Es heisst, die Pandemie habe die Digitalisierung und Flexibilisierung der Arbeit um mehr als 20 Jahre beschleunigt. Viele KMU haben gelernt, komplett aus dem Homeoffice zu funktionieren. Treffen in den Firmenräumen finden nur noch mit guter Begründung statt. Mit der schrittweisen Erleichterung der Pandemievorschriften kann jetzt jedes KMU entscheiden, welche Form der virtuellen Zusammenarbeit es auf Dauer installieren möchte. Dieser Fachbeitrag zeigt Möglichkeiten auf und erklärt, wie diese praktisch umgesetzt werden können.
(Bild: peshkov / Adobe Stock)
Die Pandemievorschriften haben eine Mehrheit der KMU vom Status «no remote» oder «remote-allowed» seit dem ersten Lockdown 2020 in die Arbeitsweise «all remote» gezwungen. Produktion und Testbetriebe laufen bis dato auf Stufe «hybrid-remote»: Nur Aufgaben, die ortsabhängig sind – Tests, Produktion, Lagerarbeiten und Versand – werden vor Ort durchgeführt.
Was hat sich geändert?
Miete und Fahrtkosten sind seit März 2020 im Budget vieler KMU geschrumpft. Mitarbeitende können sich die tägliche Fahrtzeit ins Büro sparen, Arbeitszeiten werden flexibel gestaltet. Wir haben begonnen, Fragen via Chat zu stellen statt zu telefonieren. So können die Empfänger antworten, wann es für sie in ihren Tagesrhythmus passt. Zu unterscheiden, welche Informationen sofort oder einfach im Laufe des Tages benötigt werden, erlaubt es uns, zeitlich versetzt zu arbeiten. Dadurch können sich alle ihre Arbeitszeiten über den Tag frei organisieren.
Trotzdem laufen die Projekte in der Firma erfolgreich weiter. Verfügt ein Intranet über einen Ort für Fachinformationen, zum Beispiel eine Diskussionsgruppe, dokumentieren die Kollegen Fragen und Antworten direkt im Intranet. Dadurch entwickeln sich firmeninterne Manuals wie von selbst. Kommt eine neue Mitarbeiterin in die Firma, wird sie die meisten Antworten auf ihre Fragen im Onboarding-Manual finden.
Die Karriere individuell aufbauen
Das Thema «Karriere um die Familie herumbauen» wurde im Lockdown erstmals über die Generationen- und Geschlechtergrenzen hinweg «salonfähig». Noch vor 20 Jahren war der Eintritt ins Berufsleben ganz anders: Entweder gab es einen Vollzeitjob mit Karrieremöglichkeiten, ganztags im Büro, am Wochenende mit Familie und Freundeskreis – oder dann war es ein Teilzeitjob, mit Homeoffice, ohne Beförderungsmöglichkeiten.
Der Talentpool von Fachleuten, die dem traditionellen Arbeitsmodell folgen, wird heute kleiner. Mit der jüngeren Generation und berufstätigen Eltern, die beide ihre Kinder aufwachsen sehen wollen, wird die Frage von Remote Arbeitsplätzen, asynchronen Arbeitszeiten und Teilzeit für Unternehmen zur Chefsache. Der Lockdown hat uns gezwungen, Remote-Arbeit im Team zu üben. Jetzt können wir entscheiden, ob wir das remote Arbeiten in unseren Firmenalltag gezielt integrieren.
Vorteil des «work from anywhere»
Ganz zurück ins «no remote»? Sicherlich eine Option für KMU, die sich ganz auf die Region konzentrieren. Es liegt im Trend, Handwerk und Dienstleistung lokal einzukaufen. Aber wie sieht das bei grösseren KMU aus? Viele Führungs- und Arbeitskräfte haben sich an die Vorteile des «work from anywhere» gewöhnt. Allgemein wird der tägliche Pendler-Verkehr entzerrt und die gesellschaftliche Infrastruktur entlastet. Auch die Gewissheit einer pandemiesicheren Arbeitsstruktur ist angenehm. Ganz zu schweigen von den verringerten Kosten für Büromiete und -nutzung.
Die Frage «wie finde und halte ich meine besten Mitarbeitenden?» beschäftigt viele Firmen. Wer kennt ihn nicht, den jungen ETH-Absolventen, der seiner Lebenspartnerin, die in einem internationalen Konzern bereits Karriere macht, nach Shanghai oder Sao Paulo folgt? Oder die IT-Expertin, die zurück ins Bergdorf zieht, um sich neben der Arbeit um ihre hochbetagten Eltern zu kümmern? Beide Mitarbeitenden möchten im Unternehmen bleiben. Hat die Unternehmensleitung sich auf ein «work from anywhere» vorbereitet, behält sie mit hoher Wahrscheinlichkeit beide Fachpersonen im Haus. Und hat gute Chancen, dass diese hochmotiviert dabei bleiben, vielleicht sogar in ihrem Umkreis weitere Mitarbeitende oder Kunden anwerben.
Kultur, Werte und Regeln dokumentieren
Aber wie stellen wir sicher, dass die remote arbeitenden Mitarbeitenden immer auf dem Laufenden bleiben? In einer Remote Organisation wird die informelle Kommunikation formalisiert. Regeln werden dokumentiert und sind online für alle Mitarbeitenden zugänglich. Die informellen Neuigkeiten werden über einen Gruppenchat oder als Kurzvideonachricht im Intranet zur Verfügung gestellt, inklusive Diskussionsmöglichkeit. Damit wird eine Transparenz erreicht, in der alle sich zurechtfinden können, egal wann und wo sie arbeiten. Die gelebte Firmenkultur wird durch Werte beschrieben. Werte, die die Mitarbeitenden weitgehend teilen sollten, um sich in der Organisation wohlzufühlen.
Mit Mitarbeitenden und Entscheidenden im «work from anywhere»-Modus wird eine klare Kommunikation über Zielsetzung und strategische Planung an alle Mitarbeitenden notwendig. Dies zwingt zu einem gewissen Grad an Disziplin. Dafür können dann alle gemeinsam bewusst «am gleichen Strang ziehen». Das ist – remote oder im Gemeinschaftsbüro – vorteilhaft für eine zielgerichtete, effiziente Strategieumsetzung im Team. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Geschäftsleitung die Best Practice vorlebt – transparente Kommunikation, klare Zielsetzung und Planung. Und stets als gutes Beispiel bei der entschiedenen Remote-Präsenz dient.
Mit der IT-Infrastruktur arbeiten
Sind alle Geschäftsprozesse und Arbeits- und Kommunikationswerkzeuge komplett online zugänglich, können Mitarbeitende von überall aus arbeiten. Fügen wir noch Regeln und Werkzeuge ein, die asynchrones Arbeiten erlauben, dann sind wir bereit, auf einen weltweiten Talentpool zuzugreifen – inklusive der lokalen jungen Generation. Es gibt eine wachsende Anzahl Cloud-basierter Plattformen für KMU – mit vielfältigen Funktionen der Zusammenarbeit, für Data-Sharing und Kommunikation. Wichtig ist, dass alle notwendigen Kommunikationskanäle offen stehen und die Mitarbeitenden mit den verschiedenen Werkzeuge optimal umzugehen lernen.
Welche Vorteile bietet der Wandel zu Remote?
Jetzt gilt es zu entscheiden, welcher Grad von Remote sowohl für die Geschäftsleitung als auch für die aktuellen Mitarbeitenden umsetzbar ist. Als Inspiration folgen drei konkrete Beispiele und eine Übersichtstabelle:
- Beispiel all-remote:
Immobilienmakler sind über das Internet zu finden. Die Kundschaft möchte die zu vermittelnden Immobilien gerne besichtigen. Wird das Erstgespräch mit dem Kunden auf Videokonferenz verlegt, kann jedes KMU im Immobiliengeschäft ins all-remote gehen. - Beispiel hybrid-remote:
Ingenieurbüros benötigen einen guten Zugang zu Experten, bewegen sich oft auf internationalen Märkten und suchen ihre Innovationskraft zu stärken. Reduzierung von Fixkosten und Fahrtzeiten bieten willkommene Einsparungspotenziale.
Hier gibt es Möglichkeiten der Ausgestaltung, um hybrid und remote an die Bedürfnisse der KMU anzupassen. Denn Gemeinschaft beinhaltet immer auch den persönlichen Kontakt Face-to-Face. - Beispiel no-remote/remote allowed:
eine Schreinerei, die in eigenen Werkstätten vorproduziert mit Endmontage beim Kunden, braucht ihre Mitarbeitenden vor Ort. Natürlich können andere Arbeiten wie die Buchhaltung, das Zeichnen der Baupläne oder das Erstellen der Angebote asynchron und remote erbracht werden.
Welche Lösung für Ihre eigene Organisation passt, hängt von vielen weiteren Faktoren ab. Remote kann ein starker Wettbewerbsvorteil sein. Es muss aber passen.
Weiterführende Informationen
- Harvard Forscher zu Remote Work Choudhury, The big risks in return to office»
- GitLab Manual (free) download
- Homeoffice Barometer Syndicom 2020
- Beispiel all-remote 1300 Mitarbeiter KMU
- GitLab Liste für die Einrichtung eines remote Arbeitsplatzes
Die Autorin
Dipl. Ing. MBA Ursula Teubert ist Senior Principal Consultant bei der cross-ING AG und strategischer Fachbeirat der Innovationworld.ch. Sie schreibt zu Innovation und begleitet Firmen in den Bereichen Marktpositionierung und Innovationsmanagement. Als Expertin in Industrie und Forschung & Entwicklung verfügt sie über 20 Jahre Erfahrung in der Produktentwicklung.
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