Produktionsprozess durch die bsb.info.partner AG auf Transparenz optimiert

Die in Fachkreisen geschätzte Herstellerin von hochwertiger Spezialkosmetik ist im St. Gallischen Berneck als Lohnfertiger tätig. Sie konzipiert, entwickelt und produziert Produktlinien nach den Wünschen und in enger Zusammenarbeit mit der Kundschaft. Dazu gehören Lohnaufträge mit Produkten für Bereiche wie Kosmetik, Sonnen- und Haarpflege. Die Kapazität der eigenen Prozessanlagen beträgt bis zu drei Tonnen pro Tag. Trotz starker Konkurrenz können sich die St. Galler in ihrem Bereich von bis zu 100’000 Stück mit häufigen Sortenwechseln dank hoher Produktequalität sowie Flexibilität und Schnelligkeit bei der Produktentwicklung gut behaupten. 

Der heutige Jüstrich-CEO Jürg König wurde 2014 als Betriebsleiter mit dem Ziel eingestellt, die internen Prozesse und Strukturen zu industrialisieren und dementsprechend anzupassen. Als gelernter Maschineningenieur halfen ihm dabei seine Erfahrungen in der Industrie ebenso wie seine früher erworbenen Kenntnisse mit der Abacus-Software. Sein Ziel war es, sämtliche Betriebs- und Produktionsdaten zentral im System zu führen und dadurch die vollständige Transparenz über alle Aufträge zu schaffen. Rasch wurde klar, dass vom anstehenden Change-Management-Projekt alle Prozesse erfasst würden und es deshalb unabdingbar wäre, diese von Anfang an in einer vollständig integrierten ERP-Software abzubilden.

Verschiedene Abteilungen lösten öfters ihre Aufgaben mit Excel anstatt im ERP-System, wodurch die Informationen nicht für alle direkt verfügbar waren. Durch die Einführung der neuen ERP-Software sollten die Excel-Tabellen im Tagesgeschäft verhindert werden. Auch stellten Kunden und gesetzliche Regularien steigende Anforderungen an Qualität und Normenerfüllung.

Der Entscheid für einen Neuanfang mit einer modernen ERP-Software fiel im Mai 2015. Jürg König war bewusst, dass die Firma eine «miliztaugliche» Software bräuchte. Diese sollte es im Gegensatz zu einer SAP-Lösung ermöglichen, dass auch andere Mitarbeitende, nicht nur Programmspezialisten, einfachere Aufgaben wie Masken zu gestalten, zusätzliche Datenfelder hinzuzufügen und Auswertungen zu konfigurieren, übernehmen könnten. Nach dem Studium von Anwenderberichten im Abacus-Kundenmagazin «Pages», beschloss man, erneut auf die Karte Abacus zu setzen. Es wurde entschieden, die Software vollständig zu erneuern und um das PPS- und ein Verwaltungsmodul für die Rezepturen zu ergänzen. Dies alles allerdings nicht, ohne auf den Beistand bewährter ERP-Spezialisten aus der Region zu setzen, was mit der Abacus-Partnerin bsb.info.partner auch der Fall gewesen ist. 

Ohne Pflichtenheft, aber dafür mit einem einwöchigen Workshop gelangten alle Projektbeteiligten zur Gewissheit, im Rahmen der Standardsoftware sämtliche betrieblichen Anforderungen abbilden zu können. Dabei klärten sich auch die Vorstellungen, wie erstens das Unternehmen funktionieren und zweitens diese mit bsb.info.partner und der Abacus-Software umgesetzt werden sollten. Der Produktivstart erfolgte am 1. Januar 2016. 

Herzstück der Lösung ist der Artikelstamm. Er steuert alle Prozesse von der Offerte über die Produktion mit den Rezepturen bis hin zu den Zollpapieren und der Verrechnung an den Kunden. Sind im Artikelstamm alle nötigen Daten wie die Stücklisten und Produktionsschritte korrekt definiert und hinterlegt, lassen sich praktisch alle Prozesse im Verkauf, Einkauf und in der Produktion weitestgehend automatisieren und somit viel Zeit sparen. 

Ein wertvolles Instrument ist auch der Planmanager im PPS, mit dem die Abteilungsleiter die laufenden Produktionsaufträge auf die Mischmaschinen einlasten können. So können die aufwändigen Reinigungsintervalle und das Umrüsten der Mischanlagen auf ein Minimum reduziert werden und die Stillstandzeiten der Maschinen lassen sich minimieren. Denn durch eine Reduktion der Sortenwechsel können Produktionsabläufe optimiert werden, was Effizienzsteigerungen mit sich bringt.

Jeder, in der Regel elektronisch, eingegangene Verkaufsauftrag wird in der Auftragsbearbeitungssoftware erfasst und dem Kunden per Mail bestätigt. Bei der Auftragserfassung informiert das ERP-System, welche Rohstoffe für eine Produktion zeitlich kritisch zu beschaffen sind, zumal Lieferfristen von bis zu 14 Wochen bei bestimmten Artikeln keine Seltenheit sind. So kann Jüstrich rechtzeitig reagieren und für kritische Artikel einen Mindestlagerbestand anlegen. 

Mit der Einführung des Abacus-ERP hat sich die Lagerbewirtschaftung spürbar verbessert, da die Lagerhaltung der Rohstoffe optimiert werden konnte und unkritische Rohstoffe just-in-time beschafft werden können. Dies alles mit der Folge, dass die Kapitalbindung in Rohstoffen abgenommen hat. Auch geht der Einkaufsprozess heute dank der integrierten Einkaufsdisposition viel schneller und effizienter vonstatten: Eine Einkaufsbestellung beansprucht jetzt, statt wie früher dreissig, nur noch fünf Minuten, indem sie automatisch erfolgt und gleichzeitig der Lieferant aus der Abacus-Software heraus das E-Mail mit der Bestellung zugeschickt erhält.

Die Produktionsaufträge für die Bulkherstellung und die anschliessende Abfüllung erfolgen direkt aus dem Verkaufsauftrag. Das dafür benötigte Material wird auf das Lager oder auftragsbezogen bestellt. Erfolgt ein Wareneingang, wird die Charge des Lieferanten pro Rohstoff erfasst. Anschliessend wird das Material vom Lager auf den Produktionsauftrag bezogen. Das produzierte Produkt wird mit der Chargennummer versehen als fertig gemeldet. Gleichzeitig werden aus dem PPS entsprechende Etiketten mit Barcode und Chargennummer gedruckt. Für die Auslieferung wird direkt via Mail der Transporteur avisiert, wobei gleichzeitig eine Transportliste für die Palettierung der Ware erstellt wird.

Mit der Einführung der integrierten Abacus-Gesamtlösung hat sich der Erfassungsaufwand von Daten markant reduziert. Doppelerfassungen und damit auch Fehlerquellen wurden eliminiert, auch die früher intensiv genutzten Excel-Tabellen liessen sich aus vielen Bereichen des Tagesgeschäfts verbannen. Das Ziel, eine Offerte wie eine Auftragsbestätigung mit allen Preisen und Rabatten korrekt und auf Knopfdruck zu erstellen, ist erreicht. So ist das Abacus-ERP innert Kürze – auch dank der Umsetzung der bsb.info.partner – zu einem unverzichtbaren Arbeitsinstrument bis auf die untersten Stufen der Leistungserstellung geworden. Die bsb.info.partner hat nichts versprochen, was nicht auch hätte eingehalten werden können, resumiert das Projektteam.

Durch die Verschlankung der Prozesse und die effiziente Prozessunterstützung durch das neue ERP-System konnte Jüstrich den Output massiv steigern. Besonders hätten es ihm die Informationslisten mit den Material- und Arbeitskosten angetan, so König. Sie belegen nun genau, welche Aufträge und Produkte erfolgreich waren. «Mit zwei Klicks sehen wir, was die Produktion in einer Woche geleistet hat», berichtet Jürg König. Er ist mit dem Erreichten hochzufrieden, denn er hat nun ein System zur Verfügung, das ihn und sein Unternehmen in der Prozessabwicklung wirksam unterstützt.

Die Jüstrich Cosmetics AG ist ein Schweizer Familienunternehmen für exklusive Kosmetik auf natürlicher Basis. Als Lohnfertiger entwickeln und produzieren wir Kosmetika von der Idee bis zum massgeschneiderten, hochwirksamen Produkt. Unsere Forschungsabteilung liefert wichtige Erkenntnisse für hochinnovative Kosmetiklinien mit auserlesenen Wirkstoffen. Partner auf der ganzen Welt profitieren von Schweizer Qualitätsarbeit, maximaler Flexibilität und modernsten Produktionsanlagen

bsb.info.partner AG | CH-8957 Spreitenbach | www.bsb-business-it.ch

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