Mehr Effizienz, weniger Fehler und zufriedenere Mitarbeitende – das alles verspricht die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Doch bei welchen Ihrer Abläufe lohnt sich eine Digitalisierung besonders? Wie identifizieren Sie die erfolgversprechenden Prozesse? Wir zeigen Ihnen heute fünf bewährte Schritte zur gelungenen Digitalisierung.
Symbolbild von KI erstellt
Sie kennen das: Seit Jahren arbeiten Sie erfolgreich in Ihrem Geschäftsfeld, die Prozesse laufen wie geschmiert, es könnte ewig so weitergehen. Doch die Digitalisierung verspricht noch schnellere Abläufe, eine zufriedenere Kundschaft und mehr Effizienz. Die Konkurrenz profitiert bereits davon, der Druck wächst. Doch wollen Sie die bewährten Prozesse wirklich antasten und so Ihren Erfolg gefährden?
Klar ist: Nicht bei jedem Prozess ist eine Digitalisierung notwendig oder nützlich. Hier gilt es jeweils herauszufinden, ob sich der Aufwand einer Digitalisierung wirklich lohnt.
Deshalb startet jede Digitalisierung mit der genauen Analyse der bestehenden Prozesse. Folgende fünf Schritte haben sich bewährt:
1. Geschäftsprozess aufzeichnen
Das braucht zugegeben Zeit, aber dieser Aufwand lohnt sich. Lernen Sie dabei den entsprechenden Prozess im Detail kennen, dokumentieren Sie alle relevanten Schritte, die Beteiligten und alle daraus resultierenden Abhängigkeiten. So erkennen Sie mögliche Schwachstellen und identifizieren allfällige Verbesserungspotenziale. Denn es ist sinnlos, einen bestehenden ineffizienten Prozess ohne Änderung zu digitalisieren. Denn dann haben sie einfach einen ineffizienten digitalen Prozess.
2. Optimierungspotenzial eruieren
Der Prozess liegt nun fein säuberlich aufgezeichnet vor Ihnen. Welche Teile des Prozesses können optimiert werden? Wo liegen zum Beispiel redundante Arbeitsschritte vor, welche Abläufe sind fehleranfällig oder ineffizient? Bei dieser Gelegenheit können sie auch die Bereiche identifizieren, die durch eine digitale Lösung abgelöst oder unterstützt werden können. Wie wäre es zum Beispiel mit dem Einsatz eines Chatbots, eines digitalen Posteingangs oder die Integration eines datenbasierten Analysetools?
3. Zu digitalisierende Bereiche definieren
Nun geht es daran, die konkreten Handlungsfelder zu benennen, welche optimiert und/oder digitalisiert werden können, um die Effizienz zu steigern. Legen Sie dabei klare Ziele fest und bestimmen Sie die dazu benötigten Massnahmen. Wichtig ist: Nicht jeder Prozess muss zwingend digitalisiert werden, oft ist gerade es zu Beginn sinnvoll, sich zum Beipsiel auf repetitive Aufgaben zu beschränken. Das entlastet die Mitarbeitenden sofort, so dass sich diese auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
4. Prioritäten setzen
Weil die Digitalisierung von Prozessen stets mit zeitlichem und finanziellem Aufwand verbunden ist, ist das Setzen von Prioritäten wichtig. Welcher Ablauf hat zum Beispiel das grösste Potenzial zur Kostenersparnis, zur Steigerung der Effizienz oder zur Verbesserung der Servicequalität? In welchen Handlungsfeldern könnten Veränderungen schnell umgesetzt werden und bringen sofort einen Vorteil? Welche Bereiche können noch zurückgestellt werden? Entwickeln Sie auf diese Weise einen Zeitplan, welcher die Digitalisierung in eine sinnvolle Bahn leitet.
5. Ablaufplan erstellen
Mithilfe dieser Priorisierung können Sie nun eine Roadmap erstellen. Mit dieser können Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse geordnet auf den Weg bringen.
Dabei sollte dieser Plan auch folgende Punkte umfassen:
- Zeitrahmen: Bei der Definition der Zeitvorgaben gilt es, Faktoren wie Komplexität der Aufgaben, die Verfügbarkeit der Ressourcen und der Zusammenhang mit weiteren Prozessen zu berücksichtigen
- Ressourcen: Digitalisierung braucht finanzielle als auch personelle Ressourcen. Stellen Sie sicher, dass sowohl die Mittel zur Verfügung stehen als auch die Verantwortlichen im Team über die nötige Weisungsbefugnis verfügen.
- Technologie: Ihre Geschäftsprozesse verdienen das Beste. Deshalb ist es wichtig, bei der Auswahl des IT-Partners sowie der IT-Lösung verschiedene Anbieter zu vergleichen. Passt das System zu den Anforderungen? Ist es benutzerfreundlich? Kann es an veränderte Bedürfnisse angepasst werden? Besonders wichtig ist auch die Kompatibilität mit den vorhandenen IT-Systemen.
- Change-Management: Die Digitalisierung sorgt für neue Arbeitsabläufe, was bei Mitarbeitenden zuerst oft auf Ablehnung stossen kann. Hier ist es wichtig, diese von Anbeginn einzubeziehen. Ein gelungenes Change-Management sorgt für Akzeptanz und auch das entsprechende Engagement der Mitarbeitenden. Die Digitalisierung bringt ihnen Vorteile und das sollte auch entsprechend kommuniziert werden. Auch sorgt eine intensive Schulung für bessere Effizienz bei der Arbeit mit den neuen Systemen.
- Fortlaufende Anpassung: Die Transformation ist niemals abgeschlossen, deshalb ist es wichtig, den Fortschritt ständig zu überprüfen und bei Bedarf die Roadmap entsprechend anzupassen. Erfassen Sie dafür auch aussagekräftige Kennzahlen, um den Erfolg der neuen digitalen Prozesse konkret zu messen und weitere Verbesserungspotenziale zu erkennen.
Fazit
Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und an Effizienz zu gewinnen, kommen Unternehmen nicht drumherum, sich mit der Digitalisierung ihrer Prozesse auseinanderzusetzen. Folgen Sie den obenstehenden Punkten, sind Sie schon auf dem besten Wege.
Natürlich ist jedes Unternehmen anders, jeder Prozess hat seine eigenen Vorteile und Herausforderungen. Aber gerade die Digitalisierung bietet die Chance, jeden Ablauf einmal unter die Lupe zu nehmen und zu verbessern. Und schon das kann zu mehr Effizienz und zufriedeneren Mitarbeitenden führen.
Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren? Unser Team berät sie sehr gerne, zeigt Möglichkeiten auf und begleitet Sie auf diesem Weg. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktnahme.
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