Unternehmerische Resilienz durch digitale Lageroptimierung

 

 

Wer unternehmerisch die ersten Schritte geht, fängt zunächst klein an – das gilt auch für die eingesetzten Softwaresysteme und geschäftlichen Abläufe. Schlanke Minimallösungen sparen kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei Kosten und können problemlos die Aufgaben bewältigen, die zu Beginn anstehen. Mit dem stetigen Wachstum eines Unternehmens entpuppen sich solche Szenarien jedoch schnell als Hemmschuh für weitere Entwicklungen: Operative Prozesse werden komplexer, die Anzahl der angebotenen Artikel nimmt zu, die Volumina von Bestellungen, Lieferungen, eingelagerten Beständen und Rechnungsvorgängen werden grösser, die Lagerhaltung per manuell geführter Listen fehleranfälliger.

 

Irgendwann wird deutlich, dass die eingesetzten Softwaresysteme und Übergangslösungen die tatsächliche geschäftliche Komplexität nicht mehr abbilden können. Zu solchen Übergangslösungen zählen etwa manuell geführte Excel-Tabellen für Bestände und Inventar, isolierte Buchhaltungssysteme oder Bestellvorgänge per E-Mail und Telefon – und genau das gefährdet langfristig die Resilienz. Prozesse verzögern sich und werden immer anfälliger für Fehler. Zudem reicht die Datenqualität nicht aus, um mit intelligenten digitalen Forecasting-Tools zukünftige Bedarfe zu antizipieren und entsprechend vorausschauend auf die Anforderungen von Kunden zu reagieren. Dann werden Wachstum und unternehmerischer Erfolg zum Stresstest für die bisherigen Abläufe und Systeme.

 

Die Sandax GmbH mit Sitz in Norderstedt, Schleswig-Holstein, ist ein Dienstleister, der auf Produkte für die Sicherung von Ladungen auf Lkws oder in Containern spezialisiert ist, beispielsweise passgenaue Zurrgurte, Stausäcke oder Planen. Das Unternehmen startete 2007 als Ein-Mann-Betrieb mit Firmensitz in der Privatwohnung von Gründer Stefan Patock, eine Scheune diente als Lagerhalle. Mittlerweile ist die Belegschaft auf elf Mitarbeitende angewachsen, von einem Hochregallager für 3800 Einzelprodukte aus werden heute rund 6700 Kunden in ganz Europa beliefert. Die Zahl der Bestellungen beläuft sich auf bis zu 30 pro Tag.

 

Mit den genannten Wachstumszahlen stiessen die vorhandenen Software-Lösungen und manuellen Abläufe zusehends an ihre Grenzen. Zu den organisch gewachsenen Prozessen gehörten etwa Excel-Listen im Lager, wo für praktisch jeden Anwendungsfall eine spezielle Tabelle zum Einsatz kam, beispielsweise bei jeder einzelnen Umlagerung. Oder der umständliche Informationsfluss zwischen Auftragsannahme, Lager und Versanddienstleister: Vertriebsmitarbeitende mussten bei jeder Bestellung eine Mail schreiben, mit der sie das Lager über Versandart oder Lieferdatum informierten. Dann übertrugen Lagermitarbeitende die Informationen manuell in das Online-System des Versanddienstleisters – eine ebenso langsame wie fehleranfällige Arbeitsweise. Insgesamt wurde das Wachstum so stark gebremst.

 

Mit der Einführung eines Cloud-ERP-Systems von Haufe X360 hat sich die gesamte Wertschöpfungskette von der Bestellung bis zur Auslieferung bei Sandax rasant beschleunigt: Das nach wie vor manuelle Anlegen von Aufträgen etwa geht durch automatisierte Eingaben wesentlich schneller, gleichzeitig errechnet das Cloud-ERP-System im Hintergrund selbständig den Frachtpreis einer Lieferung anhand von Gewicht und Grösse. Auftragsbestätigung und Lieferschein für das Lager werden automatisch generiert und dann vom Vertrieb mit wenigen Mausklicks versendet.

 

Durch die intelligente digitale Vernetzung im ERP sind zudem alle Versanddetails in Echtzeit auf dem Bildschirm im Lager abrufbar. Das gleiche gilt für alle Informationen zu Stellplätzen, Stückzahlen und anderem mehr, was das Kommissionieren wesentlich schneller, einfacher und fehlerfreier macht und einen genauen Überblick über Bestände und zukünftige Bedarfe gewährleistet. Der geplante Einsatz von Barcode- und RFID-Scannern soll das digitale Erfassen von Warenein- und Ausgängen ermöglichen und ebenfalls zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und höheren Durchlaufzahlen führen. Darüber hinaus werden manuelle Eingaben bei der Einlagerung überflüssig, weil jeder Scan direkt im ERP-System erfasst und einsehbar wird. Dabei werden ausserdem nachfolgende Prozesse wie etwa der Etikettendruck automatisch ausgelöst.

 

Auch die früher in mehreren Tagen manuell mit Hilfe von ausgedruckten Excel-Listen durchgeführten Inventuren sind heute in einem Tag erledigt: Scanner erfassen in Sekundenbruchteilen jeden einzelnen Artikel und aktualisieren in Echtzeit die Bestandsinformationen, ohne dass die Daten im Nachgang von Listen abgetippt werden müssen. Das hat auch die Fehlerquoten in der gesamten Warenwirtschaft drastisch verringert: Betrugen früher die Abweichungen zwischen errechnetem und realem Warenbestand typischerweise mehrere tausend Euro pro Jahr, so ist dieser Betrag aktuell auf 250 Euro zurückgegangen.

 

Das gesamte Unternehmen agiert heute schneller, kosteneffizienter, präziser – und letztlich profitabler. Und das ist natürlich noch nicht das Ende der Entwicklung. Denn ganz allgemein betrachtet lässt sich ein modernes Cloud-ERP-System jederzeit beliebig und flexibel skalieren und durch zusätzliche Module und Software-Komponenten zu einer unternehmensweiten Single-Source-of-Truth erweitern, die alle Abteilungen nahtlos digital miteinander vernetzt. Dies wiederum ermöglicht die einfache Anpassung an immer neue unternehmerische Herausforderungen, aktuelle Marktentwicklungen und Wachstumsschritte. Und das ist echte Resilienz.

 

 

 

 

Christian Zoehrlaut ist Chief Product Officer bei Haufe X360. Er treibt die Weiterentwicklung von Haufe X360 zu einer vollumfänglichen Business-Management-Plattform für KMU voran. Zu seinen thematischen Schwerpunkten zählen KI-gestützte Technologien und BI bei der Entscheidungsfindung in Geschäftsprozessen. Der studierte Wirtschaftswissenschaftler verfügt über rund 20 Jahre ERP-Erfahrung im Mittelstand.

 

 

Haufe X360 c/o 2p team GmbH | 6300 Zug | www.haufe-x360.ch

 

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