Eingehende Bestellungen, Lieferscheine oder Gutschriften automatisch ins ERP-System übertragen – ohne Templates oder Nacharbeit? KI-gestützte Dokumentenverarbeitung macht genau das möglich.
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Täglich landen in vielen Unternehmen Bestellungen, Lieferscheine oder Gutschriften – oft noch als PDF oder Scan, manchmal als E-Mail-Anhang. Bis die Informationen im ERP-System verfügbar sind, vergeht häufig wertvolle Zeit. Daten werden manuell übertragen, geprüft und korrigiert. Eine Aufgabe, die Konzentration erfordert, aber kaum Wertschöpfung bringt.
Auch klassische Lösungen wie OCR- oder Template-Systeme helfen hier nur bedingt weiter. Sie automatisieren zwar einzelne Schritte, erfordern jedoch meist manuelle Nacharbeit und häufige Anpassungen, sobald sich Layouts oder Formate ändern.
Vom Beleg zum Datenverständnis
Der Einsatz Künstlicher Intelligenz verändert diesen Prozess grundlegend. KI-basierte Systeme sind in der Lage, Dokumente nicht nur zu lesen, sondern ihren Inhalt zu verstehen. Sie erkennt Tabellen, Kopf- und Fusszeilen ebenso wie Fliesstext, erfassen Zusammenhänge und ordnen Angaben automatisch den richtigen ERP-Feldern zu. So werden Artikelnummern, Mengen oder Liefertermine zuverlässig in strukturierte Datensätze übersetzt – unabhängig davon, wo oder wie sie im Dokument stehen.
In PSIpenta/ERP etwa kommt ein integriertes Sprachmodell zum Einsatz, das Dokumentinhalte nicht nur ausliest, sondern sprachlich interpretiert. Es kombiniert Verfahren der Sprachverarbeitung mit maschinellem Lernen und erkennt dadurch, welche Bedeutung eine Angabe hat – unabhängig von Position, Format oder Schreibweise. Formulierungen wie „verpackt zu 1000 Stück“ oder „nach Absprache geliefert“ werden kontextbasiert verstanden und korrekt zugeordnet.
Im Unterschied zu klassischen, regelbasierten Ansätzen reagiert diese Form der KI flexibel auf neue Dokumentstrukturen. Sie verarbeitet auch unkonventionelle Layouts, Freitext- oder Mischformate und kann ihr Verständnis durch Training und Feedback kontinuierlich verbessern.
Das Ergebnis sind vollständige, konsistente Daten, die direkt in das ERP-System übernommen werden – ohne Pflege von Templates oder manuelle Nachbearbeitung. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss, der Fachabteilungen spürbar entlastet und Prozesse stabilisiert.
Mehr Qualität, weniger Aufwand
Die Vorteile zeigen sich nicht nur in der Geschwindigkeit der Verarbeitung, sondern vor allem in der Datenqualität. KI-gestützte Systeme erkennen fehlende, doppelte oder widersprüchliche Angaben und markieren sie automatisch. Einkauf, Disposition und Produktionsplanung profitieren dadurch von konsistenten Informationen, die jederzeit verlässlich zur Verfügung stehen.
Zugleich entlastet die Automatisierung die Fachabteilungen: Routineaufgaben entfallen weitgehend, Nacharbeiten entfallen, und Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren – etwa auf die inhaltliche Prüfung von Ausnahmen oder strategische Beschaffungsentscheidungen.
Verlässliche Daten für sichere Entscheidungen
Die Verbindung von künstlicher Intelligenz und ERP-System macht die Dokumentenverarbeitung schneller, sicherer und transparenter. Unternehmen gewinnen nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen in ihre Datenbasis – eine Voraussetzung für fundierte Entscheidungen und stabile Prozesse im digitalen Alltag.
Der Autor
Mathias Zimmermann ist Teamleiter Beratung bei PSI
PSI AG Schweiz | 9500 Wil | www.psi.de
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