Wer von den Vorteilen elektronischer Personaldossiers profitieren möchte, sollte sich vor der Einführung einer digitalen Lösung mit ein paar wichtigen Punkten auseinandersetzen.
Bild zVg von Arcplace
Erst mal vorweg: Damit eine elektronische Personaldossier-Lösung in der Praxis funktioniert und von den Mitarbeitenden akzeptiert wird, muss sie die internen Organisationsstrukturen abbilden und gleichzeitig die HR-Mitarbeitenden und das Management wirkungsvoll von zeitraubenden Routineaufgaben befreien. Diese Routineaufgaben werden durch automatisierte digitale Workflows unterstützt oder gar ersetzt. Beispielsweise können digitale Dokumente aus unterschiedlichen Quellen oder gescannte Papierdokumente automatisch dem richtigen Personaldossier zugeordnet werden.
Weiter können Inhalte eines Dossiers zur Einsicht und/oder Freigabe weitergeleitet werden – inklusive Benachrichtigungen der beteiligten Personen per E-Mail oder Aufgabenliste. Ein zentrales Dokumenten-Management- oder Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) dient dabei einerseits als Ablage der Personaldokumente, andererseits erlaubt das System die elektronische Verarbeitung vom Eingang über die Verwaltung bis hin zur Archivierung.
Einige Hauptvorteile
- Zeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Informationen
- Orts- und zeitunabhängige Zugriff auf die zentral abgelegten Dokumente
- Wegfall einer physischen Ablage der Papierdokumente
- Durchgehende Prozesse von On- bis Off-Boarding
- Rechtskonforme Archivierung über den gesamten Lebenszyklus
Das sollten Sie beachten
Bevor Sie einen Lösungsanbieter suchen, sollten Sie im Voraus schon einige Fragen beantworten können. Soll eine Cloud-Lösung eingesetzt werden? Wird eine reine HR-Lösung (Point Solution) oder eine unternehmensweite Lösung (Platform Solution) gewünscht, welche auch Use Cases aus anderen Abteilungen abbilden kann? Bis wann soll das Projekt umgesetzt und wo sollen die bestehenden Dossiers eingescannt werden – in den eigenen Geschäftsräumen oder in einem Scancenter? Sind die internen Ressourcen im Bereich Projektmanagement sowie das Budget vorhanden?
Vor dem Umstieg auf elektronische Personaldossiers ist es unumgänglich, dass Sie die aktuellen Abläufe im HR-Bereich genau analysieren. Wer hat Zugriff auf welche Dokumente? Welche Dokumente werden erzeugt oder benötigt bei einem Eintritt oder einem Austritt? In welchem Zustand ist das Papierarchiv? Die Spezialisten von Arcplace unterstützen Sie gerne bei der Erarbeitung einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene E-Dossier-Lösung. Kontaktieren Sie uns: sales@arcplace.ch
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