Arcplace hat schon bei über 50 grösseren Schweizer Unternehmen eine Purchase-to-Pay (P2P) Lösung eingeführt. Dabei weisen wir unsere Kunden jeweils auf mögliche Stolpersteine und Hindernisse hin, welche die Einführung verzögern oder sogar den ROI der eingeführten Lösung signifikant verringern können. Wenn Sie es schaffen, die folgenden drei Themen zu meistern, haben Sie gut und gerne 80 % des Projekterfolges in der Tasche.
Symbolbild zVg von Arcplace
1. Keine klare Verantwortlichkeit für das Einführungsprojekt
Gerade bei einem P2P-Projekt, bei dem sowohl der Einkauf (Purchase) als auch die Finanzen (Pay) beteiligt sind, ist eine klare Verantwortlichkeit der Schlüssel zum Erfolg. Sind nämlich beide Bereiche gemeinsam für das Projekt zuständig, so ist am Ende niemand in der Verantwortung. Es ist daher sinnvoll, eine P2P-Lösung stufenweise einzuführen und mit einem der beiden Bereiche (Einkauf oder Finanzen) zu starten.
Trotzdem sollten beide Bereiche von Anfang an mit ins Boot geholt werden. Es ist wichtig, die Anforderungen aus Finanz- und Einkaufssicht zu kennen und zu verstehen. Danach sollte man den Fokus aber auf einen der beiden Bereiche richten und diesem Bereich auch die Verantwortung für die initiale Einführung geben.
2. Ungenügendes Change-Management für externe und interne Stakeholder
Die Transparenz und eine einfachere Kommunikation mit Lieferanten und Mitarbeitenden ist einer der grössten Vorteile von digitalen P2P-Lösungen. Leider sind aber nicht alle Stakeholder gleichermassen begeistert und offen für die Veränderungen, welche die Einführung einer P2P-Lösung mit sich bringt. Daher darf die Wichtigkeit einer frühzeitigen, umfassenden und verständlichen Kommunikation der Projektziele an externe und interne Stakeholder nicht unterschätzt werden.
Auch wenn Lieferanten aus einem Umfeld stammen, das die Digitalisierung im Allgemeinen begrüsst, sind gewisse Hürden nicht zu vermeiden. So akzeptieren viele Lieferanten zwar Bestellungen in beliebigen Formaten, möchten aber, was die Rechnungsstellung anbelangt, keine Formatumstellung vornehmen. Daher ist es wichtig, dass Sie auf eine Lösung setzen, welche alle Formate der Rechnungsstellung verarbeiten kann. Ausserdem sollen Sie darauf achten, dass Sie eine P2P-Lösung wählen, die es Ihrem Lieferanten einfach macht, von physischen Rechnungen auf digitale Kanäle (z. B. PDF oder E-Invoice) umzustellen.
Bei den Mitarbeitenden hängt die Zurückhaltung für die neue Lösung meist mit alten, fest verankerten Arbeitsweisen zusammen. Diese Bedenken können durch verschiedene Massnahmen vermindert werden. Dazu gehört sowohl die frühzeitige, regelmässige und umfassende Kommunikation als auch gute Schulungen. Des Weiteren sorgt eine sogenannte Hypercare-Phase kurz nach der Einführung dafür, dass sich ein Mitarbeitender mit Start-Problemen einfach und schnell an einen Power-User oder den Dienstleiter wenden kann, wo ihm oder ihr zeitnah weitergeholfen wird.
3. Anpassung der Prozesse an die Technologie
Bei der Einführung einer P2P-Lösung über die eigenen Prozesse nachzudenken, diese zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen ist sehr sinnvoll. Allerdings sollen Ihre Prozesse immer das Ziel haben, Ihr Unternehmen zu unterstützen. Die Prozesse müssen also für sich genommen stimmig sein und sich an Ihrem Unternehmen orientieren.
Suchen Sie sich daher eine Lösung aus, die flexibel genug ist, sich Ihren Prozessen anzupassen – und nicht umgekehrt. Die Technologie soll Ihre Prozesse unterstützen und – wo möglich und gewollt – automatisieren. Das Zusammenspiel von Prozessen und Technologie soll den grösstmöglichen Nutzen für das Unternehmen bringen und Ihre Mitarbeitenden dazu befähigen, tagtäglich ihr Bestes geben zu können.
So minimieren Sie Ihr P2P-Projekt-Risiko
Damit Sie die oben aufgeführten Stolpersteine umgehen können, sollten Sie:
- Eine klare Projektverantwortung festlegen
- Frühzeitig, umfassend, regelmässig und verständlich über Projektziele informieren
- Schulungen und Hypercare-Phase sorgfältig sowie Stakeholder-gerecht planen
- Ihre Prozesse auf Ihr Unternehmen abstimmen (und nicht auf die Lösung)
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