Wer denkt, dass die Zeiten von Briefen im Briefkasten vorbei sind, irrt sich. Tatsächlich erreichen noch heute viele Postsendungen die Unternehmen in analoger Form. Möchte man diese Unterlagen digitalisieren, kommt man nicht um Handarbeit herum. Doch verschiedene Systeme vereinfachen diese Arbeit und externe Dienstleister nehmen sie sogar ganz ab. Doch wie zufrieden sind die Unternehmen mit diesen Dienstleistungen? Wir haben nachgefragt.
Symbolbild von KI erstellt
Ob Rechnung, Offerte oder auch Kundenreklamation – noch immer erreichen viele Postsendungen die Schweizer Unternehmen auf analogem Weg. Auch wenn immer mehr Firmen auf digitale Unterlagen umstellen oder Rechnungen nur noch per E-Mail versenden, sind wir somit noch weit von einem komplett papierlosen Posteingang entfernt.
Kommt ein Dokument auf Papier im Unternehmen an, wird jemand in der Postzentrale das Couvert öffnen, schauen, für wen der Inhalt bestimmt ist, ihn entweder einscannen und per E-Mail weiterleiten oder aber in ein Mäppchen legen und per Hauspost weiterverteilen lassen. Beides ist wenig effizient, denn Dokumente können verlegt werden, vergessen oder gleich verloren gehen.
Grössere Effizienz mit digitalen Posteingang
Diverse IT-Systeme ermöglichen es nun, dies effizienter und teilweise auch mithilfe von KI zu erledigen. Und das hilft, denn in einem unsortierten Posteingang kommt Post per E-Mail, über Messenger-Dienste oder natürlich ganz analog an. Darunter können Bestellungen, Offerten, Rechnungen oder Werbung sein, aber es können auch Kundenbriefe und Bewerbungen eingehen.
Während des Posteingangsprozesses werden nicht nur die digitalen, sondern auch die analogen Sendungen geöffnet und gescannt, der Inhalt wird automatisch ausgelesen und mithilfe von KI direkt klassifiziert. Alle Sendungen werden im Digital Mailroom in eine einheitliche digitale Form gebracht, die bearbeitet und archiviert werden kann.
Dabei erfolgt die Erstbearbeitung automatisiert. Eine Künstliche Intelligenz erkennt zum Beispiel eine Bestellung und leitet diese an die entsprechende Abteilung weiter oder gibt die Daten direkt ins Bestellsystem ein. Bei dieser Gelegenheit wird auch automatisch eine Eingangsbestätigung an den Absender geschickt, damit dieser weiss, dass die Bestellung bearbeitet wird.
Dies funktioniert mit allen Sendungen: So landen analog zugestellte Bewerbungen automatisiert in der Personalabteilung, Rechnungen werden verarbeitet bzw. in die Buchhaltung weitergeleitet und die Reklamationen gelangen zum Kundendienst. Die direkte Anbindung ans ERP-System und andere IT-Lösungen sorgt für Effizienz, ohne dass Unterlagen irgendwo untergehen oder liegenbleiben.
Alternativ zum eigenen System bieten verschiedene externe Dienstleister an, die an Ihr Unternehmen adressierten Dokumente automatisch zu öffnen, zu kategorisieren, zu digitalisieren und Ihnen auf elektronischem Wege im passenden Format zuzustellen. Sie sparen sich das Personal, den Platz und die Investition in eine eigene Software.
Umfrageresultat: Wo sehen Sie die Vorteile eines Digital Mailrooms?
Was sind jedoch die Vorteile für Ihr Unternehmen bei einem digitalen Posteingang? Wo liegen die Herausforderungen? Wir haben bei Schweizer KMU eine kleine, nicht repräsentative Umfrage gemacht.
Eingegangen sind 85 Antworten, 75 % davon sagen aus, dass sie sich die Post bereits jetzt digital zustellen lassen bzw. die Dokumente im Backend (z. B. im Digital Banking) abholen, weitere scannen analoge Sendungen selbst ein. Doch 17 % der Antwortenden geben an, dass sie ihre analoge Post schon von einem Dienstleister scannen und digital zustellen lassen. Und genau dieses Thema wollen wir vertiefen.
Auf die Frage «Warum haben Sie sich für diese Dienstleistung entschieden?» konnten die Befragten mehrere Antworten geben. Als wichtigster Punkt wird die Zugänglichkeit genannt: Die digitale Post ist jederzeit und von überall her zugänglich. Dies ermöglicht auch ortsunabhängiges Arbeiten, ohne den Zugriff auf die eingehende Post zu verlieren.
Als zweiter Punkt kam dann die Effizienz zum Zuge: Der digitale Posteingang ermöglicht eine organisierte Ablage, was wiederum Zeit und Ressourcen spart.
Bereits deutlich weniger oft genannt wurden die Einsparungen durch das Wegfallen des Handlings von Papier, dem Aufbewahren und dem datenschutzgerechten Vernichtens der Dokumente.
Warum haben Sie keinen Digitalen Posteingang?
Auf die Frage, warum jemand noch keine digitale Posteingangslösung nutzt, konnten die Befragten ebenfalls eine Rangliste anlegen.
Weitaus am meisten genannt wurde die mangelnde Privatsphäre. Sie wollen nicht, dass jemand ihre Post öffnet und sie allenfalls liest. Auch der Datenschutz wird fast gleich oft genannt, denn digitale Nachrichten können anfällig für Datenschutzverletzungen oder gar Hacking sein.
An dritter Stelle kommt eine erstaunliche Antwort: «Ich habe mir noch nie Gedanken darüber gemacht.» Offensichtlich ist die Dienstleistung des Digital Mailroom zu wenig bekannt, so dass das für viele Unternehmen schlicht kein Thema zu sein scheint. Und eine Person hat mit einer Aussage geantwortet, die vermutlich viele unterschreiben können: «Ich erhalte kaum noch papier-basierte Post. Der Aufwand ist mir zu gross, die wenige Papier-Post zu digitalisieren.»
Ein wichtiger Punkt erscheint auf Platz vier: Die Technologieabhängigkeit. Was passiert bei technischen Problemen oder Stromausfall? Dann ist der Zugriff auf wichtige oder zeitsensible Dokumente nicht mehr möglich. Auch steht die Frage im Raum, was mit den Dokumenten geschieht, wenn man den Anbieter wechseln oder die Dienstleistung kündigen möchte, Stichwort Vendor Lock.
Ebenfalls noch oft genannt wurden die fehlenden Ressourcen. Einen neuen Ablauf einzuführen, braucht Zeit und Geld, offenbar ist die Priorität eines Digitalen Posteingangs nicht besonders hoch eingestuft. Zudem wurde auch das mangelnde Kosten-Nutzen-Verhältnis genannt, insbesondere beim Einsatz eines externen Dienstleisters.
Ferner wurde noch erwähnt, dass ja noch immer ein Papierarchiv vorhanden sei und dieses nur sehr aufwendig digitalisiert werden könne. Dann wären also Dokumente da und dort verteilt, was auch wieder ineffizient wäre. Und erstaunlich viele haben dann auch noch geantwortet, dass sie ihre Post sowieso lieber auf Papier in Händen halten als bloss als Datei im Computer speichern.
Digitaler Posteingang hat noch viel Potenzial
Was diese kleine Umfrage zeigt: Der Digitale Posteingang ist noch lange nicht die Regel. Dabei bietet er einige Vorteile, insbesondere weil alle Dokumente in einer einheitlichen Form vorliegen und durchsucht werden können.
Doch natürlich gibt es Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Digitalen Posteingang. So verändert sich die Arbeitsweise, Prozesse müssen neu gedacht und Mitarbeitende müssen ins Boot geholt werden. Auch muss der Posteingang nahtlos in die bestehende IT-Umgebung des Unternehmens integriert werden. Die Zusammenarbeit mit Systemen wie CRM oder ERP muss sichergestellt werden. Eine gute Integration in die IT ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.
Wichtige Aspekte sind auch Datenschutz und Compliance: Unternehmen müssen sicherstellen, dass Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen auch mit einem Digitalen Posteingang eingehalten werden. Dies kann insbesondere dann eine Herausforderung sein, wenn sensible Informationen digital verarbeitet werden.
Grundsätzlich gilt: Ab einer gewissen Menge an Eingangspost lohnt sich ein Digitaler Posteingang für viele Unternehmen. Ob sie diesen mit einem eigenen System oder mit einem externen Dienstleister einführen, ist sehr individuell.
Wichtig ist, sich bei der Evaluation Zeit zu lassen und auch von den verschiedenen Testangeboten Gebrauch zu machen. So sind Sie sicher, dass sie das System an Bord holen, das Ihrem Unternehmen die optimale Leistung bringt – und Sie bereit macht für die Digitale Zukunft.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
Das Schweizer Fachmagazin für Digitales Business kostenlos abonnieren
Abonnieren Sie das topsoft Fachmagazin kostenlos. 4 x im Jahr in Ihrem Briefkasten.