Suite oder Speziallösung – bei der digitalen Beschaffung stehen Unternehmen vor einer strategischen Grundsatzentscheidung. Während integrierte Plattformen mit Einfachheit werben, zeigen sich in der Praxis oft Grenzen, insbesondere bei der ERP-Anbindung. Warum eine klare Trennung zwischen Source-to-Contract und Procure-to-Pay sinnvoll sein kann, beleuchtet dieser Realitätscheck.
Symbolbild Copilot
Beschaffungsabteilungen stehen vor der strukturellen Entscheidung, ob eine einheitliche „Suite“ den gesamten Source-to-Pay-Umfang abdecken sollte oder ob spezialisierte, ERP-nahe Lösungen auf Teilstrecken die robustere Wahl sind. Ausgangspunkt jeder Architektur ist das ERP als System of Record: Hier liegen Stammdaten, Transaktionen, Berechtigungen und Geschäftsregeln. Jede Beschaffungsanwendung muss daher verlässlich mit dem ERP interagieren. Wird dieser Aspekt nur nachträglich bedacht, verschiebt sich Komplexität in Integrationsschichten – was Implementierungsprojekte verlängert, die Prozessstabilität gefährdet und zusätzliche Folgekosten verursacht.
Zwei Welten mit unterschiedlichen Taktungen
Im strategischen Bereich (Source-to-Contract) geht es um Lieferantenauswahl und -qualifizierung, Vertragsgestaltung und Compliance-Nachweise. Diese Tätigkeiten sind weniger transaktional; sie benötigen vor allem saubere Stammdaten und klare Regeln. Der Nutzerkreis ist begrenzt, und Synchronisationen mit dem ERP können in geplanten Intervallen erfolgen, ohne den Betrieb zu stören. Entscheidend sind Funktionsabdeckung und die Fähigkeit, Inhalte wie Verträge, Zertifikate und Bewertungen strukturiert zu verwalten.
Demgegenüber steht der operative Bereich (Procure-to-Pay): Anforderer (oftmals Hunderte bis Tausende von Mitarbeitern) suchen täglich nach unterschiedlichen Waren und Dienstleistungen und bestellen diese über verschiedene Einkaufskanäle. Daraus entstehen hohe Belegvolumina und ein konstanter Bedarf an konsistenten, aktuellen Daten – von Preisen, Beständen, Kostenstellenbudgets und Kontierungen über Genehmigungslogiken bis hin zu Wareneingang und Rechnungsstellung. Fehler in den Daten wirken hier unmittelbar: Sie erzeugen Rückfragen, Korrekturen und Prozessabbrüche. Robuste, möglichst in Echtzeit arbeitende Anbindungen an das ERP, ein geführtes Nutzererlebnis und eine klare Orchestrierung der Einkaufskanäle sind deshalb zentral, damit auch Gelegenheitsanwender regelkonform durch den Prozess kommen.
Warum der One-Suite-Ansatz in der Praxis an Grenzen stösst
Organisatorisch wirkt „alles in einer Box“ attraktiv. In der Realität benötigen Sourcing, Vertrags- und Lieferantenmanagement sowie die operative Bedarfsanforderung und Bestellabwicklung jedoch jeweils andere Daten in unterschiedlicher Frequenz – und interagieren separat mit dem ERP. Wird diese Heterogenität hinter einer scheinbar einheitlichen Oberfläche verborgen, verlagern sich Aufwand und Risiken in Middleware, Mapping-Tabellen und manuelle Workarounds. Typische Folgen sind redundante Datenhaltung, inkonsistente Regelwerke und steigender Pflegeaufwand – vor allem dort, wo Geschwindigkeit und Transaktionssicherheit zählen. Zudem führt eine uniformierte Integrationslogik über alle Module hinweg häufig zu Kompromissen an der falschen Stelle: Strategische Bausteine werden unnötig eng getaktet, operative Bausteine dagegen nicht eng genug – zulasten von Datenqualität, Compliance und TCO.
Vorteile spezialisierter, ERP-integrierter Lösungen
Ein Architekturansatz, der das ERP konsequent als einzige, verbindliche Quelle der Wahrheit nutzt, reduziert Reibungsverluste. Stammdaten, Berechtigungen und Workflows werden nicht dupliziert, sondern wiederverwendet; Änderungen greifen konsistent über den gesamten Prozess. In der operativen Beschaffung sichern Echtzeit-Mechanismen auf ERP-nahen Schnittstellen korrekte Belege in Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Unterschiedliche Einkaufskanäle – etwa Kataloge, Rahmenverträge, eigene Lagerbstände, Marktplätze oder Freitext – lassen sich so orchestrieren, dass Nutzende zielsicher zum passenden Pfad geführt werden. Das Ergebnis sind weniger Medienbrüche, geringere Fehlerquoten und eine bessere Steuerbarkeit im Massengeschäft. Auf der strategischen Seite bleiben Module mit geringem Transaktionsaufkommen flexibel und können in ihrer eigenen Taktung arbeiten, ohne den operativen Betrieb zu belasten.
Ein Zielbild mit klaren Schnittstellen
Aus der Gegenüberstellung ergibt sich ein robustes Zielbild: Strategische Module synchronisieren periodisch mit dem ERP und fokussieren auf Inhalts- und Compliance-Management. Operative Module arbeiten eng – idealerweise in Echtzeit – mit dem ERP zusammen, übernehmen bestehende Regeln und stellen konsistente Transaktionen sicher. So bleibt die Transaktionshoheit im ERP, während Oberflächen dort spezialisieren, wo Nutzerführung und Skalierung den grössten Effekt entfalten. Die Architektur vermeidet doppelte Datenpflege, senkt Integrations- und Wartungsaufwände und unterstützt eine klare Governance über Rollen, Genehmigungen und Richtlinien.
Einordnung und Ausblick
Suite und Best-of-Breed-Lösungen sind keine Gegensätze, sondern unterschiedliche Wege, eine heterogene Prozesslandschaft zu steuern. Der Suite-Gedanke reduziert Anbietervielfalt und wirkt administrativ übersichtlich – birgt jedoch das Risiko, operative Reibungspunkte zu unterschätzen, wenn die ERP-Realität nicht konsequent berücksichtigt wird. ERP-nahe Best-of-Breed-Lösungen wie die von BeNeering adressieren diese Realität explizit: Sie setzen dort auf Tiefe, wo Transaktion, Geschwindigkeit und Regelkonformität den Alltag prägen, und lassen strategische Bausteine in ihrer eigenen Taktung arbeiten. Welche Architektur die richtige ist, hängt vom konkreten Umfeld ab – massgeblich von Datenflüssen, Nutzerkreisen, der Integrationsfähigkeit des vorhandenen ERP und dem angestrebten Reifegrad der Prozesse. Ein offener, faktenbasierter Vergleich entlang dieser Kriterien schafft Klarheit – jenseits von Etiketten.
Über BeNeering
BeNeering ist ein deutsches Unternehmen, das KI-gestützte Lösungen für die indirekte Beschaffung entwickelt. Gegründet 2007 von erfahrenen SAP-Lösungsarchitekten, vereint BeNeering modernste Technologie mit digitalisierten Best Practices. Die BeNeering Digital Procurement Plattform digitalisiert verschiedene Einkaufskanäle in einer Standardlösung und bietet agile Tools für die Umsetzung komplexer, kundenspezifischer Anforderungen. www.beneering.com