Als Berater, Consultant oder Coach betreuen Sie in der Regel verschiedenste Unternehmen und Organisationen, in den unterschiedlichsten Projekten anhand der individuellen Bedürfnisse der Kundschaft. Je nach Grösse, Umfang und Inhalt der einzelnen Mandate, gibt es eine Vielzahl an Aufgaben, Konditionen und Eckdaten zu verwalten. Annio unterstützt Sie dabei, alles im Blick und Griff zu behalten.
Einige Aufgaben- und Projektverwaltungs-Tools ermöglichen es, ein einzelnes Projekt zu verwalten und jeweils nur die Informationen bzw. Pendenzen eines einzelnen Kunden oder Projektes einzusehen. Annio hingegen verschafft einen Kunden- und Projekt-übergreifenden Blick auf die To-dos und ermöglicht Dritten über ein Kunden- oder Partner-Login Zugang für eine verbesserte Zusammenarbeit und Kundenbindung.
In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie annio in der Beratung unterstützen kann.
Inhaltsverzeichnis
- Mehrere Kunden, mehrere Projekte
- Kunden- und Projekt-übergreifender Arbeitsvorrat
- Enge Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Kunden
- Effiziente Zusammenarbeit mit Partnern
- Mehr erfahren
1. Mehrere Kunden, mehrere Projekte
Wie schön wäre die Welt, wenn ein Projekt nach dem andern bearbeitet und eine Aufgabe nach der anderen erledigt werden könnte. Die Realität sieht jedoch oft anders aus und es gilt die verschiedensten Themen und To-dos parallel abzuarbeiten. Da reicht die «ein Projekt Sicht» nicht aus und Sie müssen mehrere Kunden (Stammdaten) und etliche Projekte verwalten können.
Im annio erfassen Sie dazu Ihre Kunden als «Firmen», für die Sie jeweils ein oder mehrere Projekte und bei Bedarf sogar Unterprojekte definieren können. Auf den (Unter-)Projekten können Sie dann wiederum ein oder mehrere Task Boards erstellen, um die anfallenden Aufgaben zu erfassen, zu planen und umzusetzen. So haben Sie stets die Möglichkeit, Ihre Mandate so einfach wie möglich, aber so komplex wie nötig abzubilden.
Abbildung 1: Kunden-Projekt mit Unterprojekten
Damit Sie nicht ständig auf die Uhr schauen müssen, um zu wissen woran Sie gearbeitet haben, können Sie sogenannte Time-Trackers (Stoppuhren) laufen lassen. Dann sehen Sie stets, wie viel Zeit Sie für einen Kunden, ein (Unter-)Projekt oder eine Aufgabe aufgewendet haben. Und am Ende eines Tages erstellen Sie bequem mit den gestoppten Zeiten Ihre Rapporte.
Individuelle Konditionen
Wahrscheinlich haben Sie je nach Kundensegment, Projektumfang oder gar Arbeitsinhalt auch unterschiedliche finanzielle Konditionen mit dem Kunden vereinbart. Dazu können Sie verschiedene Stundenansätze und Spesenvereinbarungen abbilden. Der einfachste Fall ist ein Firmenansatz, der für sämtliche Projekte und Unterprojekte eines Kunden gilt. Bei Bedarf können Sie aber auch einen Ansatz pro Projekt oder Unterprojekt definieren oder gar für einen Benutzer.
Abbildung 2: Verschiedene Stunden- und Kilometer-Ansätze
Überwachung von Budgets
Falls Sie mit dem Kunden ein bestimmtes Stunden- oder Betrags-Budget vereinbart haben, können Sie dies pro Projekt oder gar Unterprojekt erfassen. Beim Buchen von erbrachten Dienstleistungen ist für Sie stets ersichtlich, wie viel des Budgets bereits beansprucht wurde. So können Sie frühzeitig reagieren, sollte das Budget eng werden und verhindern, dass eine Budgetüberschreitung passiert, ohne es zu merken.
Da es in einem laufenden Projekt zu Mehrungen oder Minderungen kommen kann, können Sie das Budget bei einem sogenannten «Change Request» entsprechend erhöhen oder auch verringern.
Einfache Verrechnung von Leistungen
Nach Monats- oder Projektende können Sie die erfassten Rapporte mit Stunden und Spesen in einen Rechnungslauf überführen, um die erbrachten Leistungen im Anschluss zu verrechnen. Dazu übermitteln Sie den Rechnungslauf an Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware und stellen der Kundschaft im gewohnten Layout Ihre Rechnung.
Falls Sie nicht nach effektivem Aufwand verrechnen, können Sie die rapportierten Stunden einfach intern dazu nutzen, um zu überprüfen, ob Ihre Aufwandschätzung passend war und inwiefern sich ein (Pauschal-)Auftrag gelohnt hat. Oder Sie nutzen annio nur als Aufgaben- und Projektverwaltung, ohne das optionale Modul «Zeiterfassung».
2. Kunden- und Projekt-übergreifender Arbeitsvorrat
Auf den oben erwähnten Projekten erfassen Sie die benötigten Task Boards, um die anstehenden Aufgaben zu verwalten. Die einzelnen Aufgaben können Sie mit Prioritäten und Fälligkeitsdaten versehen, um diese im Kunden- und Projekt-übergreifenden Arbeitsvorrat in der gewünschten Reihenfolge wieder zu finden. Sie müssen also nicht die einzelnen Projekte der Kunden öffnen, um zu wissen, was als nächstes zu tun ist. Der Arbeitsvorrat zieht Ihnen all diese Informationen zusammen.
Auf der Home-Seite von annio finden Sie Ihren Arbeitsvorrat über sämtliche Aufgaben der unterschiedlichen Kunden, Projekte und Unterprojekte. Je nach Filter-Einstellung sehen Sie Ihre Aufgaben nach Fälligkeitsdatum oder nach Priorität sortiert. So können Sie Ihren Arbeitsvorrat wie ein Buch lesen bzw. bearbeiten. Das heisst Sie starten mit der Aufgabe oben links und arbeiten sich nach rechts unten durch.
Abbildung 3: Kunden- und Projekt-übergreifender Arbeitsvorrat
3. Enge Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Kunden
Medienbrüche sollten wann immer möglich verhindert – oder zumindest auf ein Minimum reduziert – werden. Denn wenn Sie später Informationen wiederfinden oder nachvollziehen möchten, ist es hilfreich, wenn Sie diese zentral in einer Applikation verwalten und nicht in verschiedenen E-Mails, Pendenzenlisten und Programmen zusammensuchen müssen. Die zentrale Verwaltung ist auch nützlich, wenn Sie Mitarbeitende haben, um Projekte und Aufgaben gemeinsam zu bearbeiten, um die Stellvertretung zu vereinfachen und um Jobsharings effizient zu gestalten.
Wenn Sie in den Projekten eng mit den Kunden zusammenarbeiten und diese stets über den Fortschritt informiert sein möchten, können Sie ihnen mittels Kunden-Login einen Zugriff gewähren. Dabei wählen Sie, ob ein Kunden-Benutzer nur lesend Zugriff haben soll oder welche Aufgaben und Task Boards er sehen darf. Zudem können Sie pro Kunden-Benutzer entscheiden, ob dieser Rechnungen einsehen darf oder nicht.
Je nach dem kann ein Kunde sich nur über den Projektfortschritt informieren oder Sie binden ihn eng in die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben und Projekten mit ein, in dem er selber Aufgaben erfassen kann und Sie ihn als Arbeiter, Tester oder Abonnenten einer Aufgabe hinterlegen.
Gerne verweisen wir an dieser Stelle auf unser Video zum Kunden-Login. Ab Minute 06:39 geht es um die Aufgaben-Erfassung aus Sicht eines Kunden-Logins.
4. Effiziente Zusammenarbeit mit Partnern
Ziehen Sie bei Spezialthemen oder Ressourcenengpässen auch externe Partner bei? Neben dem Kunden-Login können Sie auch Partner-Unternehmen mit Partner-Benutzer erfassen und diese bei Ihren Projekten (oder auch im Helpdesk) mitarbeiten lassen. Auch hier können Sie wählen, welche Task Boards und Aufgaben ein Partner-Benutzer sehen und/oder bearbeiten darf.
Wenn Sie das optionale Zeiterfassungs-Modul nutzen, können Sie dem Partner-Benutzer die Partner-Zeiterfassung auf ein (Unter-)Projekt freischalten, damit dieser ebenfalls Stunden und Spesen rapportieren kann. Diese Aufwände werden dann automatisch bei der Budgetbetrachtung und beim Rechnungslauf mitberücksichtigt. Und das Beste: Ihr Partner-Unternehmen muss Ihnen nicht eine Rechnung senden, damit Sie diese manuell (und allenfalls noch verzögert) auf die Kunden-Rechnung übertragen müssen. Es ist alles bereits in einem System erfasst.
An dieser Stelle verweisen wir gerne auf unser Video zum Partner-Login. Ab Minute 01:50 sehen Sie direkt den Arbeitsvorrat aus Sicht einer Partner-Benutzerin.
5. Mehr erfahren
Möchten Sie mehr erfahren? Weitere Informationen finden Sie unter annio.ch.
Einen vertieften Einblick in die Benutzeroberfläche und den kompletten Funktionsumfang finden Sie auf dem annio YouTube-Kanal.
Haben Sie Lust annio live zu sehen? Lernen Sie annio näher kennen und kontaktieren Sie uns für eine Demo oder einen annio Test-Account: hello@annio.ch
AS infotrack AG | 5726 Unterkulm | www.asinfotrack.ch
Weitere Informationen und Beiträge bei AS infotrack in der topsoft Marktübersicht