Wie eine langlebige Software nachhaltigen Investitionsschutz bietet

Seit Helios die Abacus Business Software zu Beginn der 90er Jahre einführte, hat das Unternehmen alle Wechsel von Betriebssystemen und Programmiersprachen mitgemacht: von DOS über Windows und Java bis hin zur Version Internet – kurz: vi – sowie aktuell G4 mit Cloud und Portallösungen. Bis heute hält die Software Schritt mit technologischen Neuerungen und Funktionsverbesserungen; Update-Versionen verlaufen reibungslos. «Dass wir uns für Abacus entschieden haben, war wohl eine unserer besten Investitionen», sagt Thilo Schmidt, Co-Geschäftsleiter bei Helios. Denn die ERP-Software geht nicht nur mit der Zeit. Sie hat sich auch stets den Bedürfnissen von Helios anpassen können. 

Der Otelfinger Grosshändler Helios Ventilatoren AG wurde 1977 gegründet. Mit Kleinventilatoren gross geworden, führt der Betrieb heute das breiteste Lüftungssortiment der Schweiz. Das Familienunternehmen in Hand der zweiten Generation beliefert unter anderem den Fachhandel und Anlagenbau und bietet auch die Inbetriebnahme von Anlagen und Messung für Minergie-Standard an. In den vergangenen zehn Jahren hat sich das Auftragsvolumen fast verdoppelt. Helios wickelt bis zu 250 Aufträge pro Tag ab und erstellt jährlich bis zu 36‘000 Rechnungen mit diversen Einzelpositionen. Um diese Mengen fehlerfrei und effizient zu bewältigen, braucht es im Hintergrund ein leistungsstarkes System.

Die Weichen dazu stellte Helios früh. Bereits in seinen Anfängen setzte das Unternehmen auf die IT. Bis 1994 waren IBM- respektive NCR-Systeme im Einsatz. 1995 sollte ein Wechsel in die PC-Welt auf der Basis eines Ethernet-Netzwerks aufgegleist werden. Thilo Schmidt, der damals mit der Aufgabe betraut wurde, erinnert sich zurück: «Der Zeitpunkt war ideal, um eine Auftragsbearbeitungs- und Finanzsoftware zu evaluieren, die unseren Ansprüchen und absehbaren Entwicklungen gerecht wurde.» Das Rennen machte die DOS-Version von Abacus, die Implementierung übernahm damals die M-Informatic. Aus dieser wurde die Abacus-Partnerin bsb.info.partner AG gegründet, welche Helios seither beratend und operativ in Sachen Business Software begleitet.

Dauerhafte Kooperationen werden bei der bsb.info.partner AG grossgeschrieben. In der langjährigen Zusammenarbeit hat bsb diverse Veränderungen beim Ventilatorenhändler miterlebt – und damit verbunden auch neue Anforderungen an die Software. Die persönliche Kundenbetreuung erlaubt es dem bsb-Team, rechtzeitig auf diese Bedürfnisse zu reagieren und in einem kooperativen Prozess eine Lösung zu entwickeln, die den Kunden komfortabel arbeiten lässt. Dass Helios mit Abacus eine jahrzehntelange Erfolgsgeschichte verbindet, liegt primär an der Flexibilität der Software. Denn Abacus bietet einen soliden Standard, der sich modular branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen anpasst. Die Software ist mit den Bedürfnissen des Kunden mitgewachsen und «wir waren nie gezwungen, eine andere Plattform in Betracht zu ziehen», sagt Schmidt. Die Wahl der richtigen Software ist somit ein nachhaltiger Investitionsschutz. Helios unterstützt dies, indem das Unternehmen auch die Hardware auf dem Laufenden hält. «So bleibt unser ERP-System unter dem Strich langfristig günstiger», erklärt Geschäftsleiter Thilo Schmidt.

Welche Optionen die Abacus Business Software bietet, zeigt sich bei einem Blick hinter die Kulissen von Helios. Das Unternehmen bietet seine Produkte mittlerweile über einen Webshop an. Die Bestellung läuft über einen Abacus-E-Shop, wobei Design und Erfassungsmasken auf die Bedürfnisse von Helios abgestimmt wurden. Neben der individualisierten Benutzeroberfläche konnten mit der Software auch die Logistikprozesse laufend optimiert werden. Die Abacus Business Software ist mit dem Hochregallager mit über 5000 Lagerartikeln und mobiler Kommissionierung via OnlineSchnittstellen gekoppelt. Die Mitarbeitenden sitzen somit nicht mehr am Computer und erfassen die Daten von Hand. Sie sind mit mobilen Kommissioniergeräten unterwegs, die über Funk und Barcodes funktionieren. Beim Scannen der Lieferungen werden umgehend die erforderlichen Informationen angezeigt, die Produkte in vorgefaltete Boxen gelegt, die Etiketten und der Lieferschein automatisch generiert. Die speditive Abwicklung des wachsenden Auftragsvolumens ist ein enormer Vorteil, denn eine effiziente Logistik ist zeit- und kostensparend.

Auch in der Buchhaltung hat die Automatisierung Einzug gehalten und Prozesse vereinfacht. Der elektronische Rechnungsversand per Mail läuft ebenfalls über Abacus. Die Rechnungen werden automatisch generiert und verschickt. Der Aussendienst ist zudem mit Tablets ausgerüstet und hat dank einer Archivlösung per Knopfdruck Zugriff auf gewünschte Daten.

Mit Abacus arbeitet Helios noch effizienter. Dies zeigt sich deutlich in den durch die IT optimierten Logistikprozessen. Ein unschlagbarer Mehrwert ist, dass die ERP-Software mit aufkommenden Technologien und Anforderungen seitens Helios mitwächst – und zwar seit Jahrzehnten. Ausserdem kann sich Helios bei der bsb.info.partner auf eine verlässliche Zusammenarbeit verlassen. Schmidt resümiert: «Wir haben uns vor dreissig Jahren für ein Produkt entschieden und haben heute immer noch das Neuste.»

Die Helios Ventilatoren AG führt das breiteste Lüftungssortiment der Schweiz. Sie vertreibt Ventilatoren der gleichnamigen Herstellerin in Deutschland, die zu den führenden Ventilatorenherstellern Europas gehört. Helios-Ventilatoren und -Lüftungssysteme kommen in Industrie und Gewerbe, im Fachhandel und Anlagenbau zum Einsatz. Grossventilatoren sowie kundenspezifische Sonderausführungen runden das vielseitige Angebot ab. Das moderne Familienunternehmen wird in zweiter Generation geführt.

«Die Abacus ERP-Software konnte in den bald 30 Jahren, seit wir sie einsetzen, immer mit unseren gestiegenen Anforderungen und Bedürfnissen mithalten. Das wäre mit einem anderen ERP-Programm kaum möglich gewesen. So sind wir trotz der Entwicklung unseres Unternehmens nie an Grenzen gestossen, die uns gezwungen hätten, eine neue ERP-Software zu evaluieren.» Thilo Schmidt Mitglied der Geschäftsleitung, Helios Ventilatoren AG

bsb.info.partner AG | CH-8957 Spreitenbach | www.bsb-business-it.ch

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