Die Digitalisierung verändert Buchhaltung und Controlling. Digitale Belege ersetzen die Papierordner, Software automatisiert die Buchungen und Analyse-Tools vereinfachen die Auswertung. Besonders im Falle von stark manuell geprägten Tasks schafft die Digitalisierung enorme Arbeitserleichterung und setzt so neue Kapazitäten frei.
Der Abgleich elektronischer Zahlungen: eine Mammutaufgabe
Ein gutes Beispiel dafür ist der Abgleich elektronischer Zahlungen (wie z. B. Kartenzahlungen, Mobile Payments, PayPal usw.) – auch Electronic Payment Reconciliation genannt. Dabei geht es darum, die eigenen Umsätze aus den Filialen und Webshops mit den Vergütungen abzugleichen, die von den Zahlungsabwicklern (auch Acquirer genannt) und Banken ausgewiesen werden.
Warum überhaupt abgleichen?
Einerseits soll der Zahlungsabgleich mögliche Diskrepanzen zwischen den eigenen Umsatzdaten und den Daten der Acquiring Banken identifizieren. Zum anderen gibt es aber auch einen rechtlichen Grund dafür: Für einen belastbaren Jahresabschluss müssen nämlich alle Konten eines Unternehmens ausgeglichen sein.
Das Problem: Hoher Aufwand für die Buchhaltung
Electronic Payment Reconciliation ist besonders komplex: Neben den vielen unterschiedlichen Zahlungsmitteln gibt es meist eine Zeitdifferenz zwischen den getätigten Zahlungen und den tatsächlichen Zahlungseingängen auf dem Konto.
Hinzu kommt, dass manche Zahlungsanbieter mit Sammelüberweisungen arbeiten: Dabei werden die Beträge der Verkäufe zunächst gesammelt und dann als Summe überwiesen. Weiterhin müssen beim Abgleich der elektronischen Zahlungen auch die Gebühren berücksichtigt werden, die die Zahlungsabwickler erheben.
Die mühselige Suche nach der Nadel im Heuhaufen
Schnell kann es zu Diskrepanzen zwischen den Forderungen entsprechend der Umsätze und den Konteneingängen durch die Zahlungsabwickler kommen. Die Recherche nach den Ursachen wird zur mühseligen Suche nach der Nadel im Heuhaufen, die viel Zeit frisst!
Automatisierung des Zahlungsabgleichs als strategisches Thema
Laut einer Studie von PWC bindet Reconciliation bis zu 25 % (!) der Ressourcen in den Finanzabteilungen. Vor diesem Hintergrund leuchtet schnell ein, warum eine Automatisierung des Zahlungsabgleichs ein wichtiges strategisches Thema ist: Mit intelligenter Software können Unternehmen ihre Mitarbeiter entlasten, menschliche Fehler vermeiden – und langfristig tausende Stunden Aufwand einsparen.
Die intelligente Lösung: Das Original in Sachen Reconciliation-Software
Ein Beispiel für Reconciliation-Software ist Matchbox von treibauf. Das Original automatisiert den Abgleich von über 80 unterschiedlichen Zahlungsmitteln und überträgt die entsprechenden Buchungssätze in die Buchhaltungssoftware – alles im Rahmen einer modernen und intuitiven Benutzeroberfläche!
So kann diese Software den Aufwand beim Abgleich der elektronischen Zahlungen schnell halbieren. Gleichzeitig erhöht sich die Sicherheit beim Verbuchen, da Fehler schneller identifziert werden können.
Das Payment Analytics Center: Wertvolle Einblicke, die sich auszahlen
Die gewonnene Zeit lässt sich gut für wichtige strategische Aufgaben verwenden. Dafür bietet Matchbox über seine Kernfunktionalität hinaus die Möglichkeit, den Payment-Mix und die Zusammensetzung der gezahlten Gebühren zu analysieren, um daraus Rückschlüsse für die Optimierung des eigenen Payment Setups zu ziehen. Dafür gibt es einen eigenen Bereich in der Software: das Payment Analytics Center!
Top gerüstet für Ihr nächstes Verhandlungsgespräch!
Mit dem Payment Analytics Center von Matchbox behält man alle wichtigen Payment-Zahlen im Blick. Und das Beste: Diese Zahlen sind eine belastbare Basis für die nächsten Verhandlungen mit den Zahlungsabwicklern. Abgesehen von der enormen Arbeitserleichterung kann sich damit auch diese Zusatzfunktion ganz schnell auszahlen.
Erfahren Sie hier mehr!
treibauf AG | 8050 Zürich | www.treibauf.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 23-4
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