen, die digital eintreffen sowie jene in analoger Form.
- Dokumentenklassifizierung
Die Sendungen werden analysiert und kategorisiert. Oft kommt hier KI zum Einsatz.
- Indexierung
Das System erkennt relevante Informationen und indexiert diese.
- Rollen- und Zugangsmanagement
Mit Rollen und Zugriffsrechten werden die Dokumente geschützt.
- Digitales Archiv
Die Dokumente werden in der Ablage sicher gespeichert und können durchsucht werden.
- Intelligente Suchfunktion
Suchalgorithmen erleichtern die Suche in den Dokumenten und dem Archiv.
Dazu gibt es noch weitere Funktionen, welche im Grundangebot dabei sind oder als Option dazugebucht werden können. Wichtig ist, dass Sie sich im Klaren sind, was Sie wirklich brauchen und was eher ein «nice to have» ist.
Preisvergleich ist nicht ganz einfach
Die Preise variieren je nach Anbieter und Angebot. Bei einem Dienstleister wird beispielsweise pro gescanntes Dokument abgerechnet, bei anderen nach Anzahl der Nutzer, wieder andere kennen Pauschalen je nach Anzahl Sendungen. Dies macht den Vergleich nicht einfach.
Grundsätzlich gilt jedoch: Es ist wichtig zu wissen, wie viele Sendungen im eigenen Unternehmen pro Tag oder Monat eintreffen. Denn darauf basieren die Kalkulationen für den Vergleich. Und prüfen Sie bei der Auswahl die spezifischen Anforderungen, die angebotenen Funktionen und Dienstleistungen sorgfältig.
Oft kann man einen zeitlich begrenzten Test machen oder Live-Demos buchen. So können Sie sich ein genaues Bild der Services machen – das lohnt sich.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
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