Vom Papierchaos zur digitalen Ordnung: So führen Sie das Dokumenten-Management Schritt für Schritt ein

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Das Problem entsteht meist durch die Verwendung unterschiedlicher Anwendungen im Unternehmen und wird befeuert durch den Dokumenten-Eingang über verschiedene und inkonsistente Kanäle. Dies führt zu einem unübersichtlichen Durcheinander von Ordnern und Verzeichnissen auf den Fileservern sowie einer Vielzahl von lokal gespeicherten Dokumenten auf den Arbeitsgeräten der Mitarbeitenden. 

Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente in verschiedenen Versionen vorliegen und die aktuelle Version zum Beispiel nur auf dem Gerät eines Mitarbeiters gespeichert ist. Die Suche nach einem bestimmten Dokument kann sehr zeitaufwendig sein, da es sich in verschiedenen Ordern, E-Mails oder auf Fileservern befinden kann. Besonders durch mobiles Arbeiten und Homeoffice sollten Dokumente schnell und einfach ortsunabhängig auffindbar sein. Hier bietet sich ein Dokument-Management-System als Lösung an, um diese Probleme effektiv zu lösen.

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) werden im Unternehmen leider oft nicht als Priorität angesehen, da der Nutzen nicht sofort erkennbar ist. Unternehmen befürchten, dass die Einführung eines DMS ihre Geschäftstätigkeit beeinträchtigt, die Umstellung im Umgang mit Dokumenten Monate dauert und hohe Kosten verursacht. Das DMS wird oft nur als notwendiges Übel betrachtet, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Jedoch sind diese Bedenken unbegründet. Die Einführung eines DMS muss kein langwieriges und zeitaufwendiges Mammutprojekt sein, sondern kann schrittweise erfolgen. Schon nach den ersten Schritten werden Sie den Nutzen des DMS erkennen, die Motivation im Unternehmen steigern und vieles wird zum Selbstläufer.

Das Dokumenten-Management-System ist der Gamechanger zur zeitraubenden Suche und Bearbeitung von Dokumenten. Das Vorgehen, wie ein DMS im Unternehmen eingeführt wird, wird hier Schritt für Schritt erklärt.

Mit einer Hauptanwendung wie z. B. einem ERP-System können erstellte Dokumente automatisiert an das DMS übergeben werden. Die Einrichtung dieser Schnittstelle hat den Vorteil, dass alle neu erzeugten Belege parallel im DMS abgelegt oder sogar redundanzfrei ins DMS verschoben werden können. Üblicherweise lässt man die Belege der Vergangenheit einmalig ebenfalls ins DMS übertragen. Dieser erste Schritt ist rasch abgeschlossen und Sie können bereits viele Vorteile des DMS geniessen.

Danach bzw. während der Einrichtung der ERP-Schnittstelle kann die neu eingetroffene Post vom Sekretariat gescannt und direkt digital abgelegt und zur weiteren Bearbeitung weitergegeben werden.

Reichen Sie eingehende Post oder auftragsbezogene Papierdossiers von einer Abteilung zur anderen weiter, bis ein Prozess abgeschlossen werden kann? Effizienter geht dies mit der Workflow-Engine Ihres DMS, mit welcher Sie eine optimale Übersicht über Prozesse, Aufgaben und Deadlines erhalten. 

Ein wichtiger Teil der Korrespondenz läuft sicherlich auch bei Ihrem Unternehmen via E-Mail. Sie werden sich bestimmt fragen, wie mit irrelevanten oder sogar privaten Mails umgegangen werden soll und wie verhindert werden kann, dass dasselbe Mail, welches an mehrere Empfänger gesendet wurde, mehrfach abgelegt wird?

Hierzu gibt es verschiedene Wege, die besprochen und umgesetzt werden können.

Um die vorhandenen Papierberge zu digitalisieren, wird meistens eine Person für das Dokumenten-Scanning eingeplant. Es muss entschieden werden, welche Dokumenten-Arten prioritär wichtig sind und wie Dokumente im DMS gefunden werden sollen. Dazu ist es notwendig, den Dokumenten Eigenschaften (Beleg-Nummer, Beleg-Datum, Firmenname etc.) zu übertragen. Dies kann durch die Scanning-Lösung des DMS unterstützt und bis zu einem gewissen Grad mittels optischer Erkennung automatisiert werden. 

Spätestens ab dem Zeitpunkt, ab dem Dokumente mit der Volltextsuche in Sekundenschnelle gefunden werden, die vorher mühsam in verschiedenen Ordnern und Registern gesucht werden mussten, werden Sie das DMS lieben. Die Digitalisierung von weiteren Dokumenten-Arten ist schnell gemacht und das papierlose Büro wird zur Realität. Bis zu diesem Punkt haben Sie «lediglich» Dokumente archiviert und diese mit internen Prozessen verarbeitet. Die meisten DMS-Anwender sind mit diesem Zustand bereits sehr zufrieden und profitieren von einem effizienten und revisionssicheren DMS. 

Wenn Sie das Potenzial des DMS noch weiter ausschöpfen wollen und die damit einhergehenden organisatorischen Herausforderungen nicht scheuen, können weitere Schritte gegangen werden.

Die Nachfrage nach Kreditorenworkflow-Prozessen ist während der Covid-Pandemie explodiert. Die effiziente und vor allem standortunabhängige Verarbeitung von digitalisierten Eingangsrechnungen kann mit einem DMS erreicht werden.

Bei der Verwaltung von Office-Dokumenten via DMS, handelt es sich nicht «nur» um deren Ablage und Archivierung, sondern auch um deren laufende Verwaltung und Versionierung.

Ziel ist die nicht-redundante Ablage dieser Dokumente im DMS und die Sicherstellung, dass aktuelle und vergangene Versionen für alle Mitarbeitenden zugänglich sind. Dafür müssen zum einen Aufräum-Prozesse für die initiale Übertragung der bestehenden Office-Dokumente ins DMS durchgeführt werden, zum anderen braucht es Disziplin, damit auf lokalen Arbeitsgeräten wie auch auf Fileservern zukünftig keine Dokumente mehr abgespeichert werden.

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