Mit den Tools in Microsoft 365 lässt sich ein Rechnungsfreigabeprozess erstellen. Die weitverbreiteten Business- und Enterprise-Lizenzierungen reichen dazu aus. Eingegangene Rechnungen können an eine oder mehrere genehmigende Personen geschickt werden, diese bewilligen das Dokument oder lehnen es direkt innerhalb von Microsoft Teams ab.
Mit Microsoft 365 können Unternehmen einen eigenen Kreditoren-Freigabeprozess erstellen, welcher direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert ist. Der schlanke Prozess läuft wie folgt ab:
- Erfassen und Hochladen von Rechnungen: Rechnungen werden in einen Ordner hochgeladen und mit den für die Freigabe nötigen Metainformationen angereichert. Dazu zählen beispielsweise Rechnungsnummer, Betrag und natürlich die genehmigenden Personen.
- Automatische Benachrichtigungen: Mit Power Automate können Workflows erstellt werden, die automatische Benachrichtigungen an die zuständigen Personen senden, wenn eine Rechnung zur Freigabe ansteht. Dies stellt sicher, dass keine Rechnungen übersehen werden und die Freigabeprozesse zügig ablaufen. Power Automate ermöglicht es bspw. auch, zusätzliche Reminders oder gar Eskalationen einzurichten, falls Rechnungen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums freigegeben werden.
- Freigabeprozesse und Genehmigungen: Das Dialogmenu zur Freigabe oder Ablehnung der Rechnung erscheint direkt in Microsoft Teams oder auch in Outlook. Falle einer Ablehnung kann ein Kommentar hinterlassen werden. Die Rechnung erhält den Status «genehmigt» oder allenfalls «abgelehnt»
- Anbindung an ERP- und Finanzsysteme: Der Rechnungsfreigabeprozess lässt sich an ERP- und Finanzsysteme anbinden.
Vor- und Nachteile der Rechnungsfreigabe mit Microsoft 365
Bei Geschäftsprozessen, welche mit den Standardfunktionen aus Microsoft 365 umgesetzt werden, kann mit den folgenden Vor- und Nachteilen gerechnet werden:
- Bestehende Plattform kann für zusätzlichen Nutzen eingesetzt werden
- Keine zusätzlichen Lizenzkosten für Spezialsoftware
- Nahtlose Integration in den M365-Arbeitsbereich
- Keine Abhängigkeit von einer Softwareentwicklungsfirma
- Lösung ist flexibel erweiterbar
Auf der Seite der Nachteile gibt es zwei Dinge, die beachtet werden müssen:
- Es gilt die 80/20-Regel. Spezialwünsche lassen sich manchmal nur mit grossem Aufwand oder gar nicht realisieren
- Für normale Userinnen und User fühlt sich die Arbeit mit den Microsoft-Tools manchmal zu technisch und zu wenig benutzerorientiert an
Dieser Beitrag ist Teil einer Reihe:
2. Teil: Wie dein Unternehmen mehr aus eurem Microsoft 365-Abo herausholt: Rechnungsfreigabe direkt in Microsoft Teams
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