Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen – insbesondere im Procurement. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss Beschaffungsprozesse nicht nur digitalisieren, sondern auch in Echtzeit steuern können. Traditionelle Lösungen stossen hier an ihre Grenzen: Oft verhindern fragmentierte Systeme und asynchrone Datenübertragungen eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Einkaufslösungen und ERP-Systemen.
Symbolbild Ideogram
Real-Time Procurement, das heisst eine Echtzeit-Beschaffung durch Anbindung an das ERP, schafft hier Abhilfe. Sie ermöglicht, jederzeit auf aktuelle und konsistente Daten zuzugreifen – ohne Verzögerungen, ohne Medienbrüche und ohne doppelte Datenhaltung. Damit wird eine zentrale Grundlage für eine flexible, agile und compliance-sichere Beschaffung geschaffen.
Die Ausgangslage: Zwei Systeme, zwei Realitäten
In der klassischen Systemarchitektur greifen Beschaffungslösungen oft über Middleware auf ERP-Systeme zu. Diese Zwischenschicht übernimmt die Übersetzung zwischen unterschiedlichen Datenmodellen. Der Nachteil: Änderungen im ERP-System – wie das Sperren eines Lieferanten oder Budgetanpassungen – werden nicht in Echtzeit übertragen. In der Regel erfolgt die Datenaktualisierung in Intervallen, beispielsweise nachts oder stündlich. Die Folge sind Systembrüche und inkonsistente Informationen, die Compliance-Verstösse und ineffiziente Prozesse nach sich ziehen können. Ein Benutzer könnte beispielsweise bei einem gesperrten Lieferanten bestellen, weil die Sperrung noch nicht in der Beschaffungslösung angekommen ist.
Zudem ist das Datenmodell eines ERP-Systems deutlich umfangreicher und komplexer als das eines klassischen Beschaffungssystems. Das erschwert die nahtlose Integration aller Einkaufskanäle in die Beschaffungslösung. Hinzu kommt, dass die Anbindung über Middleware sowie die Entwicklung, Wartung und der Support der Schnittstellen mit erheblichem Aufwand verbunden sind – und entsprechend viele Ressourcen, Zeit und Kosten beanspruchen.
Real-Time Procurement: Eine einheitliche Datenbasis als Schlüssel
Architekturen, bei denen Beschaffungslösungen dasselbe Datenmodell wie das ERP-System nutzen, eliminieren die Notwendigkeit für Middleware. Unternehmen wie BeNeering verfolgen diesen Ansatz, um einen sofortigen Datenaustausch und eine konsistente Datenverarbeitung zu ermöglichen. Statt sich auf periodische Datenübertragungen verlassen zu müssen, erfolgt der Zugriff auf ERP-Daten in Echtzeit und direkt bei der Durchführung eines Vorgangs – etwa beim Anlegen einer Bestellung oder beim Anfragen eines Budgets.
Bei allen Prozessen wird auf eine einzige, aktuelle und konsistente Datenbasis zugegriffen. Jeder Vorgang wird in Echtzeit auf Basis der ERP-Daten geprüft: Ist der Lieferant aktiv? Reicht das Budget? Stimmen die Berechtigungen? Diese Fragen werden unmittelbar beantwortet und bei der Auswahl berücksichtigt, ohne Zeitverzögerung und ohne Risiko unterschiedlicher Datenbestände.
Agilität in der Beschaffung: Flexibilität ohne Umwege
Agilität bedeutet im Kontext von Procurement die Fähigkeit, Prozesse flexibel an neue Anforderungen anzupassen – schnell, effizient und ohne langwierige technische Anpassungen. Auch hier wirkt sich die einheitliche Datenbasis positiv aus.
In herkömmlichen Architekturen erfordert jede Prozessanpassung komplexe Änderungen: Neue Felder oder Objekte müssen nicht nur im Beschaffungssystem, sondern auch in der Middleware und im ERP-System berücksichtigt werden. Dies führt zu hohen Kosten, langen Projektlaufzeiten und Abhängigkeiten von IT-Ressourcen.
Unternehmen, die hingegen ein einheitliches Datenmodell nutzen, können Anpassungen effizient umsetzen. Erweiterungen wie zusätzliche Funktionen lassen sich einfach, schnell und ohne aufwändige Mappings oder zusätzliche Schnittstellenanpassungen integrieren. So gewinnen Unternehmen echte Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Beschaffungsprozesse.
Mehr Compliance, geringere Kosten, höhere Effizienz
Die Vorteile von Real-Time Procurement auf Basis einer einheitlichen Datenstruktur sind vielfältig:
- Compliance-Sicherung: Durch Echtzeit-Prüfungen werden Fehlerquellen und Regelverstösse vermieden.
- Reduzierte Komplexität: Der Verzicht auf Middleware senkt die Fehleranfälligkeit und vereinfacht das Systemmanagement.
- Schnellere Implementierung: Projekte lassen sich mit deutlich geringerem Aufwand und kürzeren Laufzeiten realisieren.
- Kosteneinsparungen: Geringere Integrations- und Wartungskosten führen zu einer niedrigeren Total Cost of Ownership (TCO).
- Erhöhte Agilität: Änderungen können flexibel und ohne lange Vorlaufzeiten umgesetzt werden.
Dies wirkt sich nicht nur auf den operativen Einkauf aus, sondern stärkt auch die Position der Beschaffungsorganisation innerhalb des Unternehmens: Sie wird zum strategischen Partner, der Prozesse vorausschauend gestaltet und Innovationen ermöglicht.
Fazit: Zukunftssichere Beschaffung durch Echtzeit-Datenaustausch und Agilität
Real-Time Procurement in Verbindung mit echter Agilität ist mehr als ein technisches Upgrade – es ist ein Paradigmenwechsel in der Beschaffung. Unternehmen, die auf eine zentrale, konsistente Datenbasis setzen und auf Middleware verzichten, schaffen einen Echtzeit-Datenaustausch und so die Voraussetzungen für ein modernes, flexibles und compliance-sicheres Procurement. Mit Lösungen wie der BeNeering Digital Procurement Plattform, die Daten in Echtzeit mit SAP austauscht, können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch die Grundlage für zukünftige Innovationen legen. Der Weg dorthin ist klar: weniger Komplexität, mehr Geschwindigkeit, maximale Flexibilität.
Über BeNeering
BeNeering ist ein deutsches Unternehmen, das KI-gestützte Lösungen für die indirekte Beschaffung entwickelt. Gegründet 2007 von erfahrenen SAP-Lösungsarchitekten, vereint BeNeering modernste Technologie mit digitalisierten Best Practices. Die BeNeering Digital Procurement Plattform digitalisiert verschiedene Einkaufskanäle in einer Standardlösung und bietet agile Tools für die Umsetzung komplexer, kundenspezifischer Anforderungen. www.beneering.com