Die kürzlich fusionierte Communicators AG, bestehend aus Communicators Zürich und Dr. Schenker Bern/Luzern und ihres Zeichens eine der führenden PR Fullservice-Agenturen in der Schweiz, setzt künftig für alle ihre Dienstleistungsprozesse auf proles. Die webbasierte, cloud-fähige Architektur von proles in Verbindung mit dem transparenten, klaren und auch kostengünstigen Mietmodell führte zu dieser Wahl. Im Gleichzug lagert das Unternehmen seine restliche IT vollständig in die Cloud aus und macht sie dadurch mobil und optimal nutzbar für seine drei Standorte.
Pioniere für digitalisierte Dienstleistungsprozesse
Martin Arnold
Communicators hat sich auf die Kommunikation zwischen Wirtschaft und Politik spezialisiert. Sie steht für hohe Mehrwerte durch integrierte analoge und digitale Kommunikation von «Wirtschaftszürich bis Bundesbern». Anfang 2017 fusionierte Communicators Zürich mit der Dr. Schenker Kommunikation Bern zu ihrer aktuellen Grösse von rund 20 Mitarbeitenden. Beide Vorgängerfirmen blicken auf eine lange Digitalisierungstradition zurück. Dr. Schenker arbeitet seit 2006 mit proles, während Communicators Zürich ihrerseits bereits seit vielen Jahren eine spezialisierte Business-Software für Dienstleister nutzte, welche nun durch proles ersetzt wird.
proles unterstützt Zusammenwachsen
Im fusionierten Unternehmen kommt proles zum Einsatz von A bis Z. Nach der Zusammenführung der Daten beider Firmen wird der ganze Business-Workflow durchgängig in der Cloudlösung abgebildet. Vom CRM, über das Schreiben und Verfolgen von Offerten, über die vollständige Zeit- und Leistungserfassung mit der monatlichen Rechnungsstellung bis hin zur Nachkalkulation und dem Controlling avanciert proles zur zentralen Informationsschaltstelle für das ganze Unternehmen. Einzig die Finanzbuchhaltung – konsequenterweise auch eine Cloud-Lösung – ergänzt den Workflow als Fremdlösung.
Die anspruchsvolle Zusammenführung beider Fusionspartner in ein einziges proles-System mit gleichzeitiger Erweiterung auf den vollständigen Funktionsumfang von proles bewältigt Communicators dank tat- und fachkräftiger Unterstützung der Spezialisten von proles innert einem halben Jahr. «Das bedeutete erst mal viel Arbeit» bringt es Martin Arnold, Partner in Zürich, auf den Punkt. «Dank einer seriösen Vorbereitung und einiger zielführender Workshops mit den Business-Profis von proles ist uns das aber gut gelungen. Bereits nach kurzer Zeit konnten wir auf einer gemeinsamen Datenbank unsere Leistungen und Zeiten erfassen und damit das Zusammenwachsen beider Firmen zusätzlich unterstützen» so Martin Arnold über den Einführungsprozess. «Bevor wir uns Hals über Kopf in das Projekt stürzten, führten wir eine saubere Evaluation der eigenen Bedürfnisse durch. Die Diskussion mit den proles-Fachleuten war dazu sehr hilfreich. Mit Hilfe dieser Erkenntnisse haben wir auch einige unserer Prozesse angepasst und damit signifikant optimiert» erklärt Daniel Schnyder, Partner in Bern, den Einführungsprozess weiter.
Communicators-Projekt als Paradebeispiel
«Die Neueinführung bei gleichzeitiger Migration ist ein Paradebeispiel dafür, was wir am besten beherrschen» erläutert Christian Königsdorfer, Geschäftsführer der proles solutions den Charakter des Projekts. «proles ist nicht als simple Self-Service Cloudlösung für Dienstleister gedacht, sondern entfaltet seinen vollen Nutzen erst bei entsprechender Fachberatung und Einführung. Typische proles-Projekte bestehen daher immer aus Fachworkshops, aus firmenspezifischer Systemkonfiguration und Schulung und nicht selten auch aus durch unsere Kunden angestossenen Weiterentwicklungen» führt Christian Königsdorfer weiter aus.
Über proles
Die proles solutions ag mit Sitz in Wettingen AG ist Wegbereiterin auf dem Gebiet cloudbasierter Business-Software für projekt- und mandatsbezogene Dienstleister in der Schweiz. Bereits seit 2003 unterstützt proles Unternehmen wie Ingenieure, IT-Dienstleister, Software-Entwickler, Berater, Treuhänder und Anwälte, Agenturen, Architekten, Immobiliendienstleister, Verbände und Stiftungen mit 1 bis 100 Mitarbeitenden beim professionellen Management ihrer Projekte und Mandate. Die gleichnamige Software proles deckt alle Management- und Administrationsaufgaben in einer Gesamtlösung ab. Täglich arbeiten über 13’000 Benutzer mit proles. Der Aufbau von proles ist klar modular und lässt sich mit der Formel „Standard wo möglich, massgeschneidert wo nötig“ an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen. proles wird ausschliesslich mit einem Mietmodell und einer monatlichen Nutzungsgebühr angeboten. Unter dem Dach ihres Claims „clever & cloud“ unterscheidet sich proles von herkömmlicher Business-Software in der Cloud durch ihre Schweiz-spezifische Funktionalität, die clever-konzipierte und hohe Funktionsdichte und durch den von den Kunden nachweislich geschätzten persönlichen Support.
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