Sie sind mit Leidenschaft im Vertrieb tätig. Die intensiven Gespräche mit Ihren Kunden, die Sie gerne und gewissenhaft betreuen, das aktive Verkaufen Ihrer spannenden Produkte und das oft emotionale Aushandeln der besten Konditionen ist genau das, was Sie schon immer an Ihrem Job begeistert hat. Doch mal ehrlich: Wie viel Zeit verbringen Sie im Vertrieb wirklich mit genau diesen Aufgaben? Die Realität sieht leider meist anders aus. Sehr viel Zeit wird mit administrativen Aufgaben verbracht, man kann schon fast sagen: verschwendet.
von Stefanie Kremser
Im Rahmen der «Global productivity study» von Unit 4 aus dem Jahr 2017 wurden 1.500 Unternehmen aus elf Ländern zum Thema Produktivität befragt. Die Auswertungen zur Produktivität im Vertrieb sind alarmierend: Rund ein Drittel der Führungskräfte im Vertrieb wusste nicht, wie viel Zeit Ihr Vertriebs-Team tatsächlich für den aktiven Verkauf am Kunden aufwendet. Tatsächlich sind die Befragten durchschnittlich nicht einmal die Hälfte der Arbeitszeit mit dem aktiven Verkauf beschäftigt. Etwa 50 Tage im Jahr verbringen Aussendienstmitarbeiter im Auto auf dem Weg zum Kunden. Noch mehr Tage, durchschnittlich 69 im Jahr, verbringen die Befragten mit administrativen Aufgaben. Dabei wissen viele Angestellte sogar um ihre nicht optimal genutzte Produktivität. Laut Studie vermisst jeder sechste Angestellte geeignete Technologien zur Optimierung seiner Produktivität. Diese Umstände führen oft zum «Dienst nach Vorschrift» Erfolgsausfällen, Überlastung oder schlimmstenfalls zum Burnout.
Wie optimieren Sie Ihre Vertriebsstrategie und arbeiten dadurch effizienter?
Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden mit Herz und Verstand in der Arbeit aufgehen und wirklich das tun, was Sie gut können – nämlich verkaufen – stelle ich Ihnen nachfolgend vier Optimierungsfelder für Ihre Vertriebsstrategie vor, die Sie auf jeden Fall berücksichtigen sollten, um Ihre Vertriebsarbeit effizienter und erfolgreicher zu gestalten.
1. Potenziale beim Kunden erkennen
«Nur 64,8 % der Kontakte sind Kontakte mit richtigem Potenzial. Oder anders herum: 35,2 % der Kontakte sind reine Opportunity-Kosten.» CRM-Studie Vertriebseffizienz, Walter Zimmermann
Sie stecken eine Menge Energie, Zeit und Geld in einen Kunden und erhoffen sich den grossen Erfolg. Dennoch bleibt dieser leider aus. Es wird kein zusätzlicher Umsatz erzielt. Seltsam, auf den ersten Blick scheint doch alles passend zu sein. Mit genauerem Betrachten und dem Heranziehen von Zusatz-informationen, die Ihnen bei der Vorbereitung leider nicht vollständig vorlagen, wäre Ihre Kraft effizienter eingesetzt gewesen. Bei einem anderen Kunden, der Ihnen in dem Moment nicht präsent genug war, hätten Sie mit gleichem Aufwand mehr Erfolge generieren können.
Informationen über den Kunden, die umsatzentscheidend sind, fehlen leider häufig nicht nur teilweise, sie verändern sich sogar oft. Daher ist es absolut notwendig, alle Kundendaten stets aktuell und vollständig zu halten sowie einheitlich abzubilden, um die Potenziale beim Kunden bestmöglich zu erkennen. Für eine exakte Potenzialanalyse ist es sinnvoll, seine Kunden nach Branchen zu sortieren. Hieraus lassen sich bereits erste Erwartungen, Herausforderungen oder Bedürfnisse der Kunden ableiten. Was ist an Umsatz innerhalb dieser Branche überhaupt möglich? Sehen Sie sich Ihre Kunden ganz genau an, um ihnen bestmöglich individuelle Angebote und Lösungen für ihre Probleme, Wünsche und Kapazitäten zu liefern. Versuchen Sie, alles für Ihre Kunden zu leisten − aber für die richtigen Kunden. Versuchen Sie auch, über den Tellerrand hinwegzudenken. Sind Ihnen wirklich alle Potenziale bewusst oder schlummern irgendwo noch mehr? Dabei ist es sehr sinnvoll, Kollegen und Kolleginnen, auch gerne aus unterschiedlichen Abteilungen, zu befragen und miteinzubeziehen.
2. Prioritäten richtig setzen
Keine Zeit, trotz 60-Stunden-Woche. Das ist wirklich sehr erschreckend. Gehen Sie abends oft nach Hause und denken: «Eigentlich habe ich gar nicht alles geschafft, was ich mir für heute vorgenommen habe»? Ist das Problem tatsächlich, dass Sie keine Zeit haben, oder setzen Sie nicht doch eher falsche Prioritäten?
Betrachten Sie Ihre Prioritäten und setzen Sie die richtigen Schwerpunkte. Schauen Sie sich dazu Ihre Ziele an. Sind diese realistisch gesetzt? Ist zum Beispiel die Anzahl Ihrer Aktivitäten oder die Umsatzquote wirklich machbar? Bei unrealistischer Zielsetzung werden trotz hohem Einsatz und Zeitaufwand die gewünschten Erfolge ausbleiben. Welche Aufgaben bestimmen die meiste Zeit in Ihrem Arbeitsalltag? Was sind Ihre Kernaufgaben, was steht in Ihrem Stellenprofil? Werden Sie sich Ihrer aktuellen Situation bewusst und beleuchten Sie, wie viel Zeit Sie tatsächlich für Vertriebs-, Administrations- und Führungsaufgaben benötigen. Ist die verwendete Zeit für diese Bereiche richtig eingesetzt oder kann etwas verändert werden?
Bei dem Thema Zeitmanagement ist natürlich auch die Frage zentral:«Wo und wie kann ich Zeit sparen respektive welche Tools gibt es, um mich zu entlasten?»Praktische Organisationshelfer wie CRM-Systeme in Verbindung mit mobilen Geräten schaffen hier grosse Erleichterung. Priorisierte Aufgaben oder Kunden werden Ihnen angezeigt, Ihr Terminmanagement wird übernommen oder eine automatisierte Kundenkommunikation ermöglicht. Ein klarer Überblick verhilft Ihnen zu klaren Entscheidungen.
3. Behalten Sie den Wettbewerb und Ihre Positionierung im Auge
Dieser Punkt ist für Sie als erfahrenen Vertriebsstrategen selbstverständlich nichts Neues. Natürlich behalten Sie stets Ihre Wettbewerber im Auge. Dennoch lohnt es sich, Ihre Marktpositionierung und damit auch die Ihrer Mitstreiter nochmals intensiv zu beleuchten. Besitzen Sie wirklich alle wichtigen Informationen? Wo stehen Sie ganz konkret im Wettbewerbsvergleich? Bei welchen tatsächlichen Faktoren sind Ihnen die anderen überlegen? Und wo liegen Sie überdurchschnittlich weit vorne?
Noch nie zuvor war es derart einfach, an Informationen zu gelangen: Ob nun Presseberichte, Geschäftsberichte oder der Online-Unternehmensauftritt – das Internet macht (fast) alles möglich. Umso erstaunlicher ist es, dass oft konkrete und strategisch verwendbare Informationen über den Wettbewerb bei Mitarbeitenden und selbst Führungskräften oberflächlich und unvollständig sind oder gar komplett fehlen.
Die Informationsmenge zu bewältigen sowie effektiv zu nutzen, stellt einen grossen Zeitfaktor dar. Klare Vorgaben dienen als Struktur und Hilfe, sich in den Datenmengen zu orientieren sowie Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Oft werden Informationen zum Markt bzw. Wettbewerbsumfeld sogar ausgeblendet, weil sie nicht als wichtig oder zumindest nicht als wichtig für die eigenen Aufgaben im Vertrieb erachtet werden.
Wenn Sie alle Informationen zusammengetragen haben, lassen Sie die Informationen nicht im Schreibtisch oder einem Aktenschrank verschwinden. Stellen Sie sicher, dass die Informationen digital für alle Mitarbeitenden (auch für andere Abteilungen wie beispielsweise das Marketing) zugänglich und aktuell sind. Lesen Sie dazu auch bei Springer Professional im Artikel „Was ist Sales Enablement?“, wie Sie mit den entscheidenden Informationen richtig umgehen.
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4. Setzen Sie sich die Kundenbrille auf
«Um klar zu sehen, genügt oft ein Wechsel der Blickrichtung.» Antoine de Saint-Exupéry
Das Mass aller Dinge ist der Kunde – Ihr Kunde. Er steht im Fokus jeglicher Handlung. Oder etwa nicht? Steht er bei Ihnen wirklich in jedem Prozess im Mittelpunkt?
Bereits bei Ihrem breiten Produktangebot oder Leistungsportfolio können Sie überprüfen, ob alles auf den Kunden ausgerichtet ist: Kennt der Kunde tatsächlich all Ihre Angebote und Lösungen? Vielleicht besitzen Sie starke Produkte, die er braucht, aber noch gar nicht kennt. Vielleicht weiss Ihr Kunde auch noch gar nicht, dass er sie braucht. Ihre Kunden sowie potenzielle Kunden sollten in überschaubarer, strukturierter Form alle Ihre angebotenen Leistungen kennen. Überdenken Sie daher Ihr Angebot aus der Kunden-perspektive. Nur, wenn Sie selbst mit den Augen Ihres Kunden sehen, wird Ihnen der Kundennutzen Ihres Angebotes auch wirklich bewusst.
Planen, denken und handeln Sie wie Ihr Kunde und erleben Sie, was Ihren Kunden glücklich macht. Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag «Kundenorientierung lernen – die Digitalisierung bietet auch hier neue Möglichkeiten».
Fazit
Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden im Vertriebsalltag nicht orientierungslos und ineffizient arbeiten, brauchen Sie eine klare Vertriebsstrategie mit ebenso klaren Zielen. Strategien entwickeln heisst, konkrete Fragen bzw. Probleme zu beantworten. Stellen Sie sich daher die richtigen Fragen. Eine durchdachte Vertriebsstrategie beantwortet Ihnen die Fragen nicht nur für morgen und übermorgen, sondern für die nächsten Jahre. Setzen Sie Ihre Strategie Schritt für Schritt um und passen Sie diese gegebenenfalls an. Wie lautet Ihre Vertriebsstrategie?
Sie möchten sich intensiver mit dem Thema Vertriebseffizienz beschäftigen? Sie benötigen weitere Informationen zur Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse? In unserem kostenlosen Praxisleitfaden «Vertriebseffizienz – Ein kompakter Praxisleitfaden für Vertriebsverantwortliche» Sie praktische Lösungen für Ihr Informations- und Prozessmanagement im Vertrieb.
Dieser Beitrag ist erstmalig am 15.10.2019 auf dem cobra CRM Blog erschienen.
