MOUNT10, führender Schweizer Anbieter von Online-Backup-Services, wollte seinen internen Kreditorenprozess vollständig digitalisieren. Mit der Kombination aus DocuWare, IDP und bexio – umgesetzt von Smartdoc – gelang ein durchgängiger, automatisierter Ablauf von der Rechnung bis zur Zahlung.
Patrick Stutz, Product Manager bei MOUNT10 (Bild zVg)
Papierlos, aber aufwendig: Der alte Prozess
Als IT-Unternehmen mit höchsten Ansprüchen an Sicherheit, Effizienz und Skalierbarkeit war MOUNT10 mit einem Problem konfrontiert, das viele Schweizer KMU kennen: Rechnungen wurden per E-Mail empfangen, manuell geöffnet, lokal gespeichert, in Adobe mit einem PDF-Stempel versehen, erneut gespeichert und dann zur Kontierung weitergeleitet. Ein fehleranfälliger und ressourcenintensiver Prozess, der weder flexibel noch zeitgemäss war, insbesondere im Homeoffice.
«Wir wollten die Rechnung so wenig wie möglich anfassen – bis sie bezahlt ist.»
Die Lösung: DocuWare, IDP, bexio – verbunden durch Smartdoc
Was nach einem simplen Wunsch klingt, war mit dem bisherigen System kaum zu erreichen. Die Rechnungsfreigabe war abhängig von manuellen Zwischenschritten, die Suche nach Dokumenten teilweise aufwendig und Dubletten wurden oft erst spät erkannt. Der Prozess kostete nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Auf der Suche nach einer passenden Lösung wurde MOUNT10 im bexio Marketplace fündig. Dort stiess das Unternehmen
auf DocuWare und auf den Schweizer Integrationspartner Smartdoc mit Sitz in Rotkreuz. Das Ziel war schnell klar: Die bestehende Buchhaltung in bexio sollte durch eine revisionssichere Dokumentenablage und automatisierte Prozesse ergänzt werden. Die Kombination aus DocuWare, IDP und bexio versprach genau das, umgesetzt durch Smartdoc.
So funktioniert der neue Kreditorenprozess
Heute läuft der Kreditorenprozess fast vollständig automatisiert: Ein zentrales Element dabei ist die automatische Vorkontierung der Belege in DocuWare, die bereits vor der Freigabe eine strukturierte Verbuchung ermöglicht.
- Rechnungen treffen per E-Mail an einer zentralen Adresse ein.
- Die Inhalte werden mit einer Intelligent Document Processing (IDP)-Lösung ausgelesen und zur Ablage in DocuWare verarbeitet.
- Eine automatische Freigabeanfrage wird an den hinterlegten Sachbearbeitenden geschickt.
- Nach der Freigabe werden die vordefinierten Kontierungs- und Buchungsdaten automatisch an bexio übergeben, inklusive Status «Zahlung an Bank» für das E-Banking.
«Die Einfachheit, eine Mail zu erhalten und mit zwei Klicks freizugeben, das lässt ja fast nichts anderes zu.»
Gemeinsam zur optimalen Lösung
Während der Projektumsetzung forderten sich MOUNT10 und Smartdoc gegenseitig heraus, mit dem gemeinsamen Ziel, eine schlanke und durchgängige Lösung zu schaffen. Anfangs gab es kleinere Stolpersteine bei der Dokumentenerkennung, doch die Prozesse wurden kontinuierlich optimiert. Heute ist die Fehlerrate gering, die Benutzerfreundlichkeit hoch und die Akzeptanz im Team sehr gut.
Mehr Transparenz, weniger Aufwand
Ein grosser Pluspunkt: Die Dokumente lassen sich jederzeit über DocuWare oder bexio wiederfinden. Die klare Zuweisung, transparente Freigabeprozesse und lückenlose Nachvollziehbarkeit schaffen Vertrauen, intern wie extern. Besonders wertvoll ist auch die automatische Erkennung und somit die Vermeidung von Dubletten, was früher regelmässig zu doppelten Zahlungen oder Rückfragen geführt hatte.
«Smartdoc bringt nicht nur Lösungen, sondern begleitet uns auch im Daily Business – kompetent und mit Weitblick.»
MOUNT10 plant bereits den nächsten Schritt: Die automatisierte Verarbeitung von Kreditkarten-Abrechnungen und Belegen soll weiterentwickelt und in den bestehenden digitalen Prozess integriert werden. Die Weichen für ein modernes, wachstumsfähiges Rechnungswesen sind gestellt, mit einem Partner, der sowohl Technik versteht als auch Prozesse denkt.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von Smartdoc AG, Rotkreuz ZG. Der Spezialist für digitale Dokumentenverarbeitung und Prozessautomatisierung ist Integrationspartner von DocuWare, bexio und JobRouter. www.smartdoc.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 25-4
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