In der digitalen Geschäftswelt sind sensible Daten ein wertvolles Gut – ihr Schutz unerlässlich. Sensitivity Labels in Microsoft 365 helfen Ihnen, Informationen gezielt zu klassifizieren und abzusichern. Erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft Purview und Docugate Ihre Daten sicher und compliant verwalten.
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Sensible Daten sind heute ein zentraler Wert für Unternehmen – ihr Schutz ist entscheidend für Sicherheit und Erfolg. Sensitivity Labels, oder «Vertraulichkeitsbezeichnungen», sind ein fester Bestandteil von Microsoft 365. Sie ermöglichen eine klare Klassifikation von Dokumenten und E-Mails und verhindern so unbefugten Zugriff, Weitergabe oder Verlust wichtiger Informationen.
Sensitivity Labels: Mehr als nur eine Kennzeichnung
Diese Labels definieren, wie Daten genutzt und geschützt werden. Sie steuern Zugriffsrechte, aktivieren technische Schutzmechanismen und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Beispielsweise kann ein Dokument mit dem Label „Intern“ so eingestellt werden, dass es nicht gedruckt, nicht per E-Mail versendet und nur innerhalb des Unternehmensnetzwerks genutzt werden darf. Änderungen an der Klassifikation sind nachvollziehbar und erfordern eine Begründung – für maximale Transparenz und Sicherheit.
Microsoft Purview: Zentrale Steuerung und Schutz
Als Teil von Microsoft Purview bieten Sensitivity Labels eine zentrale Verwaltung Ihrer Datenklassifikation. Im Bereich «Information Protection» können Sie individuelle Richtlinien definieren und automatisierte Schutzmassnahmen implementieren. So gewährleisten Sie unternehmensweit einheitliche Sicherheitsstandards und behalten stets den Überblick.
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Individuelle Zugriffs- und Schutzregeln
Die Labels lassen sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen: Wer darf Dokumente öffnen, bearbeiten oder weiterleiten? Sollen technische Einschränkungen wie das Verhindern von externem Speichern oder E-Mail-Versand greifen? Die Protokollierung von Änderungen sorgt zusätzlich für Kontrolle und Nachvollziehbarkeit.
Praxisnaher Schutz im Arbeitsalltag
Ein Mitarbeiter versieht ein Dokument mit „Intern“. Dieses bleibt im Netzwerk, darf nicht gedruckt oder extern versendet werden. Will er die Klassifikation ändern, muss er dies begründen – die Änderung wird dokumentiert. So schützen Sie Ihre Daten effektiv, ohne den Arbeitsfluss zu stören.
Docugate: Schutz von Anfang an
Mit Docugate, unserem Tool für Vorlagenmanagement und Dokumentenerstellung, wählen Mitarbeitende die passende Klassifikation bereits bei der Erstellung. Diese wird sichtbar im Dokument angezeigt und lässt sich mit Sensitivity Labels verknüpfen. So fördern Sie Datenschutzbewusstsein und sichern Ihre Daten konsequent.
Fazit: Sicherheit und Compliance mit System
Sensitivity Labels sind ein starkes Instrument, um Daten in Microsoft 365 zuverlässig zu schützen und Compliance sicherzustellen. Zusammen mit Microsoft Purview schaffen sie eine zentrale Plattform für Informationsschutz. Die Integration in den Dokumentenerstellungsprozess mit Docugate macht den Schutz noch wirkungsvoller.
Interesse geweckt? Wir beraten Sie gern!
Erfahren Sie, wie Sie Sensitivity Labels und Docugate optimal einsetzen. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung – gemeinsam gestalten wir Ihre sichere IT-Zukunft.
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Der Autor
Andreas Imboden ist Lead Docugate Solutions & Partner
Leuchter Software Engineering AG
Leuchter IT Solutions AG | 6003 Luzern | www.leuchterag.ch
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