Geld regiert die Welt – oder zumindest die Wirtschaft. In jedem Unternehmen geht es früher oder später um Geld. Um Umsatz und Lohnkosten, Aufwand und Ertrag, um Gewinne und Verluste. Deshalb kommt der Finanzabteilung oder der Buchhaltung immer eine besonders grosse Bedeutung innerhalb der Unternehmung zu. Auch die Führung ist für die strategische Planung auf stets aktuelle Zahlen aus der Finanzabteilung angewiesen. Zum Glück unterstützt moderne Finanzsoftware die Buchhaltung tatkräftig und in allen Belangen.
Symbolbild von Towfiqu Barbhuiya via Unsplash
Die Finanzabteilung ist eigentlich das Herz jedes Unternehmens: Der monatliche Lohnlauf, die Rechnungen vom Einkauf, die Einkünfte aus dem Shop – alles, was mit Geld zu tun hat, wird dort bearbeitet. Auch die wichtigen Kennzahlen für die Führung kommen aus der Abteilung. Dafür braucht es Fachleute und viel Know-how. Die Leute in der Buchhaltung erhalten dabei jedoch je länger je mehr Hilfe durch moderne Software, die viele Prozesse tatkräftig unterstützt.
Auch Kleinvieh macht Mist
Die Digitalisierung beginnt tatsächlich im Kleinen. Sammeln zum Beispiel Ihre Aussendienstler noch immer die Spesenbelege und reichen diese bei der Buchhalterin ein? Mit einer entsprechenden App können sie den Zettel auch einfach abfotografieren, so einscannen und der Beleg landet automatisch und digital in der Buchhaltung. Niemand muss Zettel sammeln oder diese mühsam abtippen. Schon damit ist viel Zeit gewonnen. Und Zeit ist bekanntlich Geld.
Doch das geht noch viel weiter. Mittels Künstlicher Intelligenz bzw. Machine Learning kann die passende Software helfen, immer wiederkehrende Prozesse bei den Finanzen zu beschleunigen und sogar vollständig zu übernehmen. Dies schafft freie Kapazitäten für interessantere sowie wichtigere Aufgaben, welchen sich die Finanz-Spezialisten nun widmen können.
Denn es gibt viele qualifizierte Buchhalter und Treuhänderinnen, welche die Erfüllung nicht darin finden, Quittungen und Belege abzutippen und manuell in ein Finanzprogramm zu überführen. Analyse, Controlling, Planung und Beratung sind spannendere Aufgaben, welche zudem den (internen oder externen) Kunden einen echten Mehrwert bieten. Mit der Digitalisierung wird also die «buchhalterische Sklavenarbeit» abgeschafft.
Mehr Effizienz, weniger Kosten
Wirtschaftlich denkende KMU (also prinzipiell alle) haben ein gutes Gespür für Kosten. Administration und Buchhaltung sind Kostenfaktoren, welche jede Unternehmerin bisher zähneknirschend in Kauf nehmen musste. Gute Leute sind teuer, Software kostet und die Rahmenbedingungen sind definiert.
Das Verrückte dabei ist, dass damit nicht einmal ein Mehrwert verbunden ist.
Dies alles ändert sich mit der digitalen Buchhaltung. Ja, die gibt es zwar schon lange, aber die neue Generation der Finanzlösungen ist mit Machine Learning und Künstlicher Intelligenz ganz auf Automatisierung und Autonomisierung ausgerichtet.
Manuelle Dateneingaben, mühselige Kontenabstimmung, manuelle Buchungen, Sortieren, Ablage in Ordnern und Archivschachteln – all das gehört damit der Vergangenheit an. Mehr noch: Die Software kümmert sich auch meist um fehlende Belege und Unterlagen, sie fordert diese automatisch ein.
Ist Finanzsoftware nicht teuer?
Wie man’s nimmt. Zeitgemässe Software übernimmt die tägliche Buchungsarbeit, prüft alles auf Richtigkeit und konzentriert sich darauf, die Prozesse für die Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu gestalten. Dadurch können Unternehmen ihre Verwaltungskosten sogar senken, schaffen dabei Echtzeit-Zugriff auf ihre Finanzdaten, steigern die Sicherheit, die Mitarbeiterzufriedenheit und eliminieren die meisten Fehlerquellen.
Laut Branchenexperten kostet allein die Buchhaltungsabteilung die KMU in der Schweiz jedes Jahr 12 Milliarden Franken. Diese Kosten können gemäss Schätzungen mit den passenden Systemen um bis zu 80 Prozent gesenkt werden.
Eine moderne Finanzsoftware ist also eine Investition, die sich sehr schnell lohnt.
Lieber generell oder speziell?
Es gibt sie durchaus, die Allrounder unter den Software-Produkten für die Finanzabteilung. Egal ob Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Anlagen oder Zahlungsverkehr, alles wird durch eine Lösung abgedeckt. Und für viele kleinere Unternehmen reichen die Funktionalitäten auch durchaus aus.
Doch gerade bei grösseren Unternehmen kann es sich lohnen, sich spezialisierte Lösungen für die einzelnen Bereiche anzuschauen. Deren Funktionen sind oft ausgebaut und spezifischer auf die jeweiligen Aufgaben abgestimmt.
Wichtig ist jedoch immer, dass diese Finanzlösungen nahtlos mit dem ERP und anderen Umsystemen verbunden sind, damit Daten ohne Verluste weitergegeben werden können. Dies steigert die Effizienz und Sie ziehen den grössten Nutzen aus Ihrer IT.
Nicht jede Finanzsoftware bietet alles und oft ist die Auswahl gar nicht so einfach. Auf den nächsten Seiten finden Sie Spezialisten, die sich wirklich mit dieser Materie auskennen. Vereinbaren Sie doch einen Beratungstermin und lassen Sie sich persönlich zeigen, wie eine passende IT-Lösung auch die Mitarbeitenden Ihrer Finanzabteilung gewinnbringend unterstützen kann. Für mehr Effizienz und ja, auch für mehr Gewinn.
Weiteres Know-how und Spezialisten finden Sie im Dossier Finanzsoftware.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 22-4
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