PIM und ERP: Effizienter, schneller, besser

Kenne Sie das Problem? Obwohl Ihr Unternehmen ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) hat, finden Sie darin nur einen Teil der benötigten Daten und Produktinformationen. In der Regel werden mehrere Bilder, zusätzliche Dokumente wie Datenblätter und Videos sowie Produkttexte und Produktbeschreibungen in verschiedenen Sprachen von mehreren Teams in eigenen Dateien und Verzeichnisstrukturen verwaltet.

Und so müssen Sie verschiedene Quellen durchsuchen, die alle unterschiedliche Datenstände aufweisen. Dies kann eine aufwendige Suche in verschiedenen Systemen, Tabellen, PDF-Dokumenten und Abteilungen bedeuten. 

Wenn Sie dann noch verschiedene Plattformen wie Ihren Webshop und/oder Ihre Website, Kundschaft und Handel mit unterschiedlichen Datenformaten beliefern müssen, bedeutet dies einen enormen manuellen Aufwand mit einer meist schlechten Qualität der Daten und dazu noch unter hohem Zeitdruck. Kanal- oder zielgruppenspezifische Daten bleiben leider oft nur ein Wunschtraum. Dieser Wunschtraum kann jetzt in greifbare Nähe rücken.  

Als Unternehmen, das schnell und effizient Daten in verschiedenen Kanälen verteilen muss, stehen Sie vor zahlreichen Herausforderungen. Sie müssen flexibel auf die täglich wechselnden Anforderungen von Kunden und verschiedenen Märkten reagieren und gleichzeitig die Qualität Ihrer bereitgestellten Daten sicherstellen. Doch die Produktion eines Katalogs bindet zu viele Ressourcen über einen zu langen Zeitraum und eine schnelle Aktualisierung Ihrer E-Commerce-Kanäle ist nicht möglich. 

Ihre Probleme sind vielfältig und umfassen verschiedene Datensilos im Unternehmen, unorganisierte Daten von Mitarbeitenden, verstreute Produktdaten, unterschiedliche Wissensstände und keine einheitliche Informationsquelle sowie lückenhafte und ungeeignete Produktdaten. Die manuelle Arbeit bei der Pflege, Ausleitung und Aktualisierung und Ihrer Produktdaten ist mit hohem Zeitaufwand verbunden. Die Datenqualität ist nicht immer ausreichend, sodass Sie auf kurzfristige Anforderungen nicht ausreichend reagieren können. 

Falls Sie sich in einem oder mehreren dieser Punkte wiederfinden, haben wir gute Neuigkeiten für Sie. Die Lösung für Ihre Herausforderungen ist jetzt greifbar nah. 

Die perfekte Ergänzung zwischen ERP- und Produktdaten liegt in ihren Unterschieden begründet. Die primären Aufgaben eines ERP-Systems beziehen sich auf die Planung, Steuerung und Verwaltung von Personal, Kapital und Betriebsmitteln. Daraus lassen sich folgende Funktionsbereiche ableiten, die alle für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse wichtig sind:  

Das PIM-System hingegen fokussiert auf eine effiziente Verwaltung und Pflege der Produktdaten, was eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Marketing- und Verkaufsstrategien darstellt. 

Während ein ERP-System 24/7 verfügbar sein muss, wird es schlank gehalten, um dies zu gewährleisten. Die Daten werden in flachen Strukturen abgelegt und sind meist begrenzt auf eine bestimmte Breite an Produktinformationen. Im Gegensatz dazu erfordert das PIM-System eine höhere Komplexität, um eine umfassende Produktdatenverwaltung zu gewährleisten. Eine Schnittmenge zwischen den beiden Systemen zeigt sich jedoch bei der Verwaltung von Stammdaten und Produktdatenmanagement. 

In einem PIM-System steht die Verwaltung von Produktinformationen im Fokus. Dazu zählen nicht nur grundlegende Daten wie Beschreibungen, Abmessungen, Farben und technische Eigenschaften, sondern auch Informationen, die für Marketingzwecke von Bedeutung sind, wie etwa Texte oder Media Assets wie Datenblätter, Fotos und Videos. Oftmals entstehen diese Informationen im Laufe des Produktlebenszyklus.

In diesem Zusammenhang ist es vorteilhaft, Unterstützung durch das jeweilige System zu erhalten. Alle Produktdaten werden prozessgesteuert im PIM verfeinert, gepflegt und auf Hochglanz poliert. Dieser Veredelungsprozess sollte idealerweise durch Rollen, Standards und Richtlinien zur gewünschten Datenqualität führen. Dabei ist es wichtig, die passenden Informationen in den jeweiligen Kanälen oder Kontexten zur Verfügung zu stellen. 

Kurzum: Trotz kleiner Überschneidungen in den Artikelstammdaten, erfüllen beide Systeme verschiedene Zwecke. Zur Vermeidung einer doppelten Datenpflege, müssen Sie klar definieren, welches Tool welche Datenhoheit hat. 

Die Antwort auf diese Frage ergibt sich aus der Tatsache, dass eine flache Datenstruktur, wie sie in ERP-Systemen vorzufinden ist, schnell an ihre Grenzen stösst, wenn es um die Verwaltung kanalspezifischer Informationen geht. Mit einer PIM-Lösung hingegen können Sie Daten und Datenstrukturen kanalspezifisch aufbauen und zielgruppenspezifischen Content dort pflegen, wo er benötigt wird. Anpassungen an den sich ständig wandelnden Markt können direkt im jeweiligen Kanal vorgenommen werden, ohne dass die Datenbasis verändert werden muss. 

Fehlt eine PIM-Lösung, muss der gesamte Ausleitungsprozess manuell erfolgen – eine zeitaufwendige Angelegenheit. Darüber hinaus müssen Inhalte oft in verschiedenen Sprachen verlinkt und gepflegt werden. Auch hierbei unterstützt ein PIM-Prozess die Übersetzung. Ob die Standardfunktion oder eine Übersetzungssoftware genutzt wird, kann im Nachhinein geklärt werden. 

Die Rechnung ist einfach: PIM- und ERP-Systeme sind eine optimale Kombination, um Ihr Produktdatenmanagement auf ein neues Level zu heben. 

Im Zusammenspiel der beiden Systeme steht das PIM im Mittelpunkt und fungiert als zentrale Datendrehscheibe. In dieser Funktion bezieht es die benötigten Daten aus unterschiedlichen Eingangskanälen, einschliesslich des ERP-Systems, der CRM-Systeme, Translation-Memory-Systeme, Master-Data-Management- und Product-Lifecycle-Management-Systeme sowie der Lieferantendaten. 

Das PIM-System dient dabei als "Single Source of Truth" für Produktdaten und ermöglicht eine prozessgesteuerte Datenpflege und zielgruppen- und kanalspezifische Verteilung. Die ERP-Systeme hingegen sind führend in der Artikelanlage. Sie verwalten und liefern die technischen Daten und halten die Bewegungsdaten vor. Die Kombination der beiden Systeme ermöglicht es, zielgruppenspezifische Daten mühe zu verwalten und an alle relevanten Touchpoints auszuspielen. Für Ihre täglichen Herausforderungen im Produktdatenmanagement bietet Ihnen dieses dynamische Duo die perfekte Lösung. Dabei wird Ihre Datenqualität verbessert und der Aufwand minimiert. 

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