Excel ist vielseitig – aber kein ERP-System. Wer Kapazitäten, Ressourcen oder den Aussendienst mit Vorlagen plant, läuft früher oder später in Effizienz- und Transparenzprobleme. Die Lösung? Automatisierte Prozesse mit ERP.
Symbolbild Copilot
Excel in KMU: Allzweckwaffe mit Verfallsdatum
Excel ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen das Standardwerkzeug für Planung und Controlling. Kein Wunder – das Tool ist mächtig, flexibel und weit verbreitet. Doch mit wachsender Unternehmensgrösse und steigender Komplexität stösst es an seine Grenzen. Prozesse werden unübersichtlich, fehleranfällig und ineffizient.
Mehr als 450 Funktionen machen Excel zum digitalen Schweizer Taschenmesser. Aber: Wer sie alle nutzen möchte, muss sich intensiv einarbeiten. Für viele Unternehmen wird Excel damit zur zeitintensiven Kompromisslösung.
Die Risiken klassischer Excel-Vorlagen
Was auf den ersten Blick praktisch wirkt, entpuppt sich im Alltag oft als Bremsklotz. Häufige Probleme:
- Eingeschränkte Anpassbarkeit: Vorlagen lassen sich meist nur begrenzt individualisieren.
- Sicherheitsrisiken: Vorlagen aus dem Internet können Schadcode enthalten.
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Eingaben führen zu Rechenfehlern.
- Keine Echtzeitdaten: Informationen sind oft veraltet oder nicht synchron.
- Schwaches Reporting: Analysen bleiben oberflächlich.
- Zeitaufwand: Hohes manuelles Handling kostet wertvolle Ressourcen.
Excel im Controlling – ein wachsendes Problem
Besonders im Projekt- und Budget-Controlling fällt die Limitierung von Excel auf:
Je grösser das Auftragsvolumen und je mehr Mitarbeitende beteiligt sind, desto schwieriger wird die Datenpflege. Komplexe Formeln, Versionskonflikte und fehlende Nachvollziehbarkeit führen zu Intransparenz – und letztlich zu falschen Entscheidungen.
GoBD: Excel im Rechnungswesen problematisch
Viele Unternehmen erstellen Rechnungen in Excel und speichern sie als PDF. Doch das ist nicht GoBD-konform. Rechnungen müssen zehn Jahre unveränderbar gespeichert werden. Excel-Dateien bieten keine Revisionssicherheit – was steuerliche Risiken mit sich bringt.
Personalplanung und Aussendienst mit Excel? Nur bedingt sinnvoll
Wer ist wann verfügbar? Wo befindet sich der Aussendienst? Excel bietet nur bedingt Übersicht. Aspekte wie Urlaube, Teilzeitmodelle oder abteilungsübergreifende Planung lassen sich kaum abbilden – von automatisierter Einsatzplanung ganz zu schweigen.
Besser als jede Vorlage: ERP-System mit Automatisierung
Ein cloudbasiertes ERP-System wie Haufe X360 ersetzt Vorlagen durch integrierte, automatisierte Prozesse:
- Dienstplanung: Visualisierte Terminplanung mit Bing-Maps-Integration
- Ressourcenmanagement: Live-Daten und Prognosen für Kapazitäten und Auslastung
- Kommunikation: Automatisierte Benachrichtigungen an Kunden per E-Mail oder SMS
- Dashboards: Alle KPIs auf einen Blick – individuell konfigurierbar für jede Rolle
Besonders stark: Die nahtlose Integration mit anderen Systemen und der modulare Aufbau machen die Lösung skalierbar. Gleichzeitig garantiert Haufe X360 Preisstabilität und Update-Sicherheit.
Fazit
Excel bleibt ein starkes Tool – aber nicht für alle Prozesse. Wer seine Planung, Steuerung und Kommunikation auf ein zukunftssicheres Fundament stellen will, sollte sich von Excel-Vorlagen verabschieden und auf ERP setzen.
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Haufe-Lexware GmbH & Co. KG | c/o 2p team GmbH | 6300 Zug | www.haufe-x360.ch
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