Wenn Ihre Business Software die Anforderungen des Geschäftsalltags nicht mehr erfüllen kann oder Sie sich ganz neu für eine IT-Lösung für Ihr KMU entscheiden, dann dürfen Sie sich mit der Evaluation und Implementierung einer neuen Business Software auseinandersetzen. Dabei gibt es so einiges zu beachten, soll dieses nicht alltägliche Vorhaben gelingen. Hier nennen wir Ihnen die neun wichtigsten Stolpersteine, die Sie aus dem Weg räumen müssen, damit die Einführung einer neuen Business Software in Ihrem Unternehmen gelingt.
Machen wir uns nichts vor: Eine neue Business IT einzuführen ist keine alltägliche Angelegenheit und definitiv auch kein Spaziergang. Das Vorhaben bedeutet nicht nur finanziell eine grosse Investition, auch viele Arbeitsstunden müssen aufgewendet werden. Zudem darf auf keinen Fall unterschätzt werden, wie lange so eine Umstellung bzw. Einführung im Gesamten dauern kann.
Denn bereits bei der Evaluation gilt es, besonders sorgfältig vorzugehen. Sollten Sie sich überstürzt für eine nicht perfekt passende IT-Lösung entscheiden, ist der Ärger schon vorprogrammiert – und das dann eben meist auf Jahre hinaus.
(Bild: T.Michel / AdobeStock)
Hier heisst es aufpassen!
Aus der langjährigen Erfahrung von unabhängigen Beratern für die Evaluation und Implementierung von Business Software ist bekannt, welche hausgemachten Hindernisse oft bei der Einführung von Business IT im Weg stehen. Wir haben für Sie die wichtigsten Stolpersteine zusammengestellt:
#1 Nicht genügend Personal einplanen
Die Einführung einer neuen Business Software ist kein Nebenjob. Intern müssen deshalb genügend personelle Kapazitäten geschaffen werden, denn eine Einzelperson vermag das meist nicht zu stemmen. Ein kleines, bevorzugt interdisziplinäres Team hat sich hier schon oft bewährt.
#2 Einen zu ambitionierten Zeitplan verfolgen
Nur schon Arbeiten wie die Prozessaufnahme und Anforderungsanalyse in den einzelnen Geschäftsbereichen, das Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen und das Einholen sowie Vergleichen der verschiedenen Offerten brauchen meist bereits Monate. Darin sind aber weder Referenzbesuche, Vertragsverhandlungen noch die Implementierung oder die Schulungen eingerechnet. Die Einführung neuer Business-Software kann je nach Komplexität vom ersten Entscheid bis zur Fertigstellung auch mehr als ein Jahr dauern.
#3 Zu wenig finanzielle Mittel bereitstellen
Die Einführung eines IT-Systems ist nicht billig, das ist bekannt. Aber ist sich Geschäftsleitung auch wirklich der Kosten bewusst? Denn neben der eigentlichen Software fallen je nach Lösung auch Investitionen für allfällige Hardware, die Schulung, den Support oder auch immer wiederkehrende Lizenzgebühren an. Ein zu knappes Budget führt sehr oft zu einem unbefriedigenden Ergebnis, müssen dann eben meist Kompromisse eingegangen werden. Hier sollte also im Vorfeld ein realistisches Budget erstellt werden, das auch Eventualitäten abdeckt.
#4 Mangelnde Priorität gegenüber Tagesgeschäft
Die Einführung einer neuen Business-Software läuft beim besten Willen nicht nebenbei. Soll das Projektteam das Ziel fristgerecht erreichen, muss es sich auch voll darauf konzentrieren können. Den beteiligten Personen muss deshalb der Rücken freigehalten werden, ihre anderen Aufgaben müssen entsprechend delegiert werden. Dies heisst aber auch, dass auch die anderen Mitarbeitenden der Unternehmung an einem Strang ziehen und das Projekt mittragen müssen.
#5 Management identifiziert sich nicht genügend mit dem Projekt
Oftmals müssen für die neue Business Software etablierte Prozesse geändert werden. Das führt erfahrungsgemäss zu heftigen Reaktionen in einzelnen Abteilungen, besonders von langjährigen Mitarbeitenden. Hier müssen deshalb auch als unantastbar geltende Abläufe benannt und kritisch hinterfragt werden. Das Management muss dabei absolut hinter dem Vorhaben stehen und notfalls auch bestimmend eingreifen, ja die Umsetzung einfordern. Geschieht dies nicht, ist das Projekt von Beginn weg zum Scheitern verurteilt.
#6 Fehlende Kompetenzen für das Projektteam
Ohne klare Kompetenzen geht nichts bei einem so einschneidenden Projekt. Dem Projektteam müssen zwingend die entsprechenden Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse eingeräumt werden. Schwierig kann es hier besonders bei inhabergeführten Unternehmen werden, wenn der Besitzer ganz spontan die Strukturen aushebelt – und sich aus Respekt oder Angst niemand traut, dem Patron die (teuren) Konsequenzen aufzuzeigen.
#7 Betroffene erkennen keinen Handlungsbedarf
«Wir haben das aber immer so gemacht» ist eine Aussage, welche die Bemühungen des Projektteams offen torpediert. Besonders bei langjährigen Mitarbeitenden stellt sich oft eine unbegründete Angst vor Neuerungen ein. Dies führt zu einer Abwehrhaltung – statt aktiv mitzuarbeiten wird geblockt. Die Geschäftsleitung muss nun deutlich kommunizieren, dass für den Geschäftserfolg klarer Handlungsbedarf besteht, es deshalb keinen Raum für Kompromisse gibt und nun die Mitarbeit aller verlangt ist. Es lohnt sich zudem, hier die Erfahrung der «Alten Hasen» von Anfang an aktiv einfliessen zu lassen, diese so in das Projekt einzubinden und deren Einfluss und Energie positiv zu nutzen.
#8 Denken, es ohne Hilfe schaffen zu können
Der Markt für Business Software ist vielschichtig und entsprechend intransparent. Allein in der Schweiz gibt es mehr als 300 Anbieter, dazu kommen zahlreiche weitere aus dem Ausland. Manche IT-Lösungen können vieles, aber nicht alle können dasselbe. Je nach Branche, der Struktur der Unternehmung und der Art der Prozesse eignet sich die eine oder die andere Software besser für das jeweilige Unternehmen. Da kann es sich für die Firma durchaus lohnen, sich z. B. für die Evaluation an ein unabhängiges externes Beratungsunternehmen mit fundierter Marktkenntnis zu wenden.
#9 Den persönlichen Draht unterschätzen
Enorm wichtig für den Erfolg sind aber auch die direkt beteiligten Personen des Software-Anbieters, mit denen für das Projektteam bzw. die IT-Verantwortlichen eine langfristige und intensive Zusammenarbeit beginnt. Wenn die Chemie zwischen den Teammitgliedern und den Verantwortlichen beim Anbieter nicht stimmt, kann es zu verhängnisvollen Missverständnissen, heftigen Meinungsverschiedenheiten oder gar zum Zerwürfnis kommen.
Gerade der letzte Punkt wird erstaunlich oft unterschätzt. Es menschelt überall und gerade bei einem Projekt, wo so lange eng miteinander gearbeitet wird, ist Sympathie und Wertschätzung sehr wichtig. Denn die Beziehung zwischen Anbietern und Anwendern ist auf Dauer angelegt – eine neue Business Software will ein Unternehmen ja möglichst lange nutzen. Wenn es auf der persönlichen Ebene zu irreversiblen Problemen kommt, kann ein Software-Projekt auch mal gehörig in Schieflage geraten, ja abgebrochen werden – mit allen teuren Konsequenzen.
Es lohnt sich in diesem Fall definitiv, ein erfahrenes und neutrales Beratungsunternehmen einzuschalten, bevor die Situation komplett eskaliert. Diese Fachleute können zwischen Anbieter und Kunden vermitteln und oftmals das Projekt inkl. der aufgelaufenen Arbeitsstunden retten und doch noch zum Erfolg führen.
Wenn Sie diese neun Punkte bei der Planung Ihres Software-Projekts beachten, dann haben Sie bereits die grössten Hürden auf dem Weg zu einer neuen Business IT beseitigt.
Viel Erfolg!
Der Autor
Cyrill Schmid ist CEO der schmid + siegenthaler consulting gmbh und Leiter von topsoft Consulting, einem Netzwerk von unabhängigen Fachleuten für Digitales Business.
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