Standardsoftware für flüssige Prozesse bei Mineralwasserproduzentin

Zu den unabdingbaren Voraussetzungen, die Goba als Lebensmittelproduzentin von einem ERP-System benötigt, gehören branchenübliche Funktionen um Chargen zurückzuverfolgen, Qualitätssicherungsprozesse zu unterstützen, ein komplexes Preis- und Rabattsystem abzubilden, Gebinde zu verwalten und Gebühren abzurechnen. Das Software-System, das vom Abacus Implementierungspartner bsb.info.partner eingeführt wurde, ist darüber hinaus als Standardlösung in der Lage, die zukünftige Entwicklung des Betriebs zu unterstützen und Transparenz für die Firmenleitung und die Mitarbeitenden zu schaffen.

Da die bisherige Branchenlösung den Anforderungen nicht mehr genügte, startete Goba im Jahr 2011 eine Neuevaluation. Der Getränkehandel kennt eine komplexe Preis- und Rabattstruktur mit diversen Konditionsgruppen und Mehrwertsteuersätzen. Um die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden und ihrem spezifischen Wissen zu reduzieren und die Effizienz bei der Auftragsabwicklung zu steigern, sollte dies im Gesamtsystem abgebildet sein.

Der International Food Standard verlangt, dass sich jedes Produkt über eine zugewiesene Chargennummer vom Konsumenten bis zurück zur Produktion und zum Rohmaterial lückenlos zurückverfolgen lassen muss. Daher sollten Prüfaufträge mit Quarantäne für die Qualitätssicherung im Programm umgesetzt werden und sich damit alle zusammenhängenden Informationen im Programm verwalten lassen. Zudem waren Funktionen gefragt, um Kreditorenbelege einzulesen, weiterzuverarbeiten und elektronisch zu archivieren. Darüber hinaus sollte die Lösung auch CRM-Aufgaben für den Aussendienst beherrschen und die Logistik unterstützen.

Wie die administrative Leiterin von Goba und Projektmitverantwortliche Petra Dörig berichtet, habe man sich rasch gegen eine Branchenlösung entschieden. Mit einer flexiblen Standardsoftware, die sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen liesse, wäre man bezüglich der Entwicklungsabsichten Gobas besser aufgestellt, begründet Dörig. Die Abacus Software gewann die Endausscheidung im Frühling 2013. Sie hätten ihre Investition in die Entwicklung der St. Galler Herstellerin als besser umgesetzt betrachtet als bei einer Branchenlösung. Gleichzeitig wird die geografische Nähe zur St. Galler Entwicklerin und dem Implementierungspartner bsb.info.partner positiv bewertet, erklärt der am Projekt mitverantwortliche Betriebsleiter Walter Büchler.  Zuletzt, sagt Büchler, hätte der Bauch entschieden, da die Chemie zwischen ihnen und bsb.info.partner sofort gestimmt hätte und bsb.info.partner ausgewiesene Projekterfahrung und Know-how in der Lebensmittelindustrie aufweisen konnte. 

Die Umsetzung der Anforderungen von Goba in der Software nahm etwa acht Monate in Anspruch. Am 2. Januar 2014 erfolgte der «Livestart». Heute profitieren insbesondere die Aussendienstmitarbeitenden von den durch bsb.info.partner individualisierten Funktionen zur Erfassung ihrer Kundenbesuche. Dabei können Gesprächsnotizen nach dem Motto «wer, wo, was, wie, wieviel» im System eingegeben werden, ebenso wie die Spesen für die Kundenbesuche. Die Verkaufsleitung hat den Vorteil, dass sie jederzeit über die Aktivitäten der Aussendienstmitarbeitenden informiert ist und dank dem Wochenrapport eine Kontrolle inklusive der Spesenauslagen über jeden einzelnen erhält.

Über die Funktion der Adressverbindung sind die Beziehungen der Getränkehändler zu den Endkunden abgebildet. Damit stehen jederzeit die richtigen Informationen zu jedem Händler wie auch zu den Endkunden in Form spezifischer Preise und Konditionen zur Verfügung. Das verbessert die Zusammenarbeit mit den Kunden markant. Zudem zeigt ein Kundenstammblatt sämtliche Ansprechpartner, das Kundensortiment, die Werbe- und Sponsoringbeiträge sowie Umsatzzahlen der letzten beiden Jahre, was Goba-Mitarbeitenden eine grösstmögliche Transparenz über das Unternehmensgeschehen bietet.

Die Standardfunktionen der Auftragserfassung mussten aufgrund der Branchenanforderungen erheblich erweitert werden. Auch eine Maske zur Schnellerfassung von Telefonbestellungen ist dazugekommen. Damit sich Artikelzubehöre wie Gebinde und das PET-Recycling im System ohne Zusatzaufwand verwalten lassen, wurden diese für jeden Artikel als Set-Positionen abgebildet, was die Auftragserfassung enorm beschleunigt. Leergebinde und Depot werden bei der Rücknahme, wie bei den Getränkehandelslösungen auf dem Auftrag eingegeben und bei der Fakturierung der Monatsrechnung automatisch abgezogen. 

Die Möglichkeit komplexe Preis- und Rabattfindungen für die einzelnen Kunden dem Programm zu überlassen, wird von den Sachbearbeiterinnen bei Goba sehr geschätzt.

Mit einer von bsb.info.partner konzipierten Auswertung, dem Abacus Reporting-Tool, lassen sich Chargen vom Rohstoff über die Zwischenprodukte bis hin zur Abfüllung und Auslieferung an Endkunden auf Knopfdruck lückenlos verfolgen. Ein Lebensmittelinspektor zeigte sich davon so beeindruckt, dass er diese Funktion als «sehr gut» taxierte.

Das Rüsten der Verkaufsaufträge erfolgt mit mobilen Datenerfassungsgeräten und der Drittlösung der Mobit AG, welche die kommissionierte Chargennummer auf den Auftrag in die Abacus Auftragsbearbeitung zurückübermittelt.

Erleichterte Bedingungen haben nun auch die Disponenten, indem sich sämtliche Aufträge direkt einer Tournummer zuordnen lassen und das Ladegewicht der Lastwagen umgehend im System angezeigt wird. Ladepapiere informieren über die optimale Reihenfolge der Beladung. 

Dank der laufenden Bestandsführung und der damit verbundenen aktuellen Verbuchung der Daten bis in die Finanzbuchhaltung kann Goba nun jederzeit Zwischenabschlüsse tätigen. Entlastung hat die Buchhaltungsabteilung auch erfahren: Rückvergütungen an Kunden lassen sich über den automatischen Zahlungsverkehr mit einer Sammelzahlung in Form eines DTA tätigen und müssen somit nicht mehr alljährlich manuell eingegeben werden.

Mit der Abacus ERP-Gesamtlösung hat Goba heute das gesamte Unternehmenswissen über Kunden und Prozesse an einem zentralen Ort abgelegt und somit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen. 

Die von bsb.info.partner angpassten Programmmodule und implementierten Prozesse haben aus der Abacus Standardsoftware ein mehr als taugliches ERP-System für Lebensmittelhersteller und den Getränkehandel gemacht. Dörig ist vom Abacus System vollständig überzeugt: «Manchmal staune ich, wie umfassend unser heutiges System ist.» Büchler ergänzt: «Für ein zertifiziertes Unternehmen wie das unsere ist eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von den Endprodukten bis zur entsprechenden Charge und den verwendeten Rohmaterialien zwingend. Mit der Abacus ERP-Software stellen wir das sicher.»

Goba AG, eines der kleinsten Mineralwasserproduzenten der Schweiz, ist im appenzellischen Gontenbad domiziliert, beschäftigt ca. 70 Mitarbeitende und verzeichnet einen Ausstoss von rund 19 Millionen Flaschen pro Jahr. Mit zwei Partnerfirmen werden über die eigene Betriebslogistik schweizweit Händler, Gastronomen, Detaillisten, Grossverteiler und Private beliefert. Seit der gleichzeitigen Lancierung der drei Sorten Appenzell Mineral Laut, Leise und Still im Jahre 2000 sorgt der Betrieb nachhaltig für Furore. Goba pflegt einen zweiten, mit Manufaktur betitelten Unternehmensbereich, über den regionale Kräuterprodukte und andere Extrakte in Alkoholikas wie Bitter und Liköre oder in Konfitüren, Sirupe, Punschsorten und Tees angeboten werden. Zu diesem Unternehmensbereich gehören neben zwei Verkaufsstellen an den beiden Firmenstandorten Gontenbad und Bühler auch der Laden «Flauderei» an der Hauptgasse in Appenzell.

«Wir legen grossen Wert auf die Berücksichtigung regionaler Qualitätsprodukte nicht nur in der Herstellung unserer eigenen Produkte, sondern auch bei der Informatiklösung. Mit Abacus und dem Vertriebspartner bsb.info.partner haben wir die optimale Kombination gefunden.» Gabriela Manser, CEO, Goba AG (Bild links).

«Manchmal staune ich, wie umfassend unser heutiges System ist. Wir haben nun ein Programm im Einsatz, das der weiteren Entwicklung von Goba softwaretechnisch keine Grenzen setzt.» Petra Dörig, Projektleiterin, Goba AG

bsb.info.partner AG | CH-8957 Spreitenbach | www.bsb-business-it.ch

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