Bei der Einführung eines Digitalen Posteingangs ist mit den zwei wesentlichen Kostenblöcken «Einführungsprojekt» und «Service-Kosten» zu rechnen. Dabei kommt es auf viele Faktoren an. Wir erklären Ihnen, welche das sind und wie sich die Kosten zusammensetzen.
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Der Digitale Posteingang verarbeitet alle eingehenden Dokumente eines Unternehmens zentral, unabhängig davon, ob diese in papierbasierter oder elektronischer Form wie beispielsweise E-Mails, Online-Formulare, File-Imports usw. eintreffen.
Viele Unternehmen setzen bei einem Digitalen Posteingang auf ein Outsourcing. Das heisst, die Post des Unternehmens wird an ein Scan Center umgeleitet und dort als Service für das Unternehmen verarbeitet. Die Mitarbeitenden des Unternehmens erhalten die Post in der Regel nur noch digital. Bei Bedarf können einzelne physische Originale angefordert werden oder spezifische Dokumente werden immer digital und physisch zugestellt. Die übrigen Dokumente werden unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist fachgerecht vernichtet.
Grundsätzlich kann ein Digitaler Posteingang auch intern im eigenen Unternehmen aufgebaut werden. Der Einfachheit halber und weil es eben die meistgewählte Form ist, konzentrieren wir uns in diesem Artikel aber auf die Kosten eines Digitalen Posteingangs, der von einem externen Dienstleister als Service bezogen wird.
Die Kostenblöcke eines Digitalen Posteingangs
Bei der Einführung eines Digitalen Posteingangs ist mit den wesentlichen Kostenblöcken «Einführungsprojekt» und «Service-Kosten» zu rechnen. Beim Einführungsprojekt geht es in erster Linie um die Ausarbeitung und spätere Umsetzung der Spezifikation (Regelwerk) für einen Digitalen Posteingang. Dabei werden einerseits sehr konkrete Fragen behandelt, andererseits wird im Einführungsprojekt auch ein Change Konzept erarbeitet, das den Mitarbeitenden hilft, mit den neuen Abläufen zurecht zu kommen. Auch die sogenannte «Hyper-Care Phase» nach dem Go-Live, wo das Unternehmen eine intensive Betreuung geniesst, wird darin definiert.
Bei den Service-Kosten sprechen wir von den effektiven Kosten für die täglichen Arbeiten rund um den Digitalen Postengang. Die Post muss abgeholt, vorsortiert, geöffnet und gescannt werden. Falls gewünscht werden Werte extrahiert und validiert. Ausserdem wird der ganze Prozess mittels Qualitätskontrolle ständig überwacht. Üblicherweise sind die Service-Kosten in Stückpreise wie beispielsweise Kosten pro Sendung oder pro Seite sowie in einer monatlichen Grundgebühr zusammengefasst.
Bei den genannten Kostenblöcken gibt es viele unterschiedliche Kostentreiber. Welche das sind und wie Sie die Kosten tief halten und dennoch einen hohen Nutzen für Ihr Unternehmen aus einem Digitalen Posteingang ziehen können, erklären wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.
Die Kosten
Wir bewegen uns hier preislich in einem sehr grossen Rahmen:
- Service Kosten
Grundgebühr ab 450.- CHF bis 10'000.- CHF pro Monat
Sendungspreis ab 0.65 CHF bis 1.50 CHF pro Sendung - Kosten Einführungsprojekt
Von 2750.- CHF bis 200'000.- CHF
Arcplace AG | 8008 Zürich | www.arcplace.ch
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