Ab 30. Juni 2020 können erste QR-Rechnungen bei Ihnen eintreffen. Alle Rechnungsempfänger in der Schweiz müssen ihre Soft- und Hardware daher rechtzeitig auf das Verarbeiten und Zahlen von QR-Rechnungen anpassen. Trotz der hohen Dringlichkeit haben aber noch nicht alle Unternehmen ein Umstellungsprojekt gestartet.
Quelle: SIX/gfs.bern
Die nächste Herausforderung in der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs steht an: die Ablösung der heutigen Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung. Diese kann ab 30. Juni 2020 von Rechnungsstellern an ihre Kunden verschickt werden. Unternehmen, die ihre Fakturierung und den Zahlungsverkehr über eine Buchhaltungssoftware abwickeln, sind jetzt gefordert. Es sind Anpassungen bei Lesegeräten und Scanningplattformen sowie bei der Kreditoren- und Zahlungssoftware vorzunehmen, damit sie rechtzeitig in der Lage sind, eingehende QR-Rechnungen zu empfangen und zu bezahlen.
QR-Code: Stand der Umstellung variiert
Gemäss einer aktuellen Umfrage von gfs.bern haben über 85 Prozent der 1716 befragten Schweizer Unternehmen und Organisationen mit mehr als 20 Mitarbeitenden schon von der QR-Rechnung gehört. Allerdings hat erst eine Minderheit bereits ein Umstellungsprojekt gestartet. Betrachtet man einzelne Branchen, zeichnen sich Unterschiede ab. So sind beispielsweise bei Verwaltungen, Treuhändern, Inkassounternehmen und Versicherungen die Umstellungsarbeiten weiter fortgeschritten als in Handel, Industrie und Gewerbe. Insgesamt sind Organisationen mit einem eher hohen Rechnungsausstoss weiter in der Umstellung.
Vorteile der QR-Rechnung erkannt
Die Umfrageergebnisse zeigen auch, dass die Vorteile der QR-Rechnung erkannt werden. Mehr als 50% der befragten Unternehmen und Organisationen gehen davon aus, dass ihnen die neue QR-Rechnung Vorteile bringt. „Die Unternehmen erwarten mit der QR-Rechnung hauptsächlich eine Fehlerminimierung und die Unterstützung von Digitalisierungsprozessen“, so Urs Bieri Co-Leiter des Meinungs- und Marktforschungsinstituts gfs.bern. Und in der Tat wird die QR-Rechnung die Informationsqualität im Zahlungsverkehr nochmals deutlich verbessern. Unternehmen erhalten schnellere Statusmeldungen und steuern ihre liquiden Mittel gezielter und damit letztendlich effizienter. Insgesamt ist zudem der Automatisierungsgrad höher und es gibt weniger manuellen Aufwand und Rückfragen. Das spart Zeit und Geld.
Jetzt handeln: Bank und Softwarepartner kontaktieren
Rechnungssteller können QR-Rechnungen ab dem 30. Juni 2020 verschicken. Rechnungsempfänger müssen davon ausgehen, dass viele ihrer Lieferanten die Gelegenheit nutzen, mit der QR-Rechnung ihre Abläufe zu optimieren. Darauf sollte sich jedes Unternehmen rechtzeitig vorbereiten. Wir empfehlen Unternehmen, die sich bis heute noch nicht mit der Umstellung befasst haben, umgehend ihre Bank und ihren Softwarepartner zu kontaktieren. Diese unterstützen Sie gerne bei den Planungs- und Umstellungsarbeiten. Der Anpassungsbedarf ist abhängig von Ihrer Hard- und Softwareinfrastruktur.
Einführung von schweizweiter Bedeutung
Die QR-Rechnung betrifft alle Firmen, staatliche Einrichtungen und Non-Profitorganisationen sowie alle Konsumentinnen und Konsumenten. Neben den Firmen und Softwareunternehmen werden in den kommenden Monaten auch alle Banken ihre Kundenschnittstellen an die QR-Rechnung anpassen, d.h. ihre Annahmestellen umrüsten sowie ihre Infrastrukturen für das M- und E-Banking aktualisieren. KMU und Privatkunden können ab dem 30.06.2020 ihre Zahlungen digital über das Smartphone in Verbindung mit ihren gewohnten Bankanwendungen abwickeln. Die höhere Automatisierung führt auch bei ihnen zu weniger fehlerhaften Überweisungen. Für Firmen, die ihre Fakturierung manuell erledigen, werden Marktlösungen eingeführt, mit denen QR-Rechnungen online erstellt und über den Drucker auf perforiertes, weisses Papier gedruckt werden können.
Ein weiterer Schritt in die digitale Zukunft
Mit der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs legt der Finanzplatz Schweiz unter tatkräftiger Unterstützung der Schweizer Wirtschaft und Gesellschaft den Grundstein für nahtlos digitale Finanzabläufe. Dabei schlägt die QR-Rechnung eine wichtige Brücke zwischen der digitalen und papierbasierten Welt. Einen Schritt weiter geht eBill. Mit der neuen Infrastruktur für elektronische Rechnungen wird ein nahtlos digitales Zahlungserlebnis geschaffen. Sie wird bis Ende Jahr von allen Banken unterstützt und konsequent auf dem neusten Stand der Technologie weiterentwickelt. QR-Rechnung und eBill sind Schweizer Innovationen und bieten den hiesigen Akteuren eine einmalige Plattform für die Entwicklung und Lancierung eigener innovativer Dienstleistungen.
QR-Rechnung
DIE VORTEILE
- Rechnungsstellung in CHF und EUR
- Ein QR-Code für alle Zahlungsarten und -referenzen
- Die Digitalisierung der Daten ermöglicht eine effizientere Zahlungsabwicklung und
- Zahlungsüberwachung
- Verbesserte Datenqualität dank mehr und präziseren Informationen in standardisierter Form
- Durchgehend automatisierte Zahlungsreferenzen vom Auftraggeber bis zum Empfänger
FÜR RECHNUNGSEMPFÄNGER
- Vereinfachte Rechnungsverarbeitung
- Alle Zahlungsinformationen digital integriert im QR-Code
- Weniger Fehler beim Einlesen
- Spart Zeit und Geld, weil weniger manueller Aufwand
- Unterstützt digitale Zahlungen und Zahlungen auf dem Postweg oder am Postschalter
FÜR RECHNUNGSSTELLER
- Vereinfachter Zahlungsabgleich, weniger manueller Aufwand
- Elektronische Übermittlung von allen Zahlungsinformationen
- Druck auf weisses Papier
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Der Autor
Boris Brunner, Leiter Account & Partner Management SIX Banking
Mehr Informationen zur Einführung der QR-Rechnung unter www.paymentstandards.ch.