Das papierlose Büro: Ein Wunschtraum, von dem die meisten Unternehmen noch meilenweit entfernt sind. Der Papierverbrauch in der Schweiz ist weiterhin enorm, geschätzte 10'000 Blatt Papier pro Person/Jahr. Viele dieser Unterlagen müssen zudem archiviert werden, was Zeit, Platz und Ressourcen verschwendet. Mit passenden DMS bzw. ECM-Systemen sparen Sie deshalb nicht nur Geld, die Arbeit mit den Dokumenten wird ebenfalls stark vereinfacht.
Symbolbild Firefly
In den letzten Jahren haben die Business-Software-Systeme technologisch grosse Sprünge gemacht. Bei DMS und ECM-Lösungen werden beispielsweise vermehrt Künstliche Intelligenz und Machine Learning eingesetzt, um unter anderem Metadaten aus Dokumenten zu extrahieren, Inhalte zu klassifizieren oder Workflows zu optimieren – und damit die Effizienz zu steigern.
Doch obwohl die neuen DMS/ECM-Systeme so ausgefeilt sind, bleiben diese vielen Verantwortlichen in Schweizer Unternehmen etwas suspekt. Klappt das mit dem Scannen der Inhalte? Wie finde ich auch alle benötigten Informationen? Was machen wir, wenn das System mal nicht verfügbar ist? Wie steht es um den Datenschutz, die Sicherheit und die Beweiskraft von digitalen Dokumenten?
Der Zweifel gibt es viele. Und so greifen manche noch immer zu Bundesordnern und legen die Unterlagen ausgedruckt in Archivschachteln ab. Denn man weiss ja nie… Doch diese Zeit können sich Ihre Mitarbeitenden sparen und bestimmt gewinnbringender einsetzen.
Effizienz dank digitaler Dokumente
Dass die Archivierung nicht nur mühsame Pflicht ist, sondern sogar zur Effizienzsteigerung beitragen kann, ist vielen Verantwortlichen in KMU gar nicht bewusst. Denn mit einem modernen DMS können Sie alle strukturierten und mit einem ECM-System auch viele der unstrukturierten Daten verarbeiten, archivieren und die Informationen jederzeit bei Bedarf abrufen – und in diversen Bereichen des Unternehmens weiterverwenden.
Zudem helfen Ihnen moderne DMS/ECM-Systeme im Alltag, automatisieren dank individueller Workflows repetitive Arbeitsschritte und entlasten so die Mitarbeitenden. Viele monotone Arbeiten übernimmt das System vollautomatisch – womit auch die Fehlerquote sinkt.
Überblick über die wichtigsten Vorteile eines modernen DMS:
1. Effizienzsteigerung:
- Reduzierung des Papierverbrauchs und der physischen Lagerkosten
- Schnelleres Auffinden und Abrufen von Dokumenten dank digitaler Ablagestruktur
- Automatisierte Workflows und Prozesse zur Dokumentenverarbeitung
2. Verbesserte Zusammenarbeit:
- Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente für Mitarbeitende, unabhängig vom Standort
- Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass alle an der neuesten Dokumentversion arbeiten
- Echtzeitbearbeitung und -freigabe von Dokumenten
3. Erhöhte Sicherheit:
- Zugriffskontrollen und Berechtigungen, um sensible Informationen zu schützen
- Verschlüsselung und sichere Speicherung der Dokumente
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen zur Nachverfolgbarkeit
4. Kostenersparnis:
- Reduzierung der Ausgaben für Papier, Druck und physische Lagerung
- Weniger Zeitaufwand für die Suche und Verwaltung von Dokumenten
- Effizientere Arbeitsabläufe und Prozessoptimierung
5. Rechtliche Konformität:
- Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Compliance-Richtlinien
- Nachweisführung und Audit-Trails für Prüfungen und Kontrollen
- Automatische Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten gemäss gesetzlicher Anforderungen
6. Verbesserte Kundenzufriedenheit:
- Schnellere und präzisere Bearbeitung von Kundenanfragen
- Einfacher Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente
- Bessere Servicequalität dank optimierter Prozesse
Hardware und Software als Winning Team
Die Software ist dabei nicht allein, die Hardware spielt ihr ebenfalls immer intelligenter in die Hände. So können zum Beispiel moderne Multifunktionsgeräte viel mehr als kopieren, scannen und ausdrucken.
Sie analysieren eingehende Post und leiten das Dokument automatisch per E-Mail an die zuständigen Personen weiter. Oder sie extrahieren die Informationen und speisen diese ins entsprechende System ein. Keine Mäppchen werden mehr weitergereicht, kein Papier liegt mehr unnötig auf Schreibtischen rum.
Die Hardware, das DMS/ECM-System und die ERP-Lösung sind dabei eng verbunden, Daten werden ohne Hindernisse ausgetauscht und sind jederzeit für alle verfügbar, die über die entsprechenden Rechte verfügen. Die Sicherheit ist gewährleistet, dem Datenschutz wird ebenfalls Rechnung getragen und selbst rechtlich ist alles im grünen Bereich. Die revisionssichere Ablage ist digital möglich, es braucht – bis auf ganz wenige Ausnahmen – kein ausgedrucktes Papier mehr.
Wagen auch Sie den Schritt
Was es aber braucht, ist den Mut, diesen Schritt in die Digitalisierung des Dokumentenmanagements zu wagen. Denn wer Briefe einscannt und als PDF ablegt, hat noch nicht digitalisiert. Erst wenn die Inhalte der Schriftstücke ausgelesen und zentral gespeichert, von allen Berechtigten schnell gefunden und die Informationen gewinnbringend genutzt werden können, kann von «digitalem Dokumentenmanagement» gesprochen werden.
Es gibt zahlreiche Anbieter von DMS/ECM-Systemen und dazu passender Hardware. Kompetente Fachpersonen beraten Sie gerne bei der Auswahl und der Implementierung der besten Lösung für Ihr Unternehmen.
Machen auch Sie den Schritt in Richtung digitaler Zukunft, mit einem Dokumenten-Management, das diesen Namen auch verdient.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-4
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