Trade Compliance Management in der Praxis

Immer mehr Unternehmen legen Wert darauf, als positiver Teil der Gesellschaft wahrgenommen zu werden. Dazu gehört, stets rechtskonform zu handeln. Das Trade Compliance Management stellt das Einhalten von Gesetzen und Vorschriften im Aussenhandel sicher. Es weist zahlreiche Berührungspunkte mit anderen Managementsystemen und Regelwerken wie zum Beispiel Corporate Governance, Risiko-, Qualitäts-, Umwelt- und Nachhaltigkeits-Management auf. Unternehmen stehen daher vor der Frage, welchem Unternehmensbereich sie das Thema Trade Compliance zuordnen sollen, z. B. der Rechtsabteilung, Finanzen/Controlling, dem Politik- und Regulierungs-Management oder dem Supply-Chain-Management. Und sie müssen entscheiden, wie sie Import- und Exportkontrollen am besten organisieren können.

Die Erfahrung zeigt, dass die organisatorische Zuordnung des Trade Compliance Managements in den einzelnen Firmen stark von den handelnden Personen abhängt. Ausschlaggebend ist dabei, dass das Management überzeugt hinter dem Thema steht. Um genau diese Sensibilisierung der Geschäftsführung zu erreichen, bedarf es immer Personen im Unternehmen, die das Thema vorantreiben. Die sehr rechtsbezogene Aufgabe kann sowohl in der Rechtsabteilung wie auch im Finanzbereich oder anderen Zentralfunktionen, wie dem Supply Chain Management, gut aufgehoben sein, aber weniger gut in erfolgsabhängigen Funktionen wie Vertrieb und Marketing.

Zentral oder dezentral?

In einem zweiten Schritt muss jedes Unternehmen individuell für sich entscheiden, welcher Grad der Zentralisierung für seine Trade Compliance Organisation zielführend ist. Firmenholdings mit unabhängigen Tochtergesellschaften brauchen eine andere Organisationsform als stark zentralisiert geführte Unternehmen.

Wichtig ist, dass für jeden Geschäftsbereich und für jede Regional- und Länderorganisation die Verantwortlichkeiten klar definiert werden. Für alle Firmenteile weltweit sollten die gleichen Standards für die Implementierung von Kontrollprozessen, ihre Ausführung sowie die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter gelten. Es sollten überall die gleichen, homogenen Prozesse angewandt und die gleichen Kommunikations-wege eingehalten werden.

Awareness – Kommunikation – Training

Die Geschäftsführung und der zentrale Trade Compliance Verantwortliche sind für die Festlegung der Standards verantwortlich. Sie sollten die Risiken von Trade Compliance Verstössen in der eigenen Organisation präventiv analysieren, Handlungsbedarfe identifizieren und notwendige Systemänderungen und Kontrollmechanismen installieren.

Eine wichtige Aufgabe des Trade Compliance Verantwortlichen ist es, Dokumente und Entscheidungen der Behörden, Gerichtsverfahren und die neuesten Handelsnachrichten zu untersuchen. Diese Informationen werden durch ihn aufbereitet und seinen Mitarbeitern in den verschiedenen Geschäftsbereichen zur Verfügung gestellt. Ergänzend hierzu ist die Aus- und Weiterbildung ein wichtiges Thema. Eine kontinuierliche Schulung stellt sicher, dass die Mitarbeiter auf dem neusten Stand sind, um mögliche Probleme rechtzeitig zu erkennen. Darüber hinaus ist zu empfehlen, mit den lokalen Behörden eine gute Beziehung zu pflegen.

Ein weiterer bedeutender Aufgabenbereich des Trade Compliance Verantwortlichen ist die Fehleranalyse. Auf der Basis von Fehlermustern kann er notwendige Massnahmen ergreifen, damit Fehler zukünftig vermieden und Möglichkeiten von Ordnungwidrigkeiten oder gar einer persönlichen Haftung oder Unternehmenshaftung verringert werden. Dazu gehört, die kontinuierliche Optimierung des Trade Compliance Management Systems, das Anpassen von Arbeitsvorschriften und -Prozessen sowie der IT-Programme. Diese detailorientierte Herangehensweise hat sich bei vielen Firmen bestens bewährt.

Wann ist der Einsatz von IT-Systemen sinnvoll?

Die Entscheidung einer Automatisierung der Trade Compliance durch IT-Systeme im Unternehmen hängt von vielen Faktoren ab. Diese sind:

• Anzahl der Geschäftspartner wie z. B. Kunden, Lieferanten und Finanzinstitute
• Menge von Geschäftstransaktionen wie z. B. Bestellungen und Kundenaufträgen
• Anzahl und Komplexität der Endverbleib- und Verwendungszweckkontrollen
• Menge der Kauf- und Verkaufsprodukte, für die beispielsweise eine Klassifizierung, Tarifierung und Ursprungsbestimmung erfolgen muss
• Umfang der benötigten Allgemein- und Individualgenehmigungen
• Anzahl firmeninterner Lieferungen

Eine manuelle Abwicklung der Import- und Exportkontrolle ist durchaus möglich, falls die Anzahl und Komplexität der zuvor genannten Faktoren begrenzt ist und das Team die notwendige personelle Besetzung hat. Bei dieser Besetzung sind auch Vertretungen zu berücksichtigen.

Demgegenüber ist bei Unternehmen mit grossem Geschäftsvolumen und komplexen internationalen Herstellungsprozessen eine IT-Unterstützung unerlässlich. Eine nahtlose Integration der Trade Compliance Lösung in Enterprise Resource Planning Systeme ist in jeden Fall empfehlenswert. Nur so können Kontrollen schnell und unkompliziert durchgeführt, eine maximale Wirksamkeit und ein optimaler Nutzen aus der Automatisierung der Geschäftsprozesse erreicht werden. Von Insellösungen einzelner Abteilungen ist abzuraten.

Vor allem das Durchleuchten von Geschäftspartnern vor der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen unter Berücksichtigung von Sanktionen und Embargos muss schnell und nachhaltig vollzogen werden. Der Umfang geltender Einschränkungen ist sehr gross und laufenden Änderungen unterworfen. Ein zuverlässiges Screening kann daher nur mit Hilfe automatisierter Prozesse erfolgen.

Management of Exceptions

In den meisten Unternehmen stellt ein erfolgreiches Trade Compliance Management-System das Rückgrat in der Abwicklung der Handelstransaktionen dar. Ein solches System zeichnet sich dadurch aus, dass es global eingesetzt werden kann. Es stellt zum Beispiel sicher, dass weltweit im Konzern die gleichen Prozesse bei Exportkontrollen eingehalten werden und die Freigabe von Sendungen sowohl zentral also auch dezentral erfolgen kann. Die Prüfung von Ausfuhrvorgängen erfolgt auf der Grundlage von nationalem Exportrecht und US-Re-Export-Recht. Nur Sonderfälle müssen per Einzelbearbeitung in Zusammenarbeit mit den lokalen Behörden gelöst werden. Statt sich um jedes Detail zu kümmern, betreibt das Unternehmen ein „Management of Exceptions“: Die Software informiert die Verantwortlichen, sobald ein Problem auftritt. Dadurch wird das Fehlerrisiko minimiert und die Exportkontrollen können so durchgeführt werden, dass es zu keinen Verzögerungen in der Lieferkette kommt.

Autor: Thomas Kofler,  Geschäftsführer, Amber Road Switzerland AG

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