Mit den Tools in M365 ist es möglich, ein digitales Personaldossier für die Mitarbeitenden anzulegen. Alle Dokumente wie Arbeitsverträge, Lohnbescheinigungen oder die Protokolle von Mitarbeitergesprächen können zentral abgelegt werden und sind für die Mitarbeitenden und die Vorgesetzten im Self-Service verfügbar.
Die wichtigsten Funktionen eines digitalen Personaldossiers
- Zentrale Ablage und Erreichbarkeit von Dokumenten: Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente können im SharePoint Online-basierten Dossier abgelegt werden.
- Berechtigungsmanagement: Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Das HR hat Vollzugriff, die Vorgesetzten sehen ihre jeweiligen Teams und die Einzelpersonen sehen nur das eigene Dossier.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Mit Power Automate können Benachrichtigungsworkflows eingerichtet werden. Bspw. dann, wenn das Hochladen der neusten Monatsrapportierungen fällig ist.
- Versionierung und Nachverfolgbarkeit: Ältere Versionen von Dokumenten bleiben erhalten, was eine vollständige Historie der Änderungen ermöglicht.
Vor- und Nachteile der digitalen Personaldossiers mit Microsoft 365
Vorteile:
- Bestehende Lizenzen können für zusätzlichen Nutzen eingesetzt werden.
- Keine zusätzlichen Spezialsoftware nötig.
- Lösung mit wenig Komplexität, kann schnell implementiert werden.
- Nahtlose Integration in den M365-Arbeitsbereich mit Microsoft Teams.
- Flexible Erweiterbarkeit, bspw. durch Module für Mitarbeiterbeurteilungen oder Onboarding-Prozesse.
Nachteile:
- Es gilt die 80/20-Regel: Spezielle Anforderungen lassen sich mit M365 nur mit grösserem Aufwand (unser Reto würde es offen und ehrlich ein «Gebastel» nennen) oder gar nicht umsetzen.
- Manche Benutzer könnten die Handhabung als technisch herausfordernd empfinden.
- Alle Mitarbeitenden brauchen eine M365-Lizenz, um ein eigenes Personaldossier nutzen zu können.
Praxisbeispiel1: Digitales Personaldossier beim Verein INTAKT
Der Verein INTAKT hat ein digitales Personaldossier auf Basis von Microsoft 365 eingeführt. Die Personalabteilung und berechtigte Führungskräfte haben sicheren Zugriff auf Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Feedback-Protokolle. Ein umfassendes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang haben.
Mittels Power Automate, welches ebenfalls mit einem gewissen Umfang in M365 enthalten ist, wird bei einer Neuanstellung automatisch ein neues Personaldossier angelegt mit den diversen Unterordnern drin. Anhand des Berechtigungskonzeptes und der gesetzten Attribute werden die nötigen Rechte verteilt. Im Dossier sind auch individuell definierbare Benachrichtigungen aktiv: Bei Geburtstagen, bei Firmenjubiläen oder bei fälligen Bewertungsgesprächen.
Praxisbeispiel 2: Mitarbeitendendossier bei der IOZ AG mit Benachrichtigungen via Microsoft Teams
Wir selbst bei der IOZ setzen diese Lösung ein. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Dossier auf SharePoint Online. Es enthält den Arbeitsvertrag sowie ältere Versionen davon, alle Lohnbescheinigungen werden automatisch hier abgelegt und auch die Beurteilungsbögen aus den Mitarbeitergesprächen befinden sich hier.
Jeden Monat werden alle Mitarbeitenden mittels eines Power Automate Workflows dazu aufgefordert, die neusten Zeit-, Projekt- und Spesenabrechnungen hochzuladen und den Upload zu quittieren. Dadurch sieht die HR- und Finanzabteilung sofort, ob sämtliche Projektberichte eingegangen sind und mit der monatlichen Leistungsfakturierung begonnen werden kann.
Dieser Beitrag ist Teil einer Reihe:
4. Teil: Wie dein Unternehmen mehr aus eurem Microsoft 365-Abo herausholt: Personaldossiers einrichten
IOZ AG | 6210 Sursee | www.ioz.ch
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