In Microsoft 365 sind alle Funktionen enthalten, damit dein Unternehmen ein komplettes Qualitäts- und Prozessmanagementsystem erstellen kann. Damit sind die Anforderungen gemäss ISO9001 abgedeckt und die Organisation kann erfolgreich auditiert werden. Solche Qualitätsmanagementsysteme mit M365 sind in der Schweizer KMU-Landschaft hundertfach in Betrieb.
Hier liegt ein besonders grosses Potenzial von Microsoft 365, denn bei sehr vielen Unternehmen ist die Plattform bereits in Betrieb. Die in den Business- und Enterprise-Lizenzierungen enthaltenen Funktionalitäten bieten alles, um erfolgreich ein Prozessmanagement nach ISO-90001 zu implementieren.
Die Komponenten eines M365 Qualitäts- und Prozessmanagementsystem:
- Unternehmensweite Prozesslandkarte: Direkt in Microsoft Teams liegt die Prozesslandkarte mit allen wichtigen Unternehmensprozessen bereit. Sie besteht aus frei definierbaren Prozessgruppen, welche die Einzelprozesse beinhalten.
- Prozessseiten: Die einzelnen Prozessseiten beinhalten alle wichtigen Infos wie die Prozesszugehörigkeit, BPMN-Visualisierung, Owners und Experten, mitgeltende Dokumente. Sämtliche Metadaten können flexibel anhand der Bedürfnisse angepasst werden.
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Pro Prozess werden die Prozessverantwortlichen und Prozessexperten definiert. Falls nötig, können weitere Rollen rasch definiert und verteilt werden.
- Mitgeltende Dokumente und Informationen: Checklisten, Arbeitsanweisungen, Regelungen und ähnliche Dokumentationen können pro Prozess angeheftet werden.
- Freigabe und Versionierung von Dokumenten: Änderungen an Dokumenten werden erst publiziert, nachdem der Freigabeprozess erfolgreich durchlaufen wurde. Alte Versionen können jederzeit abgerufen werden, sämtliche Anpassungen sind nachverfolgbar und jedes Dokument trägt eine Versionsnummer.
- Modulare Erweiterung: Das M365-basierte Qualitätsmanagementsystem kann modular erweitert werden, bspw. mit einem Risiko- und Changemagement inklusive Heatmap, einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess KVP, einem Modul für das Stakeholder-Monitoring oder die Verwaltung von Prüf- und Messmitteln.
Isolation als grösstes Problem von QM-Spezialsoftwares
Auch die beste und teuerste Spezialsoftware für Qualitäts- und Prozessmanagement nützt nichts, wenn sie von den Mitarbeitenden im täglichen Business nicht eingesetzt wird. Weil QM-Spezialtools oft als Insellösungen im Unternehmen existieren, werden sie von vielen Mitarbeitenden nicht genutzt. Das hat Folgen.
Viele Mitarbeitende loggen sich nur einmal pro Jahr ein, wenn das Audit wieder ansteht und das Review der Prozesse angeordnet wurde. Die Login-Informationen müssen dazu erst hervorgesucht werden. Wie man im Prozesstool navigiert und wie man darin arbeitet, muss jedes Mal wieder von neuem herausgefunden werden.
Vor- und Nachteile eines M365-basierten Qualitätsmanagementsystems
Das Gegenteil ist bei M365-basierten Qualitätsmanagements der Fall. Die Lösung ist direkt in Microsoft Teams integriert und in der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden stets nur einen Klick entfernt.
- Keine zusätzlichen Softwarelizenzen nötig – die vielerorts vorhandenen M365 Business- und Enterprise-Lizenzierungen enthalten alles, was es braucht
- Echte Integration in die tägliche Arbeit dank Einbindung in Microsoft Teams und SharePoint-Intranet
- Mit Standardkomponenten aus Microsoft 365 umgesetzt, komplett ohne Individualentwicklung und Software IP
- Keine Abhängigkeit einer Spezialfirma, was die Investition schützt und die Unabhängigkeit sicherstellt
- Modular und flexibel erweiterbar
Fairerweise müssen an dieser Stelle auch einige Nachteile thematisiert werden:
- Bei Geschäftsanwendungen, die mit M365 umgesetzt werden, gilt immer das Pareto-Prinzip: 80 % der Anforderungen lassen sich gut abdecken, 20 % können nur mit grossem Aufwand oder gar nicht umgesetzt werden.
- An Microsoft 365 wird von den Benutzerinnen und Benutzern kritisiert, dass sich die Anwendung manchmal zu technisch anfühlt.
Praxisbeispiele von M365-basierten Prozessmanagementsystemen
In der Schweizer KMU-Landschaft sind mehrere Hundert Prozessmanagementsysteme mit Microsoft 365 im Einsatz.
Ein konkretes Beispiel ist die WKS KV Bildung Bern. Die Organisation hat ihr Qualitätsmanagement komplett neugestaltet. Das Ziel war, es in den täglichen Arbeitsablauf der fast 500 Nutzer so zu integrieren, dass diese es kaum bemerken. Genau hier spielt M365 seine grössten Stärken aus. Unter dem Titel «Qualitätsmanagement kann auch Spass machen» wird ein Einblick gewährt, was das WKS-Team in Sachen Qualitätsmanagement anders macht.
Dieser Beitrag ist Teil einer Reihe:
3. Teil: Wie dein Unternehmen mehr aus eurem Microsoft 365-Abo herausholt: Ein komplettes Prozess- und Qualitätsmanagement erstellen
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