Von Versicherungen über Industrie und Bauunternehmen bis hin zu Kantonalbanken, Sozialversicherungen und der Finma: Alle setzen ein Vorlagen- und Formularmanagement-System ein, um Dokumente präzise zu erstellen und nahtlos in das Dokumenten-Management-System zu überführen. Dies ist das perfekte Beispiel für eine durchdachte End-to-end-Lösung.
Was ist ein VMS?
In einem Vorlagen- und Formularmanagement-System werden sämtliche Vorlagen für die individuelle Dokumenterstellung zentral abgelegt. Die Vorlagen beinhalten vorgegebene Texte, aber auch Felder für manuelle Dateneingaben, Platzhalter für Daten aus Schnittstellen oder für die Personalisierung durch den Absender.
Ein VMS bietet eine Oberfläche, wo die Mitarbeitenden ihre gesuchten Firmen-Vorlagen schnell finden. Das VMS integriert sich zudem in Umsysteme, beispielsweise in die Apps von Microsoft Office, um häufig genutzte Vorlagen und Textbausteine direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint oder dem ERP oder CRM verfügbar zu machen. Ein VMS ermöglicht zudem die Einbindung in Umsysteme per Programmierschnittstelle, damit die zentral verwalteten Formulare und Vorlagen für Drittsysteme zugänglich sind.
Warum ein VMS?
Ein VMS spart Zeit und Ressourcen, reduziert Fehleranfälligkeit und transportiert das Corporate Design. Mitarbeitende wissen immer, wo sie die aktuell gültigen Formulare und Vorlagen abrufen können. Es verhindert, dass alte Dokumente hervorgeholt, nur unvollständig angepasst und mit altem Design verschickt werden.
Die Erstellung eines Dokuments ist geführt, Absender-Informationen oder Unterschriften werden automatisch eingefügt und die Mitarbeitenden können sich ohne Umschweife direkt mit dem eigentlichen Inhalt des Word-Dokuments (bzw. der Excel-Arbeitsmappe oder der PowerPoint-Präsentation) beschäftigen.
Einzelne VMS können mehr
Moderne VMS wie bspw. Docugate unterstützen die Mitarbeitenden noch weiter bei der Arbeit am Dokument. Beispielsweise indem es ihnen Funktionen wie das Einfügen einer Folie aus der Medienbibliothek oder einer Querseite vereinfachen. Zum Standard-Umfang gehören auch CD-kompatible Formatierungshilfen oder das Ein-/Ausblenden des Logos.
Wenn die Mitarbeitenden die Arbeit an der Tabelle, Präsentation oder Dokument abgeschlossen haben, hilft ihnen das VMS, die Datei am richtigen Ort abzulegen oder auszudrucken. In Docugate zum Beispiel können für alle Vorlagen- und Formulare zusätzliche Metadaten hinterlegt werden, die es ermöglichen, die Datei für die Ablage automatisch zu verschlagworten oder Pflichtfelder automatisch abzufüllen. Eine Effizienzsteigerung par Excellence. Eine Druckersteuerung stellt sicher, dass die Dokumente lokal oder zentral und auf dem richtigen Papier gedruckt werden.
Wer setzt ein VMS ein?
Jede Firma oder Organisation,
- die Wert auf ihr Corporate Design legt
- die ihren Mitarbeitenden eine einfach zu nutzende Ablage für Vorlagen- und Formulare zur Verfügung stellen will
- die viele Dokumente automatisiert erstellt (und womöglich sogar verschickt)
Wer sich um die Einführung oder Pflege seines DMS kümmert und den Prozess Ende-zu-Ende denkt, wird auch ein VMS einsetzen wollen. Nur so sinkt die Hemmschwelle der Mitarbeitenden, ein sauberes Dokument zu erstellen, statt einfach das alte zu kopieren und fehlerhaft im DMS abzulegen.
Oft wird das Thema Vorlagen im DMS nur stiefmütterlich oder gar nicht behandelt – mit einer simplen verlinkten Office-Vorlage ist nämlich gar nichts gewonnen. Schnittstellen z.B. zum ERP oder zum CRM, lassen die Mitarbeitenden z.B. Adressdaten oder Produktinformationen im Dokument wiederverwenden, damit sie diese nicht manuell eingeben müssen. Dank einem modernen VMS ist die Verschlagwortung einfacher, wodurch die Datei eher am richtigen Ort gespeichert wird – und noch viel wichtiger: Auch wieder gefunden werden kann.
Der Autor
Markus Estermann ist CEO & Partner der Leuchter Software Engineering AG
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Leuchter IT Solutions. Das Unternehmen hilft Ihnen, Ihre innovativen Ideen umsetzen und Ihre IT auf das nächste Level bringen. www.docugate.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-4
Das Schweizer Fachmagazin für Digitales Business kostenlos abonnieren
Abonnieren Sie das topsoft Fachmagazin kostenlos. 4 x im Jahr in Ihrem Briefkasten.