Mit den Werkzeugen in Microsoft 365 lässt sich ein komplettes Vertragsmanagement erstellen. Die weit verbreiteten Business- und Enterprise-Lizenzierungen reichen dazu aus. Damit können Verträge erfasst, Verantwortliche definiert und automatisch Vertragsprüfungen definiert werden. Alles in der gewohnten M365-Arbeitsumgebung und ohne zusätzlich eine Spezialsoftware kaufen zu müssen. Allerdings haben M365-basierte Anwendungen immer auch Einschränkungen.
Mit Microsoft 365 können Sie ein umfassendes Vertragsmanagementsystem aufbauen, ohne in teure Spezialsoftware investieren zu müssen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die verschiedenen Tools und Funktionen von Microsoft 365 nutzen können, um ein Vertragsmanagement zu erstellen, das in Ihre bestehende Arbeitsumgebung integriert ist.
Die wichtigsten Funktionen des Vertragsmanagements
- Erfassung von Verträgen: Anhand der wichtigen Metadaten wie bspw. Vertragsnummer, Vertragstyp, Start- und Enddatum, Aufbewahrungs- und Kündigungsfristen können Verträge erfasst und verwaltet werden.
- Ablage der Vertragsdokumente: Zu jedem Vertrag können die dazugehörenden Dokumente hochgeladen werden.
- Automatisches Erinnern: Die für den Vertrag zuständige Person wird vom M365-Vertragsmanagement erinnert, wenn wichtige Termine wie bspw. Kündigungstermine oder ein jährliches Review der Vertragsbeziehung ansteht.
- Berechtigungskonzept: Es haben nur jene Personen auf die Verträge Zugriff, welche die Inhalte auch tatsächlich sehen dürfen.
Die vier Komponenten eines M365-Vertragsmanagements
- Die Benutzeroberfläche ist mit Power Apps Damit lassen sich Geschäftsanwendungen wie Vertragsmanagements oder häufig auch Antrags- und Freigabeprozesse aufbauen.
- Die Metainformationen und Dokumente der Verträge sind auf SharePoint Online Genau das kann SharePoint Online sehr gut und es wird häufig auch genutzt, um unternehmenseigene Intranetplattformen zu erstellen.
- Das automatische Erinnern bei wichtigen Terminen wird von Power Automate übernommen. Es ist ein Tool zur Erstellung von Workflows und selbstständig ablaufenden Prozessen.
- Microsoft Teams ist der zentrale Knotenpunkt des modernen Arbeitsplatzes, hier kann das Vertragsmanagement direkt angebunden werden, damit es mit nur einem Klick und ohne lästiges Anmelden erreichbar ist.
Konkretes Beispiel aus der Praxis: Das Vertragsmanagement der Zentralbahn
Genau ein solches M365-basiertes Vertragsmanagement ist bei der zb Zentralbahn AG im Einsatz. Rund 300 Mitarbeitende sorgen dafür, dass jährlich rund 8 Millionen Passagiere auf den 102 Kilometern Strecke zwischen Luzern, Engelberg, Innertkirchen und Interlaken befördert werden.
Die Vertragsmanagement-Lösung beinhaltet mehrere Tausend Verträge und ist zudem am Umsysteme wie SAP oder auch ein spezielles Beschaffungstool angebunden. Daten werden beidseitig synchronisiert.
«Die Vertragsverwaltung ist ein enorm wichtiger Businesscase für uns, den wir mit den bestehenden Standardwerkzeugen aus M365 abdecken konnten», so Andrea Felix, welche als Betriebsökonomin und Senior Expertin Finanzen und Controlling bei der zb Zentralbahn AG tätig war und die Einführung des Vertragsmanagements koordiniert hat.
Vor- und Nachteile eines Vertragsmanagements mit M365
Es sind fünf Hauptvorteile, welche die Lösung mit sich bringt:
- Bestehende Lizenzen können für zusätzlichen Nutzen eingesetzt werden
- Keine zusätzlichen Lizenzkosten für Spezialsoftware
- Nahtlose Integration in den M365-Arbeitsbereich
- Keine Abhängigkeit von einer Softwareentwicklungsfirma
- Lösung ist flexibel erweiterbar
Bei den Nachteilen sind es zwei Dinge, die genannt werden müssen:
- Es gilt die 80/20-Regel. Spezialwünsche lassen sich manchmal nur mit grossem Aufwand oder gar nicht realisieren
- Für normale Userinnen und User fühlt sich die Arbeit mit den Microsoft-Tools manchmal zu technisch und zu wenig benutzerorientiert an
Dieser Beitrag ist Teil einer Reihe:
1. Teil: Wie dein Unternehmen mehr aus eurem Microsoft 365-Abo herausholt: Ein Vertragsmanagement bauen
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